新形勢下維護(hù)檔案傳統(tǒng)安全與非傳統(tǒng)安全策略研究

文·朱斌善

檔案是歷史的記憶，承載著“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的重任，具有不可再生性，因此檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案事業(yè)的根基，責(zé)任重于泰山。巴西博物館和巴黎圣母院大火，為我們敲響了檔案實(shí)體保護(hù)的警鐘，加之信息技術(shù)的發(fā)展既給檔案工作帶來的臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，都讓檔案傳統(tǒng)安全與非傳統(tǒng)安全問題提到了前所未有的高度。檔案的傳統(tǒng)安全多是指檔案實(shí)體的安全，廣義的檔案實(shí)體概念是指以紙張、磁存貯、光盤、硬盤等介質(zhì)為材料存在的各種門類、各種載體的檔案。伴隨著檔案工作領(lǐng)域的逐步擴(kuò)大和信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，檔案安全的內(nèi)涵和外延發(fā)生了很大變化，檔案信息安全與檔案設(shè)備安全成為了檔案的非傳統(tǒng)安全。檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、檔案設(shè)備安全三者之間是相輔相成的關(guān)系，檔案實(shí)體安全是檔案信息安全的前提和基礎(chǔ)，沒有檔案實(shí)體安全，檔案信息安全會成為無源之水、無本之木，檔案設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與檔案信息安全所依賴的保障性工具。因此，傳統(tǒng)安全是基礎(chǔ)，非傳統(tǒng)安全是保障，在實(shí)際工作中，我們既要重視傳統(tǒng)安全，更要重視非傳統(tǒng)安全。

一、維護(hù)檔案實(shí)體安全的措施

（一）要防止人為因素對檔案實(shí)體的損壞

一要強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識。國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華在全國檔案局長館長會議上指出：“檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。”這說明在影響檔案安全的各種因素中，人是起決定性作用的。檔案部門要堅(jiān)持“預(yù)防為主，防范結(jié)合”原則，積極開展檔案安全宣傳教育活動，筑起專業(yè)檔案人員思想上的“銅墻鐵壁”。通過拍攝微電影、播放專題片、開展安全知識講座與競賽等方式，對專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行安全知識及警示教育培訓(xùn)；借助廣播電視、微信公眾號、地方報紙等媒介，加大對全社會的檔案安全宣傳教育力度，營造保護(hù)檔案安全的濃厚氛圍。檔案專業(yè)人員要積極參加消防、應(yīng)急管理等部門舉辦的專題培訓(xùn)，取得專業(yè)技術(shù)資格，增強(qiáng)預(yù)防和處置突發(fā)事故的能力。通過開展消防演練活動、召開安全工作會議、開展安全巡察等形式，督促全體檔案專業(yè)人員，真正把安全作為檔案管理的第一要務(wù)，作為檔案工作的生命線，克服僥幸心理和麻痹思想，不斷增強(qiáng)做好檔案安全工作的思想自覺和行動自覺。

二要健全安全管理制度，落實(shí)檔案安全保護(hù)措施。要嚴(yán)格貫徹落實(shí)《國家檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》要求，制定完善檔案收集、保管、存貯、利用等制度，嚴(yán)控“收、管、存、用”各個環(huán)節(jié)的安全管理。要做好機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的接收工作，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。落實(shí)人防、物防、技防措施，檔案庫房設(shè)置入侵報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)，有條件的單位還可安裝指紋識別、虹膜識別、臉部識別等門禁系統(tǒng)，嚴(yán)防檔案實(shí)體失竊。建立完善檔案出庫入庫制度、數(shù)字化外包安全管理制度、檔案保護(hù)與修復(fù)制度、檔案查借閱制度等，并切切實(shí)實(shí)、持之以恒執(zhí)行下去，既要杜絕只是把制度寫在紙上、貼在墻上、念在嘴上的現(xiàn)象，也要杜絕抓抓停停、忽冷忽熱、時緊時松的問題，真正使制度入心、入腦，落實(shí)到實(shí)際行動之中。

