淺談企業(yè)管理中的有效溝通

樊興

（天津市區(qū)第二煙草專賣局（分公司），天津 300170）

企業(yè)管理是管理者協(xié)調(diào)和監(jiān)管別人的工作，通過(guò)發(fā)揮計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等基本職能，在經(jīng)濟(jì)不確定性、技術(shù)飛速發(fā)展、人員結(jié)構(gòu)、同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)等相關(guān)因素影響下，盡可能調(diào)動(dòng)員工的工作主動(dòng)性和積極性，使員工的工作可以有效率且有成效地完成，從而達(dá)到企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的過(guò)程。當(dāng)前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)下行壓力進(jìn)一步加強(qiáng)，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化，越來(lái)越多的管理者意識(shí)到，能否加強(qiáng)自身企業(yè)內(nèi)部的人際溝通、組織溝通是保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是否可以順利實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵舉措。只有不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部與外部的人際溝通、組織溝通才能更好的增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者職能，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者作用，控制員工、激勵(lì)員工、滿足員工需求、為員工提供必要信息、帶領(lǐng)員工實(shí)現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏。可以說(shuō)，有效、良好的溝通是幫助企業(yè)走向成功的重要手段，它不僅可以提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，還可以使員工感受到滿足和成就，從而產(chǎn)生企業(yè)榮譽(yù)感，為企業(yè)更好工作。

一、有效溝通的概念

溝通是意思的傳遞和理解。企業(yè)管理中的有效溝通，是為了實(shí)現(xiàn)一定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，將固定的信息、彼此的思想和有效的情感在個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與組織、組織與組織之間傳遞與交流，并達(dá)到相互理解的過(guò)程。

二、有效溝通應(yīng)具備的要素

有效溝通應(yīng)包含有效的人際溝通和有效的組織溝通，兩種溝通方式因場(chǎng)景、目的、方式不同，具備的要素也不盡相同，具體如下：

（一）有效人際溝通應(yīng)具備的要素

1.溝通中單純的聽(tīng)僅是一種被動(dòng)行為，在與人溝通過(guò)程中信息接收者應(yīng)全身心集中注意力，聆聽(tīng)說(shuō)話人的完整意思，避免先入為主的自我認(rèn)知或預(yù)先判斷。

2.針對(duì)溝通中的任何問(wèn)題，信息發(fā)出方和接收方應(yīng)就自身不確定、不明晰點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)反饋，以保證信息的準(zhǔn)確傳達(dá)與及時(shí)知曉。針對(duì)關(guān)鍵信息，疑問(wèn)方可以通過(guò)詢問(wèn)問(wèn)題的方式確保對(duì)方清楚知曉自身表達(dá)意思。

3.在實(shí)際溝通中人非常容易受到工作場(chǎng)合、工作背景情緒的干擾，造成情緒不暢導(dǎo)致擾亂和扭曲溝通過(guò)程的情況。因此必要的控制情緒能切實(shí)提高溝通有效程度。

（二）有效組織溝通應(yīng)具備的要素

1.在組織間或組織內(nèi)部，溝通場(chǎng)景和目的時(shí)刻在切換，因此選擇有效的溝通方式至關(guān)重要。溝通方式分為正式溝通和非正式溝通。利用微信工作群、QQ工作群、OA正式下發(fā)通知要求執(zhí)行即為正式溝通。在食堂等非正式場(chǎng)合彼此交談即為非正式溝通。兩種溝通場(chǎng)景不可切換使用，亦不可混為一談。

2.在組織中，逐級(jí)傳達(dá)的為下行溝通，逐級(jí)反饋的為上行溝通、同級(jí)交流為橫向溝通，不同級(jí)別員工互相交流為斜向溝通，由不同溝通方式組建的溝通渠道即為溝通網(wǎng)絡(luò)。在正確的場(chǎng)合使用有效的溝通網(wǎng)絡(luò)能夠使組織間、組織內(nèi)部的溝通極大提升效率。

三、有效溝通的作用

有效溝通在企業(yè)管理中的多個(gè)方面發(fā)揮重要作用，主要如下：

（一）控制員工行為

通過(guò)有效溝通來(lái)控制員工行為，要求員工遵照管理者意圖去完成對(duì)應(yīng)工作，并針對(duì)工作中的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋、指導(dǎo)，從而達(dá)到落實(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展、員工提升的目的。

