關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的分析

譚一村

（河北省灤平縣發(fā)展和改革局，河北 灤平 068250）

一、社區(qū)檔案工作現(xiàn)狀及問題

社會檔案管理的硬件條件落后，部分社區(qū)缺乏獨立的檔案室，檔案的存放與管理都是在公共空間進行，部分社區(qū)具有獨立的檔案室，但是檔案室的空間較小，檔案堆放擁擠無序，有的檔案甚至因為存放空間不足直接堆在辦公室；社區(qū)在庫檔案有限，斷層、斷年問題突出，各門類檔案收集、整理、歸檔參差不齊，聲像、電子檔案少，無會計檔案、工程檔案；檔案保管不規(guī)范，文書檔案均入柜保管，其余檔案零星擺放；檔案利用率低，社區(qū)提供檔案的查詢、利用服務(wù)力度不夠，多數(shù)僅限于社區(qū)內(nèi)部工作查檔。問題：一是無獨立的檔案室，檔案管理工作滯后，檔案安全性、保密性差；二是檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)工作需要，檔案柜子、用具短缺，部分檔案無法入柜、入架；三是檔案斷年，缺乏歷史性、延續(xù)性；四是區(qū)級層面缺少有針對性和可操作性的檔案分類方法和歸檔范圍標準，歸檔門類檔案不全、整理、保存不規(guī)范；五是檔案員兼職過多，精力不足，且新舊檔案工作人員工作交接、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、銜接不夠，導(dǎo)致工作脫節(jié)；六是社區(qū)各口專干檔案資料收集、移交意識淡薄，工作臺賬、資料不交或不能及時移交檔案工作人員，導(dǎo)致年度檔案歸檔工作不能按期完成；七是檔案移交制度落實不到位，無檔案移交清單、冊；八是檔案宣傳不到位，居民檔案使用、查閱率低，發(fā)揮作用不明顯。

二、社區(qū)檔案工作問題情況原因分析

（一）重視程度不夠，檔案管理工作缺乏有力投入

社區(qū)重視經(jīng)濟的發(fā)展而忽視了檔案管理的重要性。街道、社區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展工作任務(wù)壓力大，尤其是經(jīng)濟工作方面，從街道到社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)干部尤為重視，傾注大量人力、物力、財力，難免對檔案工作重視不足、投入不夠。社區(qū)檔案基本設(shè)備配置不足，永檔案有償掃描，實現(xiàn)社區(qū)檔案信息化管理工作推進緩慢。

（二）受客觀因素制約，社區(qū)無檔案室現(xiàn)狀短期內(nèi)無法徹底解決

在城市，面對高額的房價，社區(qū)辦公用房面積用量大，購買一個社區(qū)辦公用房少則幾百萬，多則上千萬，由于財力制約，社區(qū)辦公用房達標工作推進困難，現(xiàn)有的辦公用房僅社區(qū)一站式服務(wù)窗口就占去大部分，故無多余的地點籌建社區(qū)檔案室，導(dǎo)致社區(qū)檔案歸檔入柜后無法入庫，入室，檔案在安全性、保密性及管理方面面臨巨大挑戰(zhàn)。

（三）檔案收集、整理、歸檔工作意識不強

社區(qū)檔案，尤其是文書檔案，各工作口人員檔案收集、移交、歸檔意識不強，不能及時按要求移送檔案工作人員，往往一拖再拖；把檔案資料與工作臺賬混為一談，不交檔案人員整理歸檔，導(dǎo)致業(yè)務(wù)文書檔案歸檔不全，其中以勞動和社區(qū)保障口檔案資料為代表；以迎接上級三年檢查或五年檢查，不能打亂資料順序為理由，不把歸檔資料交檔案人員，私自保存，各類現(xiàn)象長期存在于社區(qū)的檔案工作中。

（四）社區(qū)檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平低，無法滿足檔案工作需求

社區(qū)工作者由于工資待遇低，招聘進入門檻相對低，社區(qū)工作人員在知識儲備、知識學(xué)習(xí)能力、應(yīng)用能力、業(yè)務(wù)水平等方面綜合能力偏低；由于受時間、培訓(xùn)經(jīng)費等因素制約，社區(qū)檔案工作人員均未進行過系統(tǒng)的、專門的檔案知識培訓(xùn)，檔案知識僅僅來自于區(qū)檔案局、街道檔案人員零星指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案人員業(yè)務(wù)知識缺乏系統(tǒng)性，完整性，檔案歸檔、管理工作不到位。

三、社區(qū)檔案工作建議意見

為了進一步做好社區(qū)檔案管理工作，促使檔案工作跟上經(jīng)濟和社會發(fā)展的步伐，提出以下建議：

一是進一步強化對檔案工作的重視。要將檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案軟硬件建設(shè)列入街道、社區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，納入重要工作議程，從人、財、物方面給予保障。要切實轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求，從單純注重文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重各門類檔案的收集、歸檔和管理；從注重檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重檔案信息化管理，進而推進檔案工作發(fā)展。

二是切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用社區(qū)微博櫥窗、展板、教育基地、社區(qū)十分鐘課堂、法律宣傳活動等載體和形式，向廣大工作者、群眾普及檔案法律和業(yè)務(wù)知識，著力提高全民檔案意識、社區(qū)檔案的利用率，讓檔案真正的從庫房中解放出來，實現(xiàn)檔案的價值。

三是加快硬件建設(shè)步伐，盡快完成社區(qū)檔案規(guī)范化達?斯ぷ鰲＝岷鮮導(dǎo)剩?實事求是，超前謀劃，以舊城改建、城中村改造建設(shè)為契機，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有效整合社區(qū)資源，把社區(qū)檔案室納入社區(qū)辦公用房建設(shè)的規(guī)劃范圍內(nèi)；同時，加大投入，逐步改善社區(qū)檔案設(shè)備、切實緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對把檔案室挪作它用，明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時退還恢復(fù)，調(diào)整修繕，確保檔案安全。

四是建立健全檔案工作各項工作制度。建立以檔案收集、整理、歸檔、入庫、查閱、移交等的系列檔案管理制度，并落實到位。

五是切實加強檔案管理隊伍建設(shè)。堅持以綜合理論學(xué)習(xí)、培訓(xùn)為重點，社區(qū)檔案工作者自學(xué)為主；堅持市、區(qū)級層面綜合檔案培訓(xùn)為重點，街道配合、指導(dǎo)、監(jiān)督為輔；堅持區(qū)級層面、街道現(xiàn)場指導(dǎo)為重點，檔案工作者在工作中不斷摸索學(xué)習(xí)為主，進一步提升檔案工作者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。堅持統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，合理分工，特殊工作，有所傾斜原則，以保證社區(qū)兼職檔案管理人員有相對安靜的工作環(huán)境及工作時間，確保檔案工作的延續(xù)性、嚴肅性及權(quán)威性。

六是提高檔案庫房和各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強對電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范，保障新型檔案保存的長久性和安全性。