（二）要防止自然因素對檔案實(shí)體的損壞

一檔案庫房建筑要科學(xué)規(guī)劃，防止不可抗力因素的破壞。在檔案庫房建筑新建、改建和擴(kuò)建上，要嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。在檔案庫房建筑的選址上，應(yīng)注意選擇安靜、空氣新鮮的地方，嚴(yán)禁靠近易燃易爆等危險品作業(yè)場及倉庫；應(yīng)選擇地勢高、地下水位較低、易于泄水的干燥處，山區(qū)還要考慮滑坡、泥石流等地質(zhì)災(zāi)害；檔案庫房建筑上空不要有高壓電纜經(jīng)過；檔案庫房應(yīng)設(shè)在交通便利地區(qū)，便于檔案的開放利用，等等。不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況。不可抗力的來源既有自然現(xiàn)象，如地震、臺風(fēng)、洪水、冰雹，也有社會現(xiàn)象，如軍事行動、封鎖、政府禁令等。要未雨綢繆，增強(qiáng)前瞻性和預(yù)見性，提早制定《檔案災(zāi)害事故應(yīng)急處置預(yù)案》，盡力避免或減少不可抗力因素對檔案實(shí)體的損壞。

二增強(qiáng)防范和處置火災(zāi)事故的能力。要增強(qiáng)檔案庫房建筑自身抗擊災(zāi)害的能力。檔案庫房建筑要嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行防火規(guī)范，檔案庫房建筑的耐火等級不應(yīng)低于一、二級。檔案庫等重要用房應(yīng)設(shè)置火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動滅火設(shè)施或防火門，裝具采用不燃燒材料或難燃燒材料等，可采用潔凈氣體（如二氧化碳、七氟丙烷等）滅火系統(tǒng)或高壓細(xì)水霧等對檔案破壞性小的滅火系統(tǒng)。要認(rèn)真貫徹《消防法》，提高檢查消除火災(zāi)隱患的能力、救初級火災(zāi)的能力、組織疏散逃生能力、消防宣傳教育能力。設(shè)置消防安全總控室，配有專業(yè)技術(shù)資格人員值守。以“救早、滅小、3分鐘到場”為目的，建立微型消防站，發(fā)揮其火災(zāi)發(fā)現(xiàn)快、到場快、處置快的特點(diǎn)，將火災(zāi)事故消滅于萌芽狀態(tài)。

三要做好檔案庫房溫度濕度和空氣清潔度的控制與調(diào)節(jié)。不適宜的溫度濕度對檔案材料有多方面的破壞作用。高溫會使文件干燥，變脆，耐折程度降低；濕度過大會使文件受潮結(jié)成紙磚，文字會發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象；高溫高濕還會加速有害因素檔案的破壞，有利于微生物繁殖，易使檔案發(fā)生霉?fàn)€或蟲害。溫度過低，濕度過小也同樣不利于檔案的保管。再者，超標(biāo)的溫濕度，會加速光盤老化過程，導(dǎo)致電子文件的丟失。另外，二氧化硫、氯氣等有害氣體容易被紙張吸收，紙張酸化；灰塵顆粒對檔案紙張的摩擦既影響紙張的壽命，也會影響字跡的清晰度；由灰塵吸附的化學(xué)雜質(zhì)會吸收空氣中的水分使紙張粘結(jié)形成污垢，使檔案嚴(yán)重破壞。從而對保持檔案庫房溫濕度和空氣清潔度的傳統(tǒng)做法，費(fèi)時費(fèi)力。檔案庫房溫濕度一體化測控系統(tǒng)，機(jī)組外置，通過通氣管道輸送達(dá)標(biāo)溫濕度氣體入庫房，既節(jié)約了庫房面積，減少有害氣體和灰塵入侵，又確保用電安全，可謂一舉多得，值得推廣。