（二）激勵(lì)員工情感

通過(guò)有效溝通來(lái)設(shè)定工作目標(biāo)，分享員工挫敗感，接收員工釋放情緒，從而達(dá)到激勵(lì)員工奮發(fā)圖強(qiáng)的意志。

（三）滿足員工需求

通過(guò)指導(dǎo)員工工作，提升員工滿足感，來(lái)使員工獲得職場(chǎng)提升，滿足員工社會(huì)需求。

四、提高溝通有效性的方法

有效溝通有著上述種種好處，對(duì)提升管理者領(lǐng)導(dǎo)力和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)水平有著不可或缺的作用，提升溝通有效性顯得尤為重要，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行：

（一）合理設(shè)計(jì)工作場(chǎng)所

因?yàn)槠髽I(yè)中的大部分溝通場(chǎng)景均在工作場(chǎng)所中實(shí)現(xiàn)，因此工作場(chǎng)所的設(shè)計(jì)對(duì)提高溝通的有效性異常重要。研究表明，工作場(chǎng)所中良好的設(shè)計(jì)理念與布局對(duì)員工的工作協(xié)作、參與培訓(xùn)、開(kāi)展學(xué)習(xí)、社會(huì)化交往均起到很大的促進(jìn)效果。當(dāng)管理者設(shè)計(jì)工作場(chǎng)所布局時(shí)，工作場(chǎng)所是否開(kāi)放、辦公設(shè)備和辦公家具地?cái)[放均是重要考慮因素。

開(kāi)放式、高密度工作場(chǎng)所會(huì)明顯比封閉性、低密度辦公場(chǎng)所更加提高員工間溝通效率與頻次，但容易犧牲員工隱私，在員工溝通中可能會(huì)出現(xiàn)“干擾”或“竊聽(tīng)”現(xiàn)象。

辦公設(shè)備和辦公家具地?cái)[放合理容易提升員工間協(xié)作效率，提升溝通順暢度與成功率，對(duì)日常工作起到事半功倍的效果。

（二）積極利用技術(shù)手段

隨著科技的提升、網(wǎng)絡(luò)的普及，為管理者和員工之間、組織與組織之間提供了新的溝通途徑與方式。微信工作群、QQ工作群、電視電話會(huì)議等的應(yīng)用極大提升了員工間、組織間的溝通效率，信息科技在對(duì)社會(huì)產(chǎn)生深刻改變的同時(shí)，極大提升了企業(yè)內(nèi)部的溝通效率。如何利用好技術(shù)手段服務(wù)于企業(yè)溝通，成為越來(lái)越多管理者思考的問(wèn)題。

管理者應(yīng)隨時(shí)保持對(duì)信息技術(shù)的敏感性，勇于試用新技術(shù)、新手段。對(duì)于新出現(xiàn)的技術(shù)及時(shí)深入研究，應(yīng)用到企業(yè)溝通中來(lái)，對(duì)人際溝通、組織溝通的過(guò)程起到提升作用。為保障溝通質(zhì)量，在應(yīng)用新技術(shù)時(shí)也要注重溝通的保密性、痕跡性、精準(zhǔn)性，做到有效溝通不泄密、質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)有痕跡、精準(zhǔn)定位有見(jiàn)地。

（三）豐富溝通網(wǎng)絡(luò)

針對(duì)不同溝通模式、溝通渠道、溝通對(duì)象，管理者、員工、組織均應(yīng)豐富溝通網(wǎng)絡(luò)，使得意圖、指令可以明確貫徹到指定地點(diǎn)。豐富而全面的溝通網(wǎng)絡(luò)亦能促進(jìn)企業(yè)良性溝通文化，對(duì)溝通方式有著極大的正面作用，有利于信息在企業(yè)內(nèi)部的順暢傳遞。組建豐富的溝通網(wǎng)絡(luò)首先要求管理者要提升對(duì)溝通的重視程度，注重溝通對(duì)企業(yè)管理的正向激勵(lì)作用；其次要員工準(zhǔn)確理解溝通網(wǎng)絡(luò)的用途和架構(gòu)，在合理的溝通范圍內(nèi)精準(zhǔn)利用溝通流動(dòng)方式；最后要在企業(yè)中樹(shù)立良好的溝通文化，梳理溝通榜樣，拓寬溝通渠道。