辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

王飛

[摘要] 隨著社會以及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前的時代背景之下，應(yīng)當(dāng)加強醫(yī)院檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量以及管理效率，同時要逐漸完善醫(yī)院之中的檔案管理體系，其中，實現(xiàn)檔案管理辦公自動化可以促使檔案數(shù)據(jù)信息處理水平以及醫(yī)院檔案管理質(zhì)量得到全面提升，進而促使醫(yī)院實現(xiàn)健康穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。該文就辦公自動化環(huán)境之下醫(yī)院檔案管理存在的問題解決的主要措施進行探討，以供相關(guān)專業(yè)人士進行參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞] 辦公自動化;醫(yī)院;檔案管理;管理質(zhì)量;醫(yī)院管理

[中圖分類號] R7 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）10（a）-0022-03

醫(yī)院服務(wù)管理工作對醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用，其中，檔案管理工作是服務(wù)管理工作中重要一個部分，檔案管理工作以及基礎(chǔ)設(shè)施配置工作和醫(yī)療服務(wù)工作存在著聯(lián)系性，隨著科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作正在逐漸完善和提升，檔案管理工作相對而言有了較大進步，逐漸呈現(xiàn)出信息化以及現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)普及辦公自動化系統(tǒng)，通過使用辦公自動化系統(tǒng)提升辦公質(zhì)量和辦公效率，同時可以促使檔案資料利用效率得到提升。但是，醫(yī)院檔案管理工作中還存在著諸多缺陷，工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案管理之中問題進行改進完善，同時通過使用辦公自動化系統(tǒng)對檔案管理工作加以優(yōu)化，只有這樣才能促使醫(yī)療衛(wèi)生體系得到進一步提升、完善，進而促使醫(yī)院實現(xiàn)健康穩(wěn)定及可持續(xù)發(fā)展，報道如下。

1 ?辦公自動化醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理工作過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)使用辦公自動化體系，通過辦公自動化提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量以及工作效率，辦公自動化主要依托于網(wǎng)絡(luò)平臺以及計算機技術(shù)實現(xiàn)自動化的資料管理，是醫(yī)院管理系統(tǒng)之中一種新的管理模式，通過辦公自動化系統(tǒng)可對醫(yī)院檔案信息科學(xué)整理以及歸納，另外，切實保障檔案資料存儲工作實現(xiàn)規(guī)范化以及現(xiàn)代化。在醫(yī)院日常工作過程中會產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，對信息數(shù)據(jù)，工作人員要實時整理以及歸納，將信息資料歸納整理之后，就可以為以后工作奠定良好基礎(chǔ)。另外，隨著信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院得到應(yīng)用之后，可以在檔案管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)自動化，從而實現(xiàn)信息傳輸以及共享，這樣促使數(shù)據(jù)流通質(zhì)量和流通效率得到全面提升，進而保障檔案信息管理安全性、精準(zhǔn)性以及可靠性。

2 ?辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作特點

辦公自動化的環(huán)境之下，醫(yī)院檔案管理工作具備諸多新的特點，主要是包括存儲安全性、高效性以及資源共享性。

2.1 ?存儲安全性

檔案管理工作中，其中存儲是重要部分，以往檔案資料存儲過程中一般使用紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響。例如，空氣以及溫度可能會對紙質(zhì)檔案造成直接影響，紙質(zhì)檔案之中一些文字內(nèi)容會由于空氣潮濕或者是溫度過高導(dǎo)致文字丟失或者難以辨認，某些影像資料還可能出現(xiàn)畫面質(zhì)量不佳等諸多問題，直接影響檔案資料管理水平以及管理質(zhì)量，但是，檔案管理體系中使用辦公自動化系統(tǒng)之后，可以促使檔案管理工作質(zhì)量和管理效率得到全面提升。另外，醫(yī)院檔案管理過程中，管理人員可以通過使用電子芯片對檔案資料進行存儲，不但存儲量大，而且節(jié)約紙張，降低成本，另外避免紙質(zhì)檔案受到空氣溫度影響，切實保障檔案安全性以及可靠性，實現(xiàn)檔案管理工作高效、方便以及快捷。

