淺談慈善機構(gòu)檔案精細化管理

文·劉杰

慈善機構(gòu)檔案作為慈善機構(gòu)在開展慈善活動過程中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是慈善管理工作的重要組成部分，直接影響著慈善工作的公開性、透明性和公信力，對于慈善事業(yè)的蓬勃發(fā)展有重要的作用。近年來，隨著我國慈善事業(yè)的迅速發(fā)展，慈善機構(gòu)不斷壯大，影響力不斷擴大，產(chǎn)生了大量各種門類的檔案，也給各類慈善機構(gòu)檔案管理工作提出了精細化管理的更高要求。筆者作為縣級市慈善總會辦公室的一名檔案管理人員，對慈善機構(gòu)檔案精細化管理進行了探索與思考。

一、慈善機構(gòu)檔案精細化管理，必須實現(xiàn)“科學(xué)分類、規(guī)范管理”

慈善機構(gòu)往往與黨委政府、各社會團體、企業(yè)以及公眾等社會各方面都保持著緊密的聯(lián)系，這使得慈善機構(gòu)的檔案來源非常廣泛，種類非常繁多，涉及捐贈、救助、財務(wù)、會計核算等各方面，也包括慈善機構(gòu)在自身運行中形成的涉及對外交流、內(nèi)部管理、志愿者等各方面的文書、人事、志愿者管理等材料。因此，必須根據(jù)我國專業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合慈善工作特點，實施科學(xué)分類，確保慈善機構(gòu)檔案管理規(guī)范細致、有條不紊。

（一）檔案精細化管理，并不是指檔案的分類越細化越好，特別是在一級分類中，應(yīng)該科學(xué)適當。有研究者曾將慈善機構(gòu)的檔案分為文書檔案類、慈善救助支出資料類、會計統(tǒng)計資料類三類。這種分類忽略了慈善捐贈這一慈善機構(gòu)重要的工作門類。慈善事業(yè)是取之于民、用之于民的社會性很強的事業(yè)，社會各界的捐贈是慈善救助得以開展的前提和源泉。因此，萊州市慈善總會辦公室根據(jù)機構(gòu)的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容和性質(zhì)進行檔案一級分類，積極探索完善檔案管理模式及標準。根據(jù)萊編辦發(fā)〔2013〕68號文件，萊州市慈善總會辦公室的主要職責為：參與制定全市慈善事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)推進慈善事業(yè)各方面工作；接受海內(nèi)外社會各界的慈善捐贈，按捐贈人的意愿和辦會宗旨，舉辦和資助各項社會慈善公益事業(yè)；組織開展賑災(zāi)救難、扶貧濟困、安老慈孤、扶殘助學(xué)等社會救助活動；組織義工隊伍開展多種形式的慈善公益活動；加強同海內(nèi)外慈善組織的交流和合作，為海內(nèi)外投資我市慈善事業(yè)者提供咨詢和服務(wù)，組織開展慈善團體、友好人士的交流與合作?？梢钥闯?，主要職責有慈善機構(gòu)運行發(fā)展、接受捐贈、開展救助、發(fā)展義工隊伍并組織開展公益活動，捐贈和救助往往也是密不可分的。因此，可將萊州市慈善總會辦公室的檔案分為機構(gòu)運行文書檔案、捐贈救助、義工公益活動三大類。

1.機構(gòu)運行文書檔案類。主要包括慈善機構(gòu)的上級機關(guān)和主管部門下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的各類法律、法規(guī)性文件，慈善機構(gòu)與其上級機關(guān)和主管部門以及慈善機構(gòu)下屬部門之間形成的請示、報告、批復(fù)等文書材料；慈善機構(gòu)內(nèi)部制定的各項工作的規(guī)章制度；慈善機構(gòu)內(nèi)部召開的各類工作會議、座談會、研討會等形成會議文件、會議紀要和聲像資料；慈善機構(gòu)在處理日常業(yè)務(wù)活動中形成的文字材料和聲像資料。

2.捐贈救助資料類。圍繞捐贈物資和捐助對象這兩個要素，結(jié)合捐贈、接受及發(fā)放這三個重要環(huán)節(jié)，將所有涉及“兩要素”“三環(huán)節(jié)”的文件材料納入歸檔范圍，主要是慈善捐贈救助過程中的記錄材料、會計資料和救助對象的相關(guān)材料，慈善機構(gòu)與捐贈人、救助對象之間形成的各類材料，以及新聞媒體報道的相關(guān)材料等。