四要防止強(qiáng)光對檔案的損壞。光線對檔案的破壞主要是加速紙張老化和字跡色澤褪變的速度，其中破壞作用最大的是太陽光中的紫外線，這也是檔案防光的重點(diǎn)。防止光線對檔案的損壞，檔案庫房的窗子要少，南北向的窗子要小而窄，安裝遮光窗簾。人工光源，應(yīng)以白熾燈（即普通鎢絲燈泡）為好，不宜使用日光燈。此外，磁場對特殊檔案載體也有損害，如作用在磁帶上的磁場，如果其強(qiáng)度大于磁帶磁性材料的矯頑力，就會改變磁帶磁性材料的磁性，產(chǎn)生退磁現(xiàn)象。所以，保存磁帶的場所應(yīng)遠(yuǎn)離發(fā)動機(jī)、磁鐵、變壓器、空調(diào)機(jī)等強(qiáng)磁場環(huán)境。磁記錄材料檔案應(yīng)裝入抗磁材料支撐的盒內(nèi)和防磁柜內(nèi)保存。做好磁性載體檔案的可讀性檢測工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題馬上采取修復(fù)搶救措施。

（三）要防止生物因素對檔案實(shí)體的損壞

防止有害生物對檔案的損壞，要以預(yù)防為主，采取積極措施，防止霉菌和害蟲的發(fā)生；對已經(jīng)損壞的檔案，要及時采取有效方法，制止損害面蔓延擴(kuò)大。消滅霉菌和害蟲的傳統(tǒng)方法有很多，首先是控制庫房溫濕度，然后放置殺蟲劑，放置防霉劑，安裝臭氧消毒機(jī)。安裝鋼制防盜門窗，防止老鼠進(jìn)入，而后放置誘餌，吸引老鼠進(jìn)入粘鼠板、各類誘捕機(jī)關(guān)等。不提倡放置強(qiáng)效性高毒性毒劑，以避免毒品殘留引發(fā)的二次災(zāi)害。

（四）要做好安全風(fēng)險評估

識別危害是安全風(fēng)險評估的重要部分，只有提高風(fēng)險預(yù)判能力和前瞻性，才能有效識別管控檔案實(shí)體安全風(fēng)險。2018年12月，國家檔案局辦公室印發(fā)了《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》?！吨笜?biāo)體系》圍繞“安全第一、預(yù)防為主、突出重點(diǎn)”的原則，對檔案館中普遍存在的、多發(fā)性的風(fēng)險隱患進(jìn)行系統(tǒng)梳理，并針對風(fēng)險隱患的可能危害，提供預(yù)防措施，規(guī)避風(fēng)險或?qū)L(fēng)險的危害降至最低?！吨笜?biāo)體系》的出臺，為我們做好檔案保護(hù)工作提供了重要參考。

二、維護(hù)檔案信息安全的措施

（一）把好歸檔管理關(guān)

首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》，增強(qiáng)電子文件歸檔管理的自覺性與主動性。電子公文是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)制作形成的，能夠在電子存貯工具上存貯，并具有規(guī)范格式的公文。要著力扭轉(zhuǎn)過去電子公文管理中“重紙質(zhì)、輕電子，重傳輸、輕保存，重簽閱、輕歸檔”的局面；其次，要促進(jìn)機(jī)關(guān)單位辦公自動化系統(tǒng)中嵌入電子公文歸檔功能。在實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)有不少部門單位的電子政務(wù)辦公系統(tǒng)，沒有歸檔管理功能模塊，致使電子檔案的管理缺位，給工作造成被動；再次，要指導(dǎo)文件形成單位按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)施電子公文歸檔管理，并進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測。做到電子文件應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，從源頭確保電子檔案的齊全、完整，確保電子文件轉(zhuǎn)化為規(guī)范化的電子檔案。