2.2 ?高效性

根據(jù)辦公自動化應(yīng)用情況進行分析，大多數(shù)企業(yè)以及事業(yè)單位會使用辦公自動化系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)能夠切實保障企事業(yè)單位正常穩(wěn)定及可持續(xù)發(fā)展。通常而言，以往檔案管理過程中往往采取人工方式，人工方式主要環(huán)節(jié)是收集紙質(zhì)材料以及對紙質(zhì)材料分類歸檔。這種方式就是傳統(tǒng)管理方式，但是，傳統(tǒng)人工管理方式存在諸多弊端和缺陷，工作量大以及勞動強度大，檔案管理效率以及管理質(zhì)量不高，這樣會對醫(yī)院健康穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展造成嚴重影響。除此之外，醫(yī)院科室較多，包括骨科、婦科、兒科等等，診療存在差異性，檔案管理工作過程若是使用人工管理模式很容易出現(xiàn)差錯，但是使用辦公自動化系統(tǒng)就能夠避免差錯，提升檔案管理質(zhì)量。除此之外，辦公自動化系統(tǒng)可以促使檔案信息，歸檔效率得到全面提升，促進醫(yī)院健康穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。

2.3 ?資源共享性

公自動化環(huán)境之下能夠切實保障檔案資源實現(xiàn)良好共享，優(yōu)化檔案資源的利用，其中，互聯(lián)網(wǎng)存在大量的聊天工具。例如，QQ、微信、陌陌等等都是信息傳輸工具，通過信息實時傳輸可以促使檔案管理工作日益得到規(guī)范，提升檔案管理效率。其中檔案管理工作過程當(dāng)中還可以使用文獻檢索軟件，通過文獻檢索軟件可以方便相關(guān)人員對于各類文獻進行快速檢索，提升效率和減少的質(zhì)量得到全面的提升，除此之外，傳統(tǒng)的人工檢索的方式將會得到全面的改革。

3 ?醫(yī)院檔案管理工作之中存在的主要問題分析

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作之中，存在諸多的問題，主要問題包括管理制度相對缺乏、自動化辦公系統(tǒng)缺乏完善性、高素質(zhì)檔案管理人員較為缺乏以及文件存儲安全隱患。

3.1 ?管理制度相對缺乏

根據(jù)目前檔案管理工作實際情況進行分析，醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中還是缺乏完善信息管理制度，缺乏軟件以及硬件設(shè)施，直接影響檔案管理工作質(zhì)量以及檔案管理效率，醫(yī)院檔案管理過程中無法實現(xiàn)自動化檔案管理，勢必導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理效率較低下，同時還會造成嚴重資源浪費，所以醫(yī)院檔案管理工作過程中，尤其需要對管理制度進行完善。對醫(yī)院檔案管理而言，要建立檔案管理制度。檔案管理制度涉及到醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展等諸多信息，加強檔案管理工作可以促使醫(yī)護人員對醫(yī)院發(fā)展全面了解，同時幫助醫(yī)院形成良好文化。檔案管理過程當(dāng)中，管理層應(yīng)當(dāng)通過使用自動化辦公體系，對檔案管理工作中權(quán)力和職責(zé)進行明確，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化以及統(tǒng)一性檔案管理制度，切實保障檔案得到科學(xué)合理管理，另外，醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)加強制度化體系構(gòu)建和完善，切實保障檔案工作快捷性及時性，應(yīng)當(dāng)要求工作人員平時工作過程中要嚴格按照技術(shù)規(guī)范進行操作，對于文件進行歸檔以及處理過程中，醫(yī)院要求工作人員按照一定標(biāo)準(zhǔn)和格式進行文件編制，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)和格式統(tǒng)一進而保障檔案管理質(zhì)量和管理效率。另外，要落實負責(zé)人，一旦檔案出現(xiàn)錯亂或者缺失問題，可以及時找到相關(guān)責(zé)任人，避免出現(xiàn)問題互相推諉責(zé)任。

