新形勢下高?？蒲袡n案管理的創(chuàng)新

許建華

[摘 要] 隨著高等教育的不斷發(fā)展，給高?？蒲袡n案管理工作提出了新要求。高?？蒲袡n案通過記錄歷史科研活動，進而為今后科研活動的開展提供具有較高參考價值的檔案資料，其體現(xiàn)著高校的教育水平和科研水平。文章主要探究在新形勢下高校科研檔案管理的創(chuàng)新思考。

[關(guān)鍵詞] 新形勢；高?？蒲袡n案管理；創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作為我國科研的主要陣地，其科研水平影響著我國教育事業(yè)的發(fā)展，同時，高?？蒲袡n案的管理影響著高校的教育水平和科研水平。此外，隨著社會的不斷發(fā)展及高等教育的不斷進步，科研項目急劇增長，這給高校的檔案工作提出了挑戰(zhàn)。當(dāng)前高?？蒲袡n案管理工作存在一些問題，如：管理人員素質(zhì)不高、管理制度不完善、檔案利用效率比較低等問題，這就需要高校不斷創(chuàng)新科研檔案管理，進而滿足社會的需求，促進高校的健康發(fā)展。

1 高?？蒲袡n案的特點

高?？蒲袡n案指對科學(xué)研究實踐活動中產(chǎn)生的具有極高價值的數(shù)據(jù)、文字、圖像、音頻、視頻等進行科學(xué)整理歸檔，最終形成的檔案材料，主要包括：（1）國家的實用專利與發(fā)明專利；（2）橫向課題，關(guān)于社會經(jīng)濟效益；（3）關(guān)于國家、省市及地方的縱向課題。高?？蒲袡n案記錄著學(xué)校一直以來的科研活動，為將來高校的發(fā)展提供重要科技信息資源，極大程度上對高校的長遠發(fā)展起著推動作用，并對高校的教育水平與科研水平進行直接反映。高校的科研檔案主要分為：科研項目檔案、科研文書檔案、科研成果檔案。此外，高?？蒲袡n案作為一種原始信息的載體，完整記錄了大量的科研成果，通過科技技術(shù)能夠最大程度的發(fā)揮檔案中的信息資源，進而促進高校教育事業(yè)與科研事業(yè)的發(fā)展。

2 高校科研檔案的意義

2.1 保障高校的教學(xué)工作與管理工作

高?？蒲袡n案在高校整體工作中占重要地位，代表著高校的輝煌歷史與發(fā)展進程，保障著教學(xué)工作與管理工作的順利開展。其管理工作記錄著一直以來高校的科研資料，并為今后高?？蒲泄ぷ魅藛T開展科研立項、申報、研究過程、科研結(jié)題及評獎、評優(yōu)提供最具原始價值的憑證，并提供可靠、真實的信息資源。高校通過科研檔案能夠?qū)φn題前期的研究狀況進行深入了解，再結(jié)合了解內(nèi)容進行課題科研活動。

2.2 保障學(xué)校的發(fā)展及教學(xué)質(zhì)量的提高

高校將培養(yǎng)符合國家與社會發(fā)展需求的優(yōu)秀人才作為主要任務(wù)。高校教師能夠通過利用科研檔案豐富自身學(xué)識，改進自己的教學(xué)方法，并能夠向?qū)W生傳授更加全面的知識，進而提高教學(xué)質(zhì)量，促進學(xué)校的健康發(fā)展。

2.3 高校開展科研管理的根本依據(jù)

從高?？蒲袡n案的內(nèi)容與形式來看，其主要是科研項目開展過程中形成的檔案材料，其中包含文字材料、音像材料、經(jīng)費使用情況、財務(wù)賬目等，相關(guān)科研項目配套檔案材料是高?？蒲袡n案管理的重要部分?？蒲袡n案作為高校科研檔案管理工作的憑證，高校開展科研管理需要對科研項目開展中前期檔案材料、中期檔案材料和后期檔案材料進行科學(xué)合理的歸檔，進而保證科研檔案管理工作的順利進行[1]。

3 新形勢下高?？蒲袡n案管理的現(xiàn)狀

3.1 缺乏科研檔案歸檔意識

我國對檔案及科研檔案規(guī)定：一方面，對于相關(guān)規(guī)定的立卷歸檔材料，必須依據(jù)規(guī)定定期向檔案管理人員上交，任何人不能夠?qū)⑵鋼?jù)為己有；另一方面，對于科研項目開展或完成階段，需要對原有材料進行整理，并在審查后進行歸檔。

目前，有部分高校在科研檔案的歸檔意識比較薄弱，沒有充分認(rèn)識到科研檔案歸檔的重要性。在開展科研項目過程中會存在一些現(xiàn)象，如：有的科研人員會將科研的最終資料據(jù)為己有，有的科研人員會推遲上交一些珍貴材料、專利證書、論著等科研材料；這些現(xiàn)象是缺乏科研檔案歸檔意識，將導(dǎo)致高?？蒲袡n案存在不完整和不穩(wěn)定的問題，進而影響高?？蒲袡n案的管理工作。

3.2 不完善的科研檔案管理制度

當(dāng)前，高校科研檔案管理制度的制定主要是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》。然而這種管理制度在實際運用中并沒有很好的效果，約束性較低。特別是高校科研檔案管理部門在實施檔案上交工作時，往往只是通過解釋、口頭、說明的形式進行，就導(dǎo)致了科研管理工作的開展難度加大。