（二）做好各種載體管理

一要盡快出臺電子檔案備份操作規(guī)程。電子檔案操作規(guī)程使電子檔案備份工作更加科學(xué)、規(guī)范、高效。目前，在我國的部門規(guī)章中，還沒有統(tǒng)一的、專門的電子檔案備份操作規(guī)程，各級檔案部門都在“各自為戰(zhàn)”，在一定程度上影響了電子檔案的備份工作。二為防止不可抗力對電子檔案數(shù)據(jù)的破壞，要以不同的載體對電子檔案進(jìn)行備份，并異地保存，尤其是對具有長期保存價值的縮微品或光盤等應(yīng)進(jìn)行有計(jì)劃、分步驟的異地備份，必要時對數(shù)字檔案的讀取設(shè)備包括軟、硬件也要同時進(jìn)行保存。異地存貯以選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方為宜。三要選擇物理性、化學(xué)性相對穩(wěn)定的存貯介質(zhì)，妥善處理電子檔案移交過程中各類存儲介質(zhì)，并做好轉(zhuǎn)換工作。

（三）維護(hù)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全

要按照《信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求》和《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》規(guī)定，嚴(yán)格區(qū)分涉密系統(tǒng)與非涉密系統(tǒng)的界限，并依據(jù)分級保護(hù)和等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)對涉密系統(tǒng)與非涉密系統(tǒng)進(jìn)行檢測。要實(shí)施局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)三網(wǎng)隔離，以及局域網(wǎng)與因特網(wǎng)的物理隔離，并配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施。要按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用可以確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)工明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案安全。嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》及其實(shí)施條例和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，嚴(yán)格審批程序，嚴(yán)格甄別開放檔案的范圍和內(nèi)容，達(dá)到既開放檔案，又確保檔案信息安全的目的。

三、維護(hù)設(shè)備安全的措施

多年來，我們只強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體的安全，隨著信息時代的到來，又將檔案信息安全提上日程，但卻很少提及檔案設(shè)備的安全。我們必須清醒地看到，檔案保管與利用工作必須在相關(guān)設(shè)備的輔助之下才能完成，這些設(shè)備包括溫濕度自動測控系統(tǒng)、消防電氣火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動消毒滅菌設(shè)備、門禁設(shè)備、周界監(jiān)控報警設(shè)備以及檔案閱覽、復(fù)制設(shè)備等。無論是哪一種設(shè)備都與檔案安全密切相關(guān)。一方面，設(shè)備失靈或損毀，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。如服務(wù)器遭遇雷擊，會導(dǎo)致服務(wù)器元件損毀，造成數(shù)據(jù)丟失；空調(diào)系統(tǒng)失靈，會使庫房溫濕度無法控制；周界監(jiān)控報警設(shè)備失靈，有了警情無法發(fā)出警告；消防設(shè)備失靈，關(guān)鍵時刻無法發(fā)揮作用。另一方面，設(shè)備本身也可能會成為檔案安全的隱患。如七氟丙烷等滅火材料，達(dá)到一定濃度，會對人體產(chǎn)生危害；消毒設(shè)備操作不當(dāng)，也可能對檔案和人員造成危害；許多高耗電設(shè)備，極易引起火災(zāi)。要確保設(shè)備安全，除采取必要的技術(shù)防范外，還必須經(jīng)常性地開展檔案設(shè)備安全檢查。必要時還要組織演練，以驗(yàn)證設(shè)備在關(guān)鍵時候是否能發(fā)揮作用。

總之，檔案安全問題無處不在，事故誘因復(fù)雜多樣，確保安全必須全面分析、系統(tǒng)應(yīng)對。檔案工作者肩負(fù)“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的歷史重任，要始終把保障檔案安全牢記在心，不斷提升保障檔案安全的能力，自覺承擔(dān)起維護(hù)檔案安全的重大政治任務(wù)，為推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量！