3.2 ?自動化辦公系統(tǒng)缺乏完善性

根據(jù)醫(yī)院的辦公系統(tǒng)整體情況進行分析，大部分醫(yī)院自動辦公系統(tǒng)還是缺乏全面性和完善性，對自動化系統(tǒng)使用的過程中還是存在著諸多問題。①醫(yī)院中軟件部分投入相對比較少，硬件投入較多;②醫(yī)院軟件技術(shù)應(yīng)用水平較為低下;③醫(yī)院管理負擔(dān)較沉重，根據(jù)自動化系統(tǒng)特點進行分析，團隊水平素質(zhì)較為低下，這樣切實導(dǎo)致辦公軟件實際使用過程中難以滿足工作人員辦公要求，導(dǎo)致自動化辦公系統(tǒng)缺乏完善性，影響自動化辦公系統(tǒng)工作效率。

3.3 ?高素質(zhì)檔案管理人員較為缺乏

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)使用辦公自動化系統(tǒng)，辦公中自動化技術(shù)和計算機存儲技術(shù)兩者之間存在一定區(qū)別，辦公自動化技術(shù)運用過程中操作較注重精準(zhǔn)性，計算機存儲方式較多樣，不管是運用辦公自動化系統(tǒng)還是計算機技術(shù)，都要工作人員具備較高專業(yè)素質(zhì)，只有這樣才能保障檔案管理質(zhì)量以及管理效率得到全面提升。但是，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實際情況進行分析，某些工作人員檔案管理過程當(dāng)中還是依賴于傳統(tǒng)檔案管理模式，某些工作人員專業(yè)知識比較欠缺，同時素質(zhì)較低下，難以切實做好醫(yī)院檔案管理工作。

3.4 ?文件存儲安全隱患

隨著科學(xué)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，存儲安全問題是醫(yī)院檔案管理過程中需要重點考慮的關(guān)鍵性問題，電子文件存儲機制方面缺乏完善性，這樣會導(dǎo)致電子資料很容易出現(xiàn)被人篡改或者丟失的情況。除此之外，醫(yī)院中很多電子病歷直接關(guān)系到患者隱私，如果電子病歷丟失或者被人竊取，很可能會導(dǎo)致患者隱私泄露，所以醫(yī)院檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)加強文件存儲保密工作，切實保障文件存儲安全性及可靠性。

4 ?辦公自動化環(huán)境之下檔案管理主要措施

辦公自動化環(huán)境之下，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作，這就要檔案管理工作過程之中采取合理以及有效的措施，應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)的工作方式進行轉(zhuǎn)變、提升檔案管理人員素養(yǎng)、對檔案管理制度進行完善以及加強網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管，只有這樣，才能促使醫(yī)院檔案管理工作不斷得到改進和優(yōu)化，提升檔案管理質(zhì)量以及管理水平。

4.1 ?對傳統(tǒng)的工作方式進行轉(zhuǎn)變

醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)辦公自動化，通過實現(xiàn)辦公自動化對傳統(tǒng)工作模式進行改革，其中，文件獨立性是辦公自動化檔案管理工作中重要特點，通過以文件為基本單位進行管理，這樣促使文件直接完成歸檔工作，對電子文件進行歸檔過程當(dāng)中，還需要醫(yī)院科室之間保持密切溝通以及交流，加強對自動辦公化系統(tǒng)構(gòu)建，為了實現(xiàn)自動辦公化系統(tǒng)構(gòu)建應(yīng)當(dāng)要求檔案部門以及信息部門，二者之間實現(xiàn)溝通以及交流，只有這樣才可以切實保障辦公自動化系統(tǒng)順利構(gòu)建，改變傳統(tǒng)檔案管理形式。

