淺談提高醫(yī)院檔案管理水平的策略

段海英

（泰來(lái)縣人民醫(yī)院，黑龍江 齊齊哈爾 162400）

引言：醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展，為介紹醫(yī)院歷史提供了重要的平臺(tái)，為解決問(wèn)題和新挑戰(zhàn)提供了指導(dǎo)手冊(cè)和發(fā)展指南?？茖W(xué)檔案管理不僅有助于醫(yī)院檔案的獲取和利用，提高醫(yī)院檔案管理水平，而且為醫(yī)院的有效管理提供了多種資源。而在這個(gè)新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案記載已經(jīng)不適合當(dāng)前的發(fā)展，不促進(jìn)醫(yī)院檔案的管理，也不促進(jìn)檔案信息的處理。

一、新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的新機(jī)遇

關(guān)于檔案信息使用時(shí)期的交流。在這個(gè)新的時(shí)期，盡管由于發(fā)展問(wèn)題的不同，我國(guó)醫(yī)療行業(yè)在信息創(chuàng)造方面取得了長(zhǎng)足的進(jìn)展，但醫(yī)院之間的數(shù)據(jù)交換存在諸多障礙，也是非常的不容易。而且醫(yī)院與醫(yī)院之間的信息快速交換需要機(jī)構(gòu)。低再利用導(dǎo)致不必要的再檢查和醫(yī)療資源浪費(fèi)。在新的時(shí)代，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案的普及，給醫(yī)院檔案帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。一個(gè)副平臺(tái)和一個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，這樣就顯著提高了檔案信息的使用。

檔案的載體也發(fā)生了變化。過(guò)去，檔案主要是紙質(zhì)檔案，是傳統(tǒng)檔案管理的一部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院可以改善物理設(shè)施和設(shè)備，開(kāi)發(fā)家庭友好型信息管理系統(tǒng)軟件是建設(shè)計(jì)算機(jī)化醫(yī)院的基本前提之一。在醫(yī)院里。只有通過(guò)現(xiàn)代化的檔案管理，才能更好地促進(jìn)醫(yī)院的計(jì)算機(jī)化，為了獲取信息和數(shù)據(jù)媒體，醫(yī)院信息和數(shù)據(jù)的傳輸是一種電子文檔格式，而不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

(一)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足

檔案管理其實(shí)是非常枯燥的一種工作。我們所做的是最基本的結(jié)果卻是很難表達(dá)。有些管理者對(duì)醫(yī)院檔案管理不夠重視。他們繼續(xù)關(guān)注特征，認(rèn)為檔案對(duì)醫(yī)院沒(méi)有直接的經(jīng)濟(jì)影響。他們認(rèn)為檔案的管理只是一個(gè)收集和儲(chǔ)存的過(guò)程，是一項(xiàng)沒(méi)有開(kāi)創(chuàng)性的工作。這就是檔案管理工作逐步推行邊緣化的原因，在這樣的環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理人員對(duì)待工作思路混亂，整體相對(duì)來(lái)說(shuō)管理比較松散。

(二)檔案利用率不足

一方面，紙質(zhì)檔案容易受到攻擊，維護(hù)困難，組織復(fù)雜。他們往往對(duì)信息的檢索和使用感到不安，在一定程度上降低了檔案的利用率；另一方面，檔案工作者長(zhǎng)期機(jī)械地收集、整理和歸檔檔案，對(duì)醫(yī)院各部門(mén)不起積極的服務(wù)作用。與此同時(shí)，近年來(lái)，衛(wèi)生系統(tǒng)改革進(jìn)程加快，檔案管理人員迅速發(fā)展，專業(yè)素質(zhì)得到提高。使用現(xiàn)代技術(shù)存檔的信息，對(duì)檔案開(kāi)發(fā)產(chǎn)生了不利影響。在醫(yī)院檔案管理人員中，經(jīng)驗(yàn)豐富的人員在檔案工作中沒(méi)有專業(yè)背景。而從事這項(xiàng)工作的人員必須擁有著充足的經(jīng)驗(yàn)。新畢業(yè)的學(xué)生，往往只是在理論上對(duì)檔案管理?yè)碛兄欢ǖ难芯?，而?shí)際生活中卻很少實(shí)踐。所以我們目前非常缺乏相關(guān)的人才。

