基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

吳蔓玲

（湖北省黃岡市黃梅縣人社局信息中心，湖北 黃岡 435500）

一、前言

基層人社檔案管理工作的有效開展會影響到整個社會的方方面面，涉及到整個社會的服務保障體系，可以說人社檔案和人的發(fā)展有著十分緊密的聯(lián)系，科學合理的人社檔案管理工作開展有助于推動整個社會服務保障體系的更加完善，真正服務于民生，對于整個社會的健康發(fā)展有著至關重要的作用。

二、基層人社檔案管理工作存在的問題

（一）專業(yè)人才匱乏

在很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社資源管理部門嚴重缺乏相關專業(yè)人才，尤其是檔案管理人員更是大多數(shù)都是兼職，而大多數(shù)的基層人社檔案管理基本上以分包制為主，主要是通過縣、村、個人等多個級別，無法做到有專職人員開展檔案管理工作。由于此類人群都嚴重缺乏綜合專業(yè)素質(zhì)，造成其在具體的工作開展過程中管理效率極低，無法真正做到服務于人民群眾，甚至還會因為管理不當而造成的檔案丟失破損等現(xiàn)象發(fā)生，嚴重損壞了人民群眾的切身利益。

（二）思想認識不到位

雖然不同基層人社崗位的不同，但都要求以滿意的服務來面對用戶，特別是針對前臺業(yè)務辦理的服務態(tài)度要求更高，但是人們往往會忽視檔案管理人員的服務水平，這就造成其在開展檔案管理工作的過程中過于懈怠，不能認真對待人社檔案數(shù)據(jù)資源，缺乏必要的職位責任感，不能充分發(fā)揮人社檔案管理工作的有效性。

（三）硬件設施不完善

完善的基礎硬件設施是確保檔案管理工作有效開展的必要條件，使得整個檔案管理工作開展更加科學有序，但是目前的檔案管理現(xiàn)狀往往呈現(xiàn)出雜亂無序的現(xiàn)象，不能為人民群眾提供快速的服務。而且由于改革機制的進展，目前大多數(shù)都采取鋼制鐵皮柜進行檔案儲存，即便是這樣會受到外界多種因素的影響，尤其是在基層，由于輕視這項工作可能會造成蟲鼠災害過大，使得紙質(zhì)版的檔案管理資料受到損壞，所以說完善的硬件設施也是開展檔案管理工作的基本要求。

（四）檔案管理較為混亂

目前我國基層人社檔案管理仍然缺乏一定的規(guī)范性，這嚴重阻礙了高效工作的順利開展。因為不規(guī)范的檔案管理工作使得整體業(yè)務工作量增加，所以這就造成除了個人參保信息分村、分盒裝訂裝盒后，放入檔案柜中保管外，大部分其他檔案資料都以個人保管的方式為主，這就造成檔案管理的不穩(wěn)定因素增加，很容易產(chǎn)生檔案資料丟失等現(xiàn)象。在管理過程中過分依賴于人力，缺乏對于現(xiàn)代化信息設備的有效應用，使得整體檔案管理工作事倍功半。

三、人社檔案管理工作策略

（一）整合資源，建立統(tǒng)一管理的檔案室

要想確保人社檔案資源的有效管理，就一定要統(tǒng)一化進行工作的開展，確保檔案統(tǒng)一分類管理，可以在縣級單位設立統(tǒng)一標準化的檔案管理室，對整個縣的檔案專業(yè)人員進行有效整合，進而實現(xiàn)對全縣檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理工作。同時在進行分類時，要保證其科學合理化，根據(jù)當?shù)氐木唧w狀況細化分類，以便于后期進行查詢時更加便捷高效。在工作流程方面，還要使得各項檔案管理環(huán)節(jié)區(qū)分開來，各部門之間加強溝通和聯(lián)系，確保整個檔案管理流程的科學嚴謹性，提高對于人社檔案資源的有效利用。

（二）加快檔案管理信息化建設，將檔案室變成人社系統(tǒng)的信息中心

在開展人社資源檔案管理的過程中，還要加大現(xiàn)代信息化手段的有效應用，設置電子檔案管理體系。首先要對不同的檔案進行定位和分類，針對要求長期保存或易損壞的紙質(zhì)檔案，要優(yōu)先進行掃描處理，將其轉換為電子檔案后實施歸檔處理，在后期查詢過程中盡可能使用電子信息查詢，降低對紙質(zhì)版檔案的破壞。另外可以根據(jù)人力資源社會保障部來設立專人電子檔案，將檔案室的各種信息進行補全和優(yōu)化。最終將個人的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)、人事管理、勞動監(jiān)察等多個社會保障服務內(nèi)容進行有機鏈接，真正實現(xiàn)動態(tài)化有效管理，降低了中間繁瑣的步驟和程序。同時還要設置資源共享體系，使得不同部門在進行檔案數(shù)據(jù)調(diào)取時能夠更加快捷方便，真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對接，確保社會保障服務體系各部門之間的資源共享，進而減少了人民群眾辦事的繁瑣性，能夠不斷提高各個機構部門的辦事效率，使得人民群眾僅需提供身份證或社?？纯赊k理其他業(yè)務。

（三）加強培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于人社檔案管理工作相對枯燥無味，也很容易被人忽視，所以造成工作人員在一定程度上存在怠慢情緒，但檔案管理工作又涉及到了人民群眾的切身合法利益，所以有必要加強對于檔案管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)水平的培養(yǎng)，從而使其充分意識到檔案管理的重要性，使其能夠更加科學合理的開展檔案管理工作。政府部門要著重加大對于綜合專業(yè)檔案管理團隊的打造，采取積極的職業(yè)生涯規(guī)劃體系，使得工作人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饕鹬匾暎y而上，充分發(fā)揮其在工作中的專業(yè)性與積極性，不斷為人們提供穩(wěn)定的政府服務平臺。另外還可以針對表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員進行選派去省市區(qū)培養(yǎng)，加強檔案管理工作的相關心得研討會，采用科學合理的考核機制，充分調(diào)動管理人員的積極性，使其能夠主動的去提升自身的綜合專業(yè)素質(zhì)與服務態(tài)度。另外在工作開展的過程中還要明確權責分工制度，使得整個過程做到責任清晰，避免逃避責任現(xiàn)象的產(chǎn)生，使得整體的檔案管理工作更加統(tǒng)一化與規(guī)范性。加強對于整體工作的監(jiān)管力度，避免各種由于失職現(xiàn)象而造成的檔案數(shù)據(jù)丟失或破損現(xiàn)象。加大對于先進人才的引入以及先進檔案管理技術的應用，使得整個社會檔案管理工作更加具有含金量，為整個人社檔案管理工作的順利開展提供源源不斷的動力。