檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用

馬艷

（銀川市環(huán)境信息中心，寧夏 銀川 750001）

引言：隨著經(jīng)濟技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)很廣泛的運用在各行各業(yè)中，也促使相關(guān)單位的工作效率大大的提高。其中檔案管理工作也應(yīng)該及時的運用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，通過相關(guān)方面的開發(fā)利用，促使檔案工作的范圍可以得到拓展，也可以充分的開發(fā)利用檔案信息資源，促進相關(guān)單位的管理質(zhì)量的不斷提高，為社會發(fā)展提供更好的服務(wù)。

一、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化的優(yōu)勢

（一）提高工作效率

通過構(gòu)建完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化，可以將以往集中立卷式的檔案管理方式進行有效的改變，既可以使得檔案存放的空間得到很大程度的節(jié)約，并且也方便今后檔案的整理和查詢。[1]用以往陳舊落后的檔案管理模式，相關(guān)人員在進行檔案資料查詢時，需要根據(jù)檔案的分類編號進行找尋，這種人工手動查詢造成時間耗費很大，并且非常的不便利也容易出現(xiàn)誤差。所以通過運用網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理方式，可以大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率。

（二）將檔案的原貌進行很好的保持

紙質(zhì)檔案會因為時間以及保存環(huán)境的變化，進而出現(xiàn)發(fā)黃發(fā)霉等情況，不利于檔案的良好保存。尤其是時間較久的紙質(zhì)檔案往往很難將原有的樣貌保存下來。通過運用網(wǎng)絡(luò)信息化進行檔案管理，可以將這個問題很好的解決，因為工作人員在錄入檔案的時候，一般會運用掃描機，在技能型掃描的過程也會將圖片進行修整，這樣的操作就可以將紙質(zhì)檔案的原貌進行良好的保存。

（三）增強檔案檢索和查詢的便利性

網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理方式，可以有效的提高檔案的查找效率。一般在網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)中，有高級查詢的功能。所以建立好檔案電子版的數(shù)據(jù)庫后，相關(guān)的檔案工作人員可以通過登錄系統(tǒng)進行查詢材料，加強信息查詢的針對性和效率性。

（四）加強檔案的保密性

有些企事業(yè)單位從事的工作具備保密性，通過將檔案管理工作進行網(wǎng)絡(luò)信息化的操作，并且對查詢者進行權(quán)限的設(shè)置，當操作者進行系統(tǒng)登錄的時候需要進行密碼驗證，只有通過身份驗證，操作者才可以獲得相關(guān)的材料，這在很大程度上減少了信息外泄的可能，加強了檔案信息的安全性和可靠性。

二、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化存在的不足

網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展下，很多檔案文件的數(shù)據(jù)和信息都在光盤，優(yōu)盤等媒介中進行存儲，使檔案管理工作更加的便利和高效。[2]相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案管理會出現(xiàn)自然損耗以及因為人為原因?qū)е挛募茐膿p毀。檔案管理工作朝著網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展在提高便利性和實用性的同時，還會有一些自然或人為因素對操作安全性造成影響。尤其是檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理一般更重視信息資源的安全性，在信息技術(shù)越發(fā)發(fā)展的當下，一些網(wǎng)絡(luò)黑客也不斷涌現(xiàn)，他們會運用一些病毒來進行攻擊計算機系統(tǒng)，像是木馬程序以及電腦病毒都很有可能造成一些重要的檔案文件的損壞甚至丟失。并且一些檔案管理工作人員自身計算機技術(shù)以及具體操作方面都還很欠缺，這些都有可能損害一些重要文件，使檔案管理的安全性和可靠性得不到很好的保障。

三、檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化的開發(fā)利用的舉措

（一）增強檔案信息安全程度

在檔案管理工作中，檔案信息的安全性可靠性非常的重要，只有在安全性得到保證的情況下，才可以保證網(wǎng)絡(luò)信息化構(gòu)建的質(zhì)量和效率。檔案管理工作要將殺毒軟件進行有效安裝，也要加強防火墻的設(shè)置和維護。[3]并且定時的對電腦進行安全檢查，運用殺毒軟件以及防火墻做好安全保障工作，減少病毒入侵。除此之外，還要將檔案資源的保密工作不斷的加強完善，通過制定完備的管理制度，促使檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理可以依據(jù)章程開展。并且還要設(shè)置密碼，預防人為的破壞，更好的保護相關(guān)檔案資料的安全性。

（二）開發(fā)研究檔案管理軟件硬件設(shè)備

想要不斷的完善檔案的信息化發(fā)展，需要將相關(guān)的軟件和硬件進行適時地調(diào)節(jié)，促使這些軟硬件可以更好的適應(yīng)檔案管理信息化的發(fā)展。[4]相關(guān)的企事業(yè)單位要進行專門的檔案運用軟件，使這些設(shè)備 可以更加切合本單位的要求和發(fā)展。在檔案信息化管理中，軟件硬件設(shè)施一般含有計算機軟硬件的基礎(chǔ)環(huán)境以及一些輔助設(shè)施，包含高速公路以及寬帶網(wǎng)，交換器，路由器等等。

（三）構(gòu)建完善技術(shù)團隊

檔案管理工作從紙質(zhì)向網(wǎng)絡(luò)信息化方向過渡的過程中，檔案管理工作的技術(shù)含量也在不斷的提高。在目前檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的過小中，相關(guān)的技術(shù)人員非常的珍貴，但是目前的專業(yè)人才在檔案管理中比較匱乏，所以進行技術(shù)團隊的不斷構(gòu)建和完善是非常有必要的。[5]在檔案信息化的管理中，需要進行信息處理，技術(shù)研發(fā)以及數(shù)據(jù)維護等，這些工作都是需要多個崗位的，相關(guān)的人員專業(yè)知識素養(yǎng)要非常雄厚，并且也要有相關(guān)的實踐經(jīng)驗，這樣才能滿足檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求。相關(guān)的企事業(yè)單位在進行技術(shù)團隊打造構(gòu)建的過程中，要招聘專業(yè)技術(shù)能力強并且自身素養(yǎng)高的工作人員。從而能運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理工作的完善，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

結(jié)束語：總而言之，在新的時代背景下，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的管理已經(jīng)是迫在眉睫。雖然對很多企事業(yè)單位來說檔案的信息化管理是非常艱巨困難的，但是相關(guān)的企事業(yè)單位以及其他部門要順應(yīng)時代的變化發(fā)展，不斷是推進檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)信息化的方向構(gòu)建完善。