數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望

張玲

（天津市第二煤氣有限責任公司，天津 300000）

隨著時代的發(fā)展，人們生活和工作節(jié)奏不斷加快，檔案管理工作也不例外，數(shù)字化檔案管理可以使工作更加高效。此外，公眾對社會各領域的透明度也提出了更高的要求，為了適應這個社會的發(fā)展趨勢，滿足公眾對信息共享的迫切需求，數(shù)字化檔案管理勢在必行。檔案管理也需要數(shù)字化檔案為公眾提供更方便、更高效的信息服務。以往紙質(zhì)檔案保存時間短、保存難度大、檢索工作量大。如果想在紙質(zhì)檔案室找到所需的信息，在應用數(shù)字化檔案管理模式之后，即使在家里，公眾也可以很容易地獲得所需的檔案信息。

一、數(shù)字化檔案管理

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是信息技術、高新技術與檔案管理相結合的現(xiàn)代技術。數(shù)字化檔案管理是通過掃描、壓縮、轉換等手段，將各種原始檔案轉換成圖像、聲音、視頻等檔案。通過字符識別等技術，可以對每幅圖像進行科學匹配。應用先進的倉儲管理技術，可以實現(xiàn)圖片和索引。字段存儲在各種大容量存儲介質(zhì)中，如光盤庫、磁帶庫等，可以通過各種方便的查詢方式快速檢索所需的檔案，并可以分發(fā)到局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上。最后，實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡的新型檔案管理技術。

二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實意義

（一）高效便捷，易于管理

檔案管理數(shù)字化是檔案管理與現(xiàn)代電子技術相結合，將紙質(zhì)檔案轉化為數(shù)字化檔案并存儲在計算機中的過程。由于數(shù)字化檔案存儲在計算機中，以電子數(shù)據(jù)信息的形式存在，所以數(shù)字化檔案只占用虛擬空間而不占用物理空間，有效地減少了工作人員在檔案查詢和排序過程中的困難，減輕了工作人員的工作量。由于計算機系統(tǒng)在查詢、檢索等方面具有一定的優(yōu)勢，所以在檔案檢索和編輯過程中，可以有效地減少檔案管理人員的工作時間，提高檔案管理的效率。

（二）系統(tǒng)嚴密，安全性高

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和廣域網(wǎng)的數(shù)量很大，在檔案管理過程中，檔案信息的泄漏或檔案的丟失和破壞可能是由于管理過程中的遺漏而造成的，從而減少了檔案管理的質(zhì)量，影響了機構工作人員的個人隱私。檔案管理數(shù)字化后，通過計算機技術的應用，建立有效的電子檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)檔案的重要性在不同層次建立安全防護措施。

（三）網(wǎng)絡管理，便于調(diào)取

我國大部分事業(yè)單位都建立了適合企業(yè)內(nèi)部工作的局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)可以加強部門間的聯(lián)系，實現(xiàn)各部門之間的資源共享。檔案管理人員將檔案和信息輸入計算機系統(tǒng)，企業(yè)各部門可以通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)，通過密碼認證的方式訪問數(shù)據(jù)庫中的檔案，供檔案參考獲取，這樣不僅可以減少檔案在獲取過程中的時間，而且可以減輕員工的工作負擔，使員工檔案可以在企業(yè)內(nèi)部快速流通，提高企業(yè)各部門間辦公效率。

三、數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

（一）提高檔案管理工作效率

眾所周知，計算機可以存儲大量的信息。數(shù)字化檔案管理以數(shù)字形式存儲檔案信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案管理將檔案掃描并存儲在計算機中，節(jié)省了空間，使檔案得以完整保存。相應地，計算機操作的高效率可以簡化檔案管理的工作步驟，節(jié)省歸檔、記錄和歸檔的時間。不僅如此，數(shù)字化檔案的存儲往往不出現(xiàn)，在管理中丟失了一些檔案，給單位造成很大損失，大大提高了工作的準確性和安全性。

（二）降低檔案管理成本

數(shù)字化檔案管理不僅可以提高工作效率，而且在節(jié)約資源方面發(fā)揮著非常重要的作用，可以為企業(yè)和事業(yè)單位節(jié)省經(jīng)濟成本。與以往的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案只需存儲在計算機的硬盤中，減少了大量紙張的消耗。如果在過去的紙張儲存中使用，其消耗是顯而易見和巨大的。此外，移動硬盤的可移植性和機械硬盤的不可侵犯性有其獨特的優(yōu)勢，可用于處理各種類型的檔案存儲工作，從而使檔案的存儲管理能夠更順利、更有效地進行。

（三）推進檔案管理信息共享

共享是信息的基本特征之一，信息社會是社會成員充分共享信息的社會。只有通過共享，才能最大限度地開發(fā)和利用信息的戰(zhàn)略資源，為社會的發(fā)展發(fā)揮應有的作用。利用數(shù)字化手段快速高效地交換信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享已成為一種新的趨勢。數(shù)字化檔案管理可以為檔案信息的共享帶來便利，使單位內(nèi)部各部門之間有效地整合檔案信息資源，并且隨著大數(shù)據(jù)和云計算技術的發(fā)展，不同單位之間的檔案信息資源也可以相互溝通，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠為社會各界提供一個良好的檔案資源平臺，節(jié)省大量不必要的時間，大大提高檔案信息資源的利用率。

四、數(shù)字化檔案的發(fā)展展望

未來數(shù)字檔案的發(fā)展必然向市場化、信息化、網(wǎng)絡化、綜合化方向發(fā)展。因此，只有把握數(shù)字檔案不斷變化的形式，數(shù)字檔案才能更好地實現(xiàn)技術創(chuàng)新和發(fā)展，從而發(fā)揮更大的作用。并且，從未來網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展趨勢來看，數(shù)字檔案將逐步向網(wǎng)絡服務和開發(fā)共享的方式發(fā)展，這主要是因為只有不斷開發(fā)新技術，才能擴大數(shù)字檔案服務的應用范圍，使其發(fā)揮真正的作用和價值。

結語：

總之，檔案數(shù)字化管理是為了適應現(xiàn)代電子信息技術的引進和應用而實際發(fā)展的需要。同時，保證了相關檔案信息的準確性和安全性。可以說，相關檔案信息的數(shù)字化是基于相關群體在社會高速發(fā)展中的需求定位和優(yōu)化，以滿足發(fā)展過程和相關效率。不斷提高相關信息管理人員的工作技能和專業(yè)素質(zhì)，確保其在不斷的學習和培訓中具有高度的法律意識和責任感，只有在相關信息管理人員自身專業(yè)素質(zhì)的不斷提高下，才能保證相關信息管理的安全和穩(wěn)定，從而真正保證相關檔案信息數(shù)字化管理的穩(wěn)定。