三、醫(yī)院提高現(xiàn)代化檔案管理水平的策略

(一)投入必要的現(xiàn)代化設(shè)備

為了提高醫(yī)院檔案管理的效率，我們首先需要投入大量資金購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，這是檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)。是醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的基本前提，檔案管理人員必須以較低的效率改變手工輸入，使用掃描輸入，精度相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較高的，所以這樣才能夠保證檔案的完整性。管理系統(tǒng)用于對(duì)檔案信息進(jìn)行處理并傳遞給相關(guān)部門(mén)，以便及時(shí)支持醫(yī)院的醫(yī)療和科研工作。

(二)及時(shí)更新檔案管理理念

醫(yī)院檔案管理部門(mén)保存的檔案信息應(yīng)該包括所有部門(mén)。為了完成檔案管理工作，不僅需要檔案工作人員的參與和努力，還需要醫(yī)院各部門(mén)和員工的參與和支持。及時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值和重要性，引起全體員工對(duì)檔案管理的重視。這將會(huì)很好的幫助其他部門(mén)更好地與檔案管理部門(mén)合作，并且積極與檔案管理部門(mén)合作，收集和組織相關(guān)信息?，F(xiàn)在實(shí)行現(xiàn)代化方式來(lái)管理，不僅用于檔案信息的存儲(chǔ)和存儲(chǔ)，還可根據(jù)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療改革的要求，改進(jìn)檔案管理的類(lèi)型，以滿足醫(yī)療改革和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的要求。充分考慮了服務(wù)的應(yīng)用價(jià)值，醫(yī)院檔案管理技術(shù)也在不斷的進(jìn)行更新，其中包括防火墻、密鑰技術(shù)、身份認(rèn)證方法等。這也反映了醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新。這種新興的技術(shù)手段能夠更好的管理醫(yī)院的檔案。

(三)培養(yǎng)高水平的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員是檔案管理的基礎(chǔ)。他們的綜合質(zhì)量直接決定了檔案管理的效率。為了提高檔案工作者的專業(yè)水平，醫(yī)院必須定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，指導(dǎo)檔案工作者學(xué)習(xí)，為其提供進(jìn)一步學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理人才。RFID技術(shù)、OA辦公系統(tǒng)等技術(shù)，這樣才能夠有效提高檔案管理人員的工作效率，十分重視，只有檔案管理人員了解相關(guān)的操作技術(shù)和工作流程，這樣才能夠相互的了解，相互配合。實(shí)施有效的單一檔案管理。

(四)引進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)

引進(jìn)現(xiàn)代設(shè)備的基礎(chǔ)是利用信息技術(shù)，直接改善醫(yī)院檔案的管理，甚至提高醫(yī)院的整體競(jìng)爭(zhēng)力，并記錄重要的檔案資料。如果不接受這些內(nèi)容，這將在信息方面造成一個(gè)空白，很難糾正錯(cuò)誤。目前，只有一臺(tái)計(jì)算機(jī)在網(wǎng)上記錄案件和處理情況，信息存檔不僅是非常及時(shí)的。醫(yī)院應(yīng)充分利用現(xiàn)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)，如無(wú)紙存儲(chǔ)照片和電子文件。這些優(yōu)勢(shì)不僅降低了檔案能力，而且還降低了存檔能力。此外，還促進(jìn)了資源的交流，普及云計(jì)算大大擴(kuò)大了檔案、存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，并幫助檔案管理人員提高效率。不僅便于編輯、分類(lèi)和收集存檔信息，而且大大增加了用戶存檔信息的傳播。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代檔案管理的范圍正在逐步擴(kuò)大，現(xiàn)在雖然還沒(méi)有得到完善，但是現(xiàn)代檔案管理對(duì)醫(yī)院的全面發(fā)展具有明顯的優(yōu)勢(shì)，未來(lái)醫(yī)院必須對(duì)現(xiàn)代檔案進(jìn)行投資。增加更多的設(shè)備，來(lái)對(duì)管理理念進(jìn)行進(jìn)一步的更新發(fā)展，培養(yǎng)高層次專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，然后引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)手段，以此來(lái)保持醫(yī)院現(xiàn)代檔案管理水平。