3.義工公益活動類。主要包括義工網(wǎng)絡(luò)隊伍建設(shè)、義工活動資料，以及新聞媒體報道的相關(guān)材料等。因為萊州市各慈善義工站都建立了“義工關(guān)愛互助基金”，在救助有困難的義工的同時，也面向社會困難群眾開展救助。另外，“愛心媽媽”“情系老人”等義工項目隊也不時開展捐助活動，所以，在這類檔案中劃分了“物資捐贈類”和“其他公益活動”，以便統(tǒng)計全年累計捐助數(shù)據(jù)。

（二）為提升檔案精細化管理水平，萊州市慈善總會辦公室多措并舉加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)。一是對慈善資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用的管理流程：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。二是各類檔案的具體管理中參照國家發(fā)布的相應(yīng)標準規(guī)范執(zhí)行。文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》，捐贈救助涉及的會計檔案按《會計檔案管理辦法》，聲像電子按《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進行整理。分為永久、長期、短期三種保管期限進行分類整理、歸檔保管。三是建立了檔案資料的傳遞、登記、保管、借閱、銷毀等制度，對檔案資料的歸集、保管、使用等情況進行監(jiān)督檢查。檔案管理員負責資料的復(fù)核、歸檔和電子數(shù)據(jù)的維護工作，對不符合要求的資料，及時要求有關(guān)責任人員進行補充、完善。檔案的借閱、復(fù)制和移交都須履行必要的手續(xù)。

二、慈善機構(gòu)檔案精細化管理，必須實現(xiàn)“信息化、現(xiàn)代化”管理

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運用于慈善機構(gòu)，產(chǎn)生了大量的電子檔案，如慈善機構(gòu)的日常事務(wù)中形成的電子文件，社會各界通過網(wǎng)絡(luò)銀行的捐贈行為產(chǎn)生的記錄，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系產(chǎn)生的電子郵件，以數(shù)字化格式存在的圖像、視頻、聲音等多媒體文件資料。加之，紙質(zhì)檔案占用空間較大，且查找不方便。因此，慈善機構(gòu)檔案管理信息化是檔案管理規(guī)范化、精細化發(fā)展的必然趨勢和戰(zhàn)略選擇。

（一）紙質(zhì)檔案管理電子化。萊州市慈善總會辦公室在編錄紙質(zhì)檔案的目錄時，都采用了電子化存檔，紙質(zhì)檔案本身也都存有電子備份，且對電子檔案的文件名稱采用年月日加文件標題的方式命名。查找利用時，只需利用WORD文檔里的“編輯—查找”功能或利用計算機的“搜索”功能即可方便得到。

（二）電子文件歸檔規(guī)范化。與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項更為復(fù)雜精細的工作。因此，萊州市慈善總會辦公室制定了《電子檔案歸檔規(guī)范》，電子檔案分類的一級目錄按照年份，二級目錄與紙質(zhì)文件一級目錄相同，鑒于慈善工作臨時性、突發(fā)性較多的現(xiàn)實，又在捐贈救助類和義工活動類分設(shè)了臨時項目、中期項目、長期項目，提高了檔案的歸檔率和完整率，使得年度慈善工作一目了然。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，還將電子文件全部制成光盤存檔，并每5年轉(zhuǎn)儲一次，以確保檔案信息的安全。

（三）實施“紙質(zhì)檔案電子檔案雙向參照制”管理。在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件編碼及存址，同時在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用檔案時參照互補。

萊州市慈善總會辦公室通過實施慈善機構(gòu)檔案精細化管理形成歸檔及時、分類嚴格、立卷規(guī)范、同步信息化、利用便利的檔案管理體系，確保慈善機構(gòu)檔案的齊全完整和規(guī)范管理，使得慈善捐贈活動中捐贈物資來源、去向等各個環(huán)節(jié)脈絡(luò)清晰、有據(jù)可查，為慈善捐助工作及時公開相關(guān)信息奠定了堅實基礎(chǔ)，讓捐贈者放心、老百姓滿意，有效地推動了全市慈善事業(yè)的健康發(fā)展。