如何提高檔案管理科學化水平的路徑分析

張雪蓮

（哈爾濱市阿城區(qū)第二敬老服務中心，黑龍江 哈爾濱 150300）

現(xiàn)如今，我國企、事業(yè)單位的管理水平逐年提升，人們不僅對經(jīng)濟發(fā)展提出了新的標準，隨著檔案信息利用率的提高，相關(guān)工作也受到了人們的廣泛關(guān)注。與一般的管理工作不同，檔案資料較為多元，工作繁瑣，涉及到的事項較多，一直以來都很難實現(xiàn)科學管理。伴隨信息技術(shù)的全面普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合時代發(fā)展特點，無法節(jié)約時間成本，還會加大工作量。積極推動科學化的檔案管理方式，選擇一條有效管理的策略，對于解決問題具有重要的作用。本文就從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，簡要闡述一下提高檔案管理科學化水平的必要性，并找到實現(xiàn)的具體路徑，讓檔案管理工作發(fā)揮應有的作用。

一、提高檔案管理科學化水平的必要性

當前，我國已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)新時代，海量的信息每天撲面而來，檔案管理本身就是信息數(shù)據(jù)的化身，強調(diào)科學化管理自然符合時代發(fā)展特點，能夠凸顯智能化手段的優(yōu)勢，進一步加快工作效率。具體而言，落實科學管理方法，能夠從客觀上推動制度的完善建立，結(jié)合事業(yè)單位自身的特點，細化檔案管理的條例，保證管理的科學性。同時，科學化管理必然要以信息技術(shù)為依托，它能夠走出紙質(zhì)檔案管理存在的問題，對信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。對于檔案管理者而言，不斷提高管理的科學性，還能夠加快他們的辦公效率，節(jié)約工作時間，讓信息數(shù)據(jù)的計算變得更為準確。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑

基于以上內(nèi)容的闡述，我們能夠清楚的看到，在檔案管理過程中推動實施科學化管理的積極意義。為了進一步突出它的作用，強化檔案管理水平，提升檔案的利用率，就必須從實際出發(fā)，找到科學的管理方式。

（一）健全檔案管理制度

作為一項復雜的管理項目，檔案管理涉及到的資料信息多樣，缺乏完善的制度作保障，就不利于檔案的規(guī)范管理，甚至會影響工作的效率。因此，提高檔案管理的科學性，非常重要的一點就是要完善制度體系，細化內(nèi)容細則，分配好檔案管理人員的具體任務，落實責任制。尤其是對于絕密檔案的管理，要有嚴格的規(guī)章，沒有批準不得外借，且在借閱時需要登記。一些不符合科學管理的內(nèi)容，要及時的摒棄，根據(jù)事業(yè)單位目前狀況合理的制定計劃，推廣信息管理方式。

（二）加快推動檔案管理信息化改革

利用信息化技術(shù)進行檔案管理，是現(xiàn)階段工作的重點方向，也是科學化水平提升的有效途徑。傳統(tǒng)的檔案管理方式過于單一，多以人工管理為主，在檔案資料集中匯總的時候，難免會遇到各類問題，不利于保證工作的準確性，甚至容易造成紙質(zhì)檔案的破損和丟失。加快推進檔案管理信息化改革，符合發(fā)展的新方向，它不僅能夠減少人們的工作量，節(jié)省工作時間，提高工作效率，還符合社會發(fā)展的新形勢，能夠滿足廣大百姓提出的管理要求，讓檔案資料發(fā)揮應有的作用，為實現(xiàn)科學決策提供信息。

（三）轉(zhuǎn)變管理檔案方式，增強創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是當前社會發(fā)展的必要要求，同時也是一個行業(yè)或者事務能夠穩(wěn)定發(fā)展并將長期發(fā)展的必要保障。對于檔案管理來說，增強創(chuàng)新意識是改善檔案管理當前以及以后面臨的問題的終極手段，可以說，強化創(chuàng)新意識就顯得極為重要。對于這個方面首先就是要求相關(guān)管理人員更新思路，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，改變檔案管理辦法，樹立正確的檔案管理觀。具體操作就是首先要積極發(fā)現(xiàn)問題，改善問題，再者就是把握社會需求發(fā)展動向，及時調(diào)整管理辦法。此外，就是要增強檔案管理的服務意識，本著以人為本的管理理念來為廣大群眾提供方便之門。

（四）進一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

實現(xiàn)檔案的有效管理，提高其科學化水平，并非一句簡單的口號，它需要事業(yè)單位長期努力，相關(guān)人員不斷提升自身的專業(yè)能力。從某種意義上而言，檔案管理者是建立科學管理模式，提高檔案管理效率的核心與關(guān)鍵。因此，基于新的時代特點，檔案管理人員要不斷提高素質(zhì)修養(yǎng)和專業(yè)能力，學習信息化管理技術(shù)，掌握與檔案管理有關(guān)的法規(guī)制度，樹立工作責任感，提高工作積極性。事業(yè)單位領(lǐng)導也要加強重視，定期組織開展集體學習，為優(yōu)秀的檔案管理人員提供進修學習的機會，做好科學化管理的宣傳工作。與此同時，單位還可以健全激勵制度，通過薪酬、職稱、假期等的方式激發(fā)人們的工作熱情，營造良好的管理環(huán)境，提高檔案工作者的競爭意識，形成一個良性循環(huán)機制。通過這樣的方法，進一步實現(xiàn)檔案的科學化管理，為事業(yè)單位的全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語

檔案管理是任何企業(yè)和單位管理事務中最為重要的內(nèi)容。檔案管理中，其管理的檔案絕大數(shù)是真實可靠的第一手資料，其重要作用不言而喻。隨著技術(shù)的全面推廣和更新，原本的檔案管理方式逐漸暴露出問題，不利于提高工作效率。對此，我們必須樹立新思想，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，建立完善的管理制度，落實崗位責任制，通過加快推動檔案信息化建設強化管理。同時，要以人為核心，不斷提高相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，讓信息技術(shù)發(fā)揮優(yōu)勢，切實實現(xiàn)檔案的科學化管理。