4.2 ?提升檔案管理人員素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，為了促使辦公自動化滿足檔案管理工作實際要求，應(yīng)當(dāng)采取措施促使檔案管理工作人員基本素質(zhì)得到全面提升，醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，工作人員應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理工作是一項復(fù)雜工作，對于檔案管理工作認真復(fù)雜，同時需要檔案管理人員能力和素質(zhì)提升，只有這樣，才能切實保障檔案管理工作規(guī)范性以及合理性，采取合理措施提升檔案管理人員素養(yǎng)，構(gòu)建科學(xué)合理檔案管理體系，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理人員培訓(xùn)。除此之外，還可以在醫(yī)院管理過程中建立獎懲機制，對表現(xiàn)較積極以及優(yōu)秀員工要給予充分獎勵，對于表現(xiàn)不佳的員工要給予批評教育，只有這樣，才能夠充分調(diào)動檔案管理工作人員工作積極性以及工作主動性，促使檔案管理人才綜合素質(zhì)得到全面提升，進而保障醫(yī)院檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。

4.3 ?對檔案管理制度進行完善

辦公自動化環(huán)境之下要加強檔案管理工作，這要求醫(yī)院檔案信息設(shè)備發(fā)揮重要作用，為了切實保障信息設(shè)備得到科學(xué)合理管理，應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院檔案管理過程中構(gòu)建檔案管理一體化機制，同時實現(xiàn)辦公自動化和檔案管理相互融合，醫(yī)院科室平時工作中，如果存在大量資料文件可以直接將文件傳送到檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)通過自動識別技術(shù)，對檔案資料進行檢查，避免檔案遺漏，另外，檔案管理系統(tǒng)中，還具備文件接收功能，這樣可以促使檔案資料可以得到較大范圍共享。除此之外，工作人員為了保障檔案管理工作可靠性、安全性，醫(yī)院方面還應(yīng)當(dāng)聘請相關(guān)技術(shù)人員加強對管理信息更新和升級，切實保障檔案管理信息系統(tǒng)安全性以及穩(wěn)定性。

4.4 ?加強網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管

檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)保障檔案管理可靠性及安全性，醫(yī)院在檔案管理過程當(dāng)中要強化網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管工作，切實保障文件保密性以及安全性，首先，應(yīng)當(dāng)針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加密方式采取措施進行強化，切實保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可靠性以及安全性。其次，應(yīng)當(dāng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，加強網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)督以及管理。最后，如果文檔出現(xiàn)損壞或者丟失，應(yīng)當(dāng)加強數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)應(yīng)用，通過使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)可以及時找到丟失文件或者修復(fù)受損文件。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，為了提升檔案管理質(zhì)量和管理效率，應(yīng)當(dāng)使用辦公自動化系統(tǒng)，通過辦公自動化系統(tǒng)促使檔案管理更高效和便捷，同時可以切實保障檔案資料完整性、可靠性以及安全性，另外，相對傳統(tǒng)人工檔案管理而言辦公自動化檔案管理具有諸多優(yōu)勢，相對于傳統(tǒng)檔案管理模式革新和轉(zhuǎn)變，檔案管理過程中運用辦公自動化系統(tǒng)是檔案管理工作逐漸信息化以及現(xiàn)代化發(fā)展的重要趨勢。

[參考文獻]

[1] ?李穎.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：133.

[2] ?劉浩然.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理風(fēng)險管控體系研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（9）：182.

[3] ?于麗.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)要點探討[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2018，12（15）.

[4] ?李暉華.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（5）：123.

[5] ?潘湛暉.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的不足及完善的策略[J].醫(yī)療裝備，2017，30（22）：71-72.

[6] ?任常紅.辦公自動化環(huán)境下的統(tǒng)計電子檔案管理之我見—以沂南縣統(tǒng)計局統(tǒng)計電子檔案管理為例[J].山東檔案，2017（5）：62-63.

[7] ?楊曉梅.辦公自動化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：187，190.

[8] ?吳冬冬，宋洪偉.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性研究[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（7）：95-96.

（收稿日期：2019-07-04）