3.3 科研檔案管理相關(guān)人員素質(zhì)較低

據(jù)調(diào)查，高?？蒲袡n案管理的相關(guān)人員中較多是兼職，而具體的專業(yè)性全職人員比較少；同時，其中兼職人員往往沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，且人員流動較快；全職人員由于人數(shù)較少，其在科研檔案管理工作中工作量就較大，而其精力與時間都是有限的，這就會導(dǎo)致科研檔案管理工作出現(xiàn)一些困惑和問題。此外，伴隨教育事業(yè)的快速發(fā)展，科研項目越來越多，這也使得高?？蒲泄芾砉ぷ髁坎粩嗉哟螅芾砣藛T的不足將大大地降低高?？蒲泄芾砉ぷ鞯馁|(zhì)量。

3.4 較低高校科研檔案利用效率

由于科研項目具有較強的專業(yè)性、較深的研究程度及領(lǐng)域較廣等特點，而科研檔案的管理人員對諸多的知識與學(xué)科難以全面了解；此外，高?？蒲泄芾砉ぷ魅藛T存在落后的工作手段、開發(fā)能力低、檢索落后、信息意識較低等問題，這些因素就會導(dǎo)致高?？蒲袡n案利用效率較低[2]。

4 新形勢下高校科研檔案管理的創(chuàng)新思考

4.1 增強科研檔案歸檔意識

在高?？蒲袡n案管理工作中，增強相關(guān)人員的科研檔案歸檔的意識能夠有效地提高高?？蒲袡n案管理工作的質(zhì)量，有利于將高?？蒲谢顒訙?zhǔn)確地、真實地記錄，進而更好地為高校開展科研項目服務(wù)。對于科研檔案的管理人員而言，由于其負責(zé)著整個科研檔案管理工作，因此，高校應(yīng)重視對科研檔案管理人員的教育，使其樹立正確的科研檔案管理的意識，并使其認(rèn)識到高?？蒲袡n案材料歸檔的重要性，進而使科研管理人員的專業(yè)能力與服務(wù)水平不斷提高，更好地高?？蒲袡n案管理工作服務(wù)。

4.2 完善的科研檔案管理制度

高?？蒲袡n案管理必須具有制度化與常態(tài)化，具體做到：（1）制定切實可行的科研檔案收集、接收、整理、儲存、開發(fā)利用與管理等方面的規(guī)章制度，要求高?？蒲袡n案管理工作必須做到有范圍的歸檔、有標(biāo)準(zhǔn)的立卷、有規(guī)定的借閱、有措施的管理，并將紙質(zhì)材料和電子材料同時進行歸檔，進而使高校科研檔案管理更具有客觀性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性；（2）建立健全科研獎勵機制，積極鼓勵科研人員及時主動上交科研檔案材料，并制定嚴(yán)格的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與措施，向科研人員普及檔案管理的法制教育，進而促進高校科研檔案管理工作更加科學(xué)與規(guī)范；（3）利用先進的科技手段完善科研檔案的管理，將計算機、多媒體等引進高?？蒲袡n案管理的各個環(huán)節(jié)中，加快對檔案材料的收集與整理，進而實現(xiàn)科研檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時還能夠嚴(yán)格做好檔案的保密工作。

4.3 提高科研檔案管理人員水平

面對高等教育的不斷發(fā)展，科研檔案呈多元化的方向發(fā)展，這就需要科研檔案管理人員具備比較專業(yè)的相關(guān)理論知識與先進的信息技術(shù)，并充分了解國家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。具體做到：（1）組織科研管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，進而提高管理人員的檔案管理能力與水平；（2）要求科研檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，并不斷豐富自身的專業(yè)知識，進而提高自己的業(yè)務(wù)能力，更好地為高?？蒲袡n案管理工作服務(wù)。

4.4 提高高?？蒲袡n案利用效率

（1）高?？蒲袡n案管理人員樹立檔案服務(wù)代管理的工作理念，摒棄“重藏輕用”的傳統(tǒng)思想，應(yīng)該具有與時俱進的檔案服務(wù)意識與檔案創(chuàng)新管理措施；（2）高校對科研檔案管理投入充足的資金，使高校科研檔案管理人員能夠具有創(chuàng)新的工作手段、較高的開發(fā)能力、先進檢索、較高的信息意識，進而讓科研人員能夠及時的獲取科研檔案材料，并對科研檔案資料進行充分利用；（3）高校與相關(guān)科研機構(gòu)共同創(chuàng)建科研檔案資源的共享平臺，進而使高?？蒲谐晒男畔⑴c其他機構(gòu)科研成果的信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，使高校科研成果的社會效益與經(jīng)濟效益得到更好地發(fā)揮[3]。

5 結(jié) 語

總之，在新形勢下，高?？蒲袡n案管理部門需要及時認(rèn)清自身的不足，跟上時代的步伐，創(chuàng)新高?？蒲袡n案的管理模式，進而提高學(xué)校的教育水平和科研水平。同時，高?？蒲袡n案管理人員需要不斷提高自身專業(yè)能力，進而更好地為高校科研檔案管理工作提供服務(wù)。

主要參考文獻

[1]彭插三.高?？蒲袡n案管理體系構(gòu)建的系統(tǒng)管理研究系統(tǒng)管理研究[J].北京檔案， 2016（6）：32-33.

[2]王建宇.淺析高?？蒲袡n案存在問題及對策[J].檔案天地，2017（1）：42-53.

[3]盛媛.新形勢下高?？蒲泄芾砉ぷ鲃?chuàng)新研究[J].管理觀察， 2015（14）：134-135.