淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

楊瑞營

（河北省地礦局第九地質(zhì)大隊，河北 邢臺 054000）

如今，計算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來了巨大便利，工作人員可隨時進(jìn)行資源的調(diào)用。因此，實現(xiàn)合理、有效的辦公自動化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的首要任務(wù)。

一、辦公自動化下文件管理的優(yōu)越性

（一）有利于工作效率的提升

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)融入到各領(lǐng)域中來，并為人們的生活和工作帶來了較大便利。文件管理也不例外，信息技術(shù)的應(yīng)用加強(qiáng)了文檔管理的自動化效果，實現(xiàn)了人力、物力等資源的節(jié)約。

（二）有利于實現(xiàn)文檔資源的共享和交流

文書檔案是記錄單位或者企業(yè)發(fā)展的主要資料，這些信息不僅驗證了企業(yè)或單位的發(fā)展歷史，也為后續(xù)工作的開展提供了幫助。隨著生產(chǎn)水平的不斷提升，人們對檔案資料的需求也越來越大。傳統(tǒng)文書檔案管理中，檔案資料的調(diào)取需要消耗較多的資源和時間，再加上一些資料保存時間較長，存在破損、丟失等情況，檔案資料殘缺不全，阻礙了后續(xù)工作的開展。

而通過自動化平臺的應(yīng)用，可以將原有紙質(zhì)版的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版資料，再借助計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的實時調(diào)取，提升了查詢的便利性，管理的科學(xué)性。同時，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以對文書檔案進(jìn)行合理劃分和編輯，按照不同門類、不同工作需求以及時間順序等對文檔資源予以處理，從而增強(qiáng)文件查閱的全面性與準(zhǔn)確性。另外，利用信息平臺可隨時進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的更新、整理和分析，工作人員只需通過申請，即可實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的應(yīng)用，有效的節(jié)省了工作時間。

（三）有利于提升文件傳輸速度

傳統(tǒng)的文件傳輸是按照距離來劃分傳輸形式的，距離短的可直接利用工作人員完成傳送，距離較遠(yuǎn)的則需要通過郵寄的方式完成傳送。這種傳輸方式消耗了大量時間，且一些緊急文件根本無法在有效時間內(nèi)送達(dá)，影響了工作的推進(jìn)，造成很多矛盾的產(chǎn)生。不過通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以利用網(wǎng)絡(luò)完成文檔資料的傳輸工作，相關(guān)部門或人員在幾分鐘內(nèi)即可完成文件收錄，更好的推動了后續(xù)工作的開展，提升了工作效率。

二、文書檔案管理辦公自動化的提升策略和措施

（一）實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

通過內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的有效隔離，能夠有效維護(hù)自動化管理系統(tǒng)的安全運行，提高文檔資料管理的質(zhì)量。利用物理隔離，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，其主要是利用防火墻等措施將內(nèi)外網(wǎng)的連接阻隔，以此來保證內(nèi)部文檔資料傳輸?shù)陌踩?，避免文件丟失、泄漏等情況的出現(xiàn)。防火墻的設(shè)置可結(jié)合文檔管理的相關(guān)要求準(zhǔn)確設(shè)置，并對每次的攔截情況予以詳細(xì)記錄，以此保證文檔管理的有效性，提高文檔資料的使用效率。此外，在自動化管理中，還可通過路由器的合理設(shè)置來加強(qiáng)隔離效果，將一些存在危險性的IP地址予以過濾，減少危險的產(chǎn)生。

（二）提升文書檔案管理人員的辦公自動化水平

長期沿用以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，造成了現(xiàn)在檔案管理依舊技術(shù)水平低下，甚至存在技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得檔案管理自動化難以推進(jìn)，出現(xiàn)傳統(tǒng)技術(shù)和自動化檔案管理的不相適宜的現(xiàn)象，難以有效發(fā)揮檔案自動化的優(yōu)勢，所以企業(yè)應(yīng)為管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會和空間，從最基本的辦公自動化知識開始講解，以提高管理人員的專業(yè)能力，完善其綜合素養(yǎng)。檔案管理人員也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，以此實現(xiàn)辦公自動化管理目標(biāo)，強(qiáng)化文書檔案管理的整體效果。

（三）建立完善的辦公自動化管理制度

建立健全的辦公自動化管理制度能夠為文書檔案管理提供更加充足的制度依據(jù)，進(jìn)而為推動文書檔案管理工作的開展提供助力，確保各項工作的有效落實，徹底提高文書檔案管理的辦公自動化水平。同時管理制度的完善和優(yōu)化，也能夠促進(jìn)管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，推動各項工作的有序開展，提升管理水平。

此外，在文書檔案自動化管理過程中，企業(yè)還應(yīng)針對管理中存在的問題制定合理解決方案，并加大監(jiān)督和控制力度，讓文書檔案管理能夠嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求開展作業(yè)，優(yōu)化管理水平。由于文書檔案管理的內(nèi)容相對較多，如材料使用、檔案核對及調(diào)用等，在監(jiān)督和管控中一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時予以上報和解決，以免阻礙后續(xù)作業(yè)的開展，促進(jìn)辦公自動化的順利應(yīng)用。

（四）實現(xiàn)文書檔案辦公自動化管理模式的完善

文書檔案管理中，管理體制的建立和完善對于管理工作的開展有指導(dǎo)作用。而辦公自動化管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新，則是提高文書檔案管理質(zhì)量的重要措施。為此，工作人員應(yīng)加大對文書檔案管理模式的重視力度，結(jié)合實際情況進(jìn)行不斷調(diào)整和優(yōu)化，從而徹底強(qiáng)化文書檔案管理的整體效果。

首先，在文書檔案管理工作中，應(yīng)讓工作人員意識到文書檔案管理工作的重要性，并結(jié)合實際情況制定合理的文書檔案管理自動化工作機(jī)制，規(guī)劃管理流程，以促進(jìn)管理工作的順利開展。

其次，對原有文書檔案管理模式實行優(yōu)化，完善辦公自動化的相關(guān)程序，從而提高管理工作的效率。

最后，針對傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題，要采取合理的改進(jìn)措施，以減少同類事件的再次發(fā)生，加強(qiáng)文書檔案管理的有效性。

（五）完善辦公自動化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

要想充分發(fā)揮辦公自動化的優(yōu)勢和作用，在文書檔案管理中，就需要結(jié)合時代發(fā)展需求，對檔案管理體系予以優(yōu)化升級，以提升整體自動化管理水平，保證文書檔案質(zhì)量。一方面需對現(xiàn)有陳舊設(shè)備予以更新和替換，以更好的適應(yīng)檔案管理辦公自動化的需求。另一方面加大資金投放力度，加強(qiáng)檔案管理辦公自動化的構(gòu)建，同時引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念和模式，促進(jìn)文書檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，為日后工作奠定堅實基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，辦公自動化得到了更加廣泛的應(yīng)用。其不僅促進(jìn)了檔案管理工作的變革，還促使從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不斷提高，專業(yè)能力越來越強(qiáng)。不過辦公自動化的潛能還并未得到充分的發(fā)揮，仍需進(jìn)一步研究和探索，以加強(qiáng)檔案管理工作的便捷性和高效性。