機關(guān)行政事務(wù)管理中的問題及改進策略

肖春山

（江蘇省南通市如東縣歸僑僑眷聯(lián)合會，江蘇 南通 226400）

機關(guān)行政事務(wù)管理工作需要緊隨社會經(jīng)濟發(fā)展步伐，所以行政事務(wù)管理水平的提升，是社會及人民共同提出的要求。而在行政事務(wù)管理工作的優(yōu)化期間，應(yīng)當(dāng)明確僅是對幾個人的工作態(tài)度改變無法將問題解決，而應(yīng)當(dāng)入手于制度方面，規(guī)范化管理工作和服務(wù)流程，在適宜手段的實施下將整體積極性激發(fā)，方可促進管理水平的提升。

一、機關(guān)行政事務(wù)管理中的問題

（一）觀念意識落后

就我國機關(guān)行政事務(wù)管理工作現(xiàn)狀來看，實際工作開展期間，工作人員在認知方面存在偏差。多數(shù)工作人員對工作的重要性有所忽略，且對機關(guān)事務(wù)單位發(fā)展中行政事務(wù)管理工作的重要性也缺乏正確的認識，這種錯誤的認識會構(gòu)成較為嚴重的負面影響，例如整體發(fā)展意識欠缺，工作開展的質(zhì)量與效率將會受到影響。而若是沒有正確采用工作方法，加之工作認識有誤，那么該項工作的開展必然會受到阻礙。

（二）管理制度不完善

機關(guān)行政事務(wù)管理工作將對內(nèi)統(tǒng)籌、對外協(xié)調(diào)包含在內(nèi)，相關(guān)事務(wù)流程復(fù)雜程度頗高，而因傳統(tǒng)管理模式短時間內(nèi)無法實現(xiàn)改革的緣故，加之多機關(guān)部門之間難以有效接洽工作的緣故，事務(wù)管理效率受到一定影響[1]。之所以會出現(xiàn)此類狀況，主要是機關(guān)行政事務(wù)管理制度不夠完善，未能明確相關(guān)管理工作責(zé)任，以致于各部門、機構(gòu)及程序間出現(xiàn)脫節(jié)。此外，不明確的相關(guān)管理責(zé)任，也會有令從多出的情況產(chǎn)生，嚴重混亂了相關(guān)管理工作。

（三）機構(gòu)配置重復(fù)混亂

機關(guān)行政事務(wù)管理負責(zé)具體事項的操作、會務(wù)承辦及外部接洽任務(wù)等，同時以邏輯或程序為依據(jù)對各組織工作任務(wù)進行管理、核定，監(jiān)督地方工作等。因此，機關(guān)行政事務(wù)管理部門中積壓了大量工作，負擔(dān)十分大，工作效率受到嚴重影響。之所以會出現(xiàn)此類情況，主要還是未能明確劃分不同機構(gòu)部門間的責(zé)任，機構(gòu)職能劃分有重復(fù)存在，機構(gòu)間難以密切聯(lián)系、配合，這也就影響了機構(gòu)各部門間工作的開展質(zhì)量。例如車輛管理所的源頭管理，負責(zé)對車輛是否掛靠進行排查、重點企業(yè)安全教育管理及企業(yè)行車安全的實時監(jiān)督等，而交通運管也需要對企業(yè)行車安全時刻予以監(jiān)督，且負責(zé)企業(yè)安全經(jīng)營、掛靠情況的管理及排查等。

（四）機構(gòu)人員分配不科學(xué)

由于行政事務(wù)管理機構(gòu)依舊為辦公室主任式配置、首長隨從式配置、領(lǐng)導(dǎo)秘書式配置的事務(wù)管理，加之人員不足或是一人雙崗甚至多崗，缺乏專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識和綜合素質(zhì)普遍偏低，一旦需要同時開展多種業(yè)務(wù)時就會有人手緊缺的情況出現(xiàn)，管理事務(wù)無法與業(yè)務(wù)進展節(jié)奏相符合，稍不注意就會有差錯出現(xiàn)。這樣一來，行政事務(wù)管理就會出現(xiàn)手忙腳亂的狀況，管理與服務(wù)方面，無法將預(yù)期的成效達成。

