事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法探究

尚云潔

（云南省昆明市呈貢區(qū)涉農(nóng)居民創(chuàng)業(yè)就業(yè)培訓中心，云南 昆明 650500）

在事業(yè)單位中，人性化管理模式的引入，大大提高了事業(yè)單位各項工作開展效率，本文基于對事業(yè)單位檔案管理工作的研究，提出了在檔案管理過程如何引入人性化管理理念，希望進一步分析能夠不斷提高事業(yè)單位檔案管理價值，從而為事業(yè)單位發(fā)展提供有效保證。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

新時代的事業(yè)單位檔案管理工作正處在大數(shù)據(jù)背景下摸索前行的發(fā)展階段。由于受到傳統(tǒng)體制影響，事業(yè)單位檔案管理模式較為陳舊，使用的管理方法以及管理手段也比較落后，難以滿足當前事業(yè)單位生產(chǎn)與發(fā)展需求。所以，在機構改革的背景下，檔案管理模式也需要重組，以往的一些老舊管理模式也需要被一些新的，兼具信息化的現(xiàn)代管理方式所替代，使得事業(yè)單位檔案管理能夠呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展方向。

二、檔案工作中的人性化管理

（一） 管理方式的變更

在人性化管理的要求中，區(qū)別于以往的傳統(tǒng)事業(yè)單位的管理，將人放在第一考慮要素，充分考慮每一個員工的實際情況，在潛移默化中營造更為良好的工作氛圍，使得員工之間能夠更好互通合作，達到自身工作技能、工作能力的進一步提升，并在此基礎上實現(xiàn)個人工作能力的進一步提高，形成不僅職工個人水平的提升，也間接的帶動了單位經(jīng)濟效益的提升。盡管檔案管理工作所需要的人才相對較少，但也需要在個人目標與組織協(xié)調(diào)上把控好分寸，營造一個更為健康、開放且合理的工作氛圍，確保從檔案工作入手，不斷提升管理工作的積極性與深入價值，為進一步提升管理效能打下堅實的基礎。

（二） 管理制度的柔化

所謂的人性化管理制度，其最為主要的特點在于職工的主觀能動性上，并非需要依靠領導統(tǒng)一分配任務，而是依靠其自身工作的主動性，激發(fā)其潛力與創(chuàng)造精神，達到主動落實工作的內(nèi)在驅動性。而檔案管理工作區(qū)別其他的職能員工，其在人員調(diào)度以及工作組織上有自身的特征，因此在落實上述工作的過程中更為靈活，同時員工由于工作內(nèi)容較多，往往需要落實一人多職的實際情況，確保每一項工作的準確性與靈活性。

三、開拓檔案管理人員的綜合素質

（一）更新檔案管理人員的管理理念

首先，領導人員要切實鼓勵員工摒棄原有的傳統(tǒng)工作理念，積極、主動地將人性化管理的制度推進到工作第一線，使員工從根本上意識到人性化管理的作用與價值，在平日的工作中做到以循序漸進的態(tài)勢進行調(diào)整，達到最佳的工作效果。

（二） 提高專職人員的業(yè)務水平

作為事業(yè)單位的檔案管理工作人員，必須做到突破原有工作的束縛，須充分具備創(chuàng)新的意識與積極性，開設專門的全新管理模式。其次，檔案管理者需要結合自身單位的實際情況以及要求，對現(xiàn)有的管理模式做出調(diào)整和優(yōu)化，從而使得工作效益進一步提升。

（三）改革服務內(nèi)容

針對事業(yè)單位而言，服務的不同客戶對檔案的內(nèi)容與要求也不盡相同，所以在檔案的更新頻率上必須保持一定的強度。其次，信息服務往往會伴隨市場不斷調(diào)整，因此管理人員也必須擁有對當前行情的有效把控，能夠更好深入挖掘潛在的客戶，提升效益。（四）設立不同的管理模式。社會在飛快的進步，人們生活觀念與模式也在快速轉變，對檔案需求也有了更高的要求，為了滿足人們的不同需求，就需要有序、有重點、有計劃的對檔案資料進行收集、分類、保管與更新，以確保檔案的完整與規(guī)范，進而更好的為客戶服務。

四、檔案管理方式創(chuàng)新

（一）實現(xiàn)數(shù)字化

伴隨著信息科技技術的進一步發(fā)展，在人性化檔案管理工作中，要將信息化技術充分融入其中。通過數(shù)字化的方式，能夠將傳統(tǒng)的紙質化檔案轉變?yōu)樾畔n案，既節(jié)省了資源又使得工作內(nèi)容變得更為簡潔，大大的提升了工作效率也使工作人員的工作量下降，搭配以人性化管理，其成效能夠顯著得到提高，事業(yè)單位也能取得更好的效益。

（二）現(xiàn)代技術手段的運用

首先，技術人員為檔案管理工作設計專門的系統(tǒng)，并為每一位工作人員配備以專門的系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)通訊資源，要在單位內(nèi)部建立專門的信息網(wǎng)絡，并且保證渠道暢通能夠隨時調(diào)度使用。其次，為了進一步達到人性化管理的目的，還需要為信息化檔案建立專門的數(shù)據(jù)庫，針對同類型的檔案進行分類、匯總，通過設置關鍵詞的方式，幫助相關人員達到快速搜尋的目的。再次，在條件允許的情況下，需要進一步擴充資料庫的儲備內(nèi)容，幫助相關人員更快、更好利用企業(yè)檔案信息內(nèi)容。最后，針對目前我國事業(yè)單位承載諸多的信息內(nèi)容來看，在做好當前人性化管理工作后，還需要對其做好完善的人性化用戶保密機制。

（三）工作環(huán)境優(yōu)化良好的工作氛圍能夠驅動每一位員工更快、更好融入工作之中。事業(yè)單位人性化檔案管理工作，與工作環(huán)境的情況也有較多的關聯(lián)與要求。具體來看，工作環(huán)境的優(yōu)化可被具體細化為兩個部分，即外部工作環(huán)境以及內(nèi)部工作環(huán)境。所謂的外部環(huán)境管理優(yōu)化，即為改善工作人員的辦公場地，使其能夠在一個環(huán)境優(yōu)美、積極向上的前提下開展工作，而在內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化上，指代的是員工精神層面的調(diào)整完善，讓檔案工作中的各個項目都有人性化的特點，構建一個人性化的工作氛圍。

總之，人性化管理更加符合事業(yè)單位發(fā)展要求，其能夠提升事業(yè)單位服務效率，也能夠提高檔案管理工作水平，因此，我們相關的檔案管理人員，要不斷進行有效的創(chuàng)新，學習先進的管理理念，才能緊跟時代的腳步， 做好檔案管理事業(yè)。積極的進行檔案管理模式的創(chuàng)新，使其能夠為事業(yè)單位管理工作保駕護航。