二、機關(guān)行政事務(wù)管理問題的改進策略

（一）準確定位行政事務(wù)管理工作

當(dāng)前時代下，為保障機關(guān)行政事務(wù)管理工作得以更順利的開展，那么就必須要深刻認識、分析管理工作內(nèi)容。該情況下，也就需要準確定位機關(guān)行政事務(wù)管理工作并進行升級，如著手于其管理作用和職能。機關(guān)單位在明確的定位了行政事務(wù)管理之后，還應(yīng)當(dāng)要求部門所有員工皆能將行政事務(wù)管理工作的價值與內(nèi)涵明確[2]。

（二）健全行政事務(wù)管理制度

創(chuàng)新、改革機關(guān)行政事務(wù)管理工作的進程中，管理制度建設(shè)屬于重點項目，在建立并健全了管理制度之后，方可將制度依據(jù)和保障供于行政事務(wù)管理工作的實施，確保在開展各項工作、行使職能時有法可依，促進管理流程規(guī)范化的提升，從而實現(xiàn)行政事務(wù)管理有更顯著的成效。而在行政事務(wù)管理制度的健全中，可入手于下述三方面：其一，分析以往的行政事務(wù)管理制度，將其與當(dāng)前事務(wù)管理工作需求不適應(yīng)的制度內(nèi)容合理調(diào)整；其二，深入分析、研究制度建設(shè)中存在的空白區(qū)域，并以空白區(qū)為對象積極開展健全與規(guī)范工作，以此將制度上的空白彌補；其三，在責(zé)任制度建立健全的基礎(chǔ)上，有效整理、優(yōu)化管理流程，在構(gòu)建并落實責(zé)任制度的基礎(chǔ)上，將責(zé)任不清等問題徹底解決。

（三）合并重復(fù)職能機構(gòu)，科學(xué)配置部門

上層組織應(yīng)當(dāng)合理進行職能機構(gòu)的設(shè)計，將個別職能相同或相近的機構(gòu)部門合并，優(yōu)化各部門機構(gòu)的職能并將分工職責(zé)明確，同時完成對應(yīng)法規(guī)的制定，保障一崗一職或一崗一事，為落實相關(guān)責(zé)任提供便利，這樣一來部門個人所能也能得到充分體現(xiàn)[3]。同時，還需關(guān)注管理人員工作積極性的提升，為相關(guān)管理工作的順利開展提供保障，同時也能夠規(guī)范化、科學(xué)化各機構(gòu)管理工作的開展，并將其服務(wù)保障職能最大限度發(fā)揮。

（四）加強隊伍建設(shè)，提高人員修養(yǎng)

為了與時代需要相適應(yīng)，機關(guān)行政事務(wù)管理必須將人員素質(zhì)培養(yǎng)的工作貫徹落實，促使工作人員屬于高素養(yǎng)、高文化、勤思考、善溝通且精業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。對此，政府及機關(guān)單位就應(yīng)當(dāng)致力于學(xué)習(xí)交流氛圍的營造，組織管理人員定期參與學(xué)習(xí)教育活動。同時，鼓勵事務(wù)管理人員積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能比拼等活動，將學(xué)習(xí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能晉級的機會提供給他們。此外，著重關(guān)注事務(wù)管理人員工作熱情與責(zé)任感的提升，主動完成職責(zé)內(nèi)的工作，養(yǎng)成樂于服務(wù)人民的良好品德。如此一來，機關(guān)行政事務(wù)管理工作的開展效率與質(zhì)量也就能夠得到顯著提升。

結(jié)語：

作為機關(guān)管理工作任務(wù)重要組成成分之一的行政事務(wù)管理，與整體管理服務(wù)質(zhì)量關(guān)系密切，能夠有效促進機關(guān)改革工作的進展。因此，有關(guān)行政事務(wù)管理工作方面，機關(guān)必須著重進行規(guī)范、優(yōu)化，將其在機關(guān)事務(wù)處理、工作運行中的重要性突出強調(diào)，立足于實際情況積極創(chuàng)新、研究管理策略，在行政事務(wù)管理制度及安全與完善、事務(wù)管理人員素質(zhì)的提升等措施的實施下，確保行政事務(wù)管理工作得以順利開展。