關于醫(yī)院人事檔案管理工作如何適應信息化時代的思考

文·梁璐

醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項必不可少的基礎工作。人事檔案的管理關系到每位職工的個人的學習、身份、生活、社會關系、工作職稱等經歷的真實性、全面性及保密性，人事部門應保護好人事檔案的安全，為醫(yī)院在培養(yǎng)、使用、選拔人才上提供可靠依據。隨著人事檔案管理制度的完善，管理水平的提高，為了減少傳統(tǒng)的人事檔案管理中檔案信息更新、錄入、利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，在信息化迅猛發(fā)展的今天，要讓人事檔案管理工作適應信息化時代的發(fā)展，利用信息技術的優(yōu)勢克服人事檔案傳統(tǒng)管理的弊端，從而全面提高人事檔案管理工作的準確 、高效與便捷。

一、人事檔案管理工作信息化的優(yōu)點

人事檔案信息化管理，能快捷地對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和檢索，保障人事檔案管理工作準確、高效運行，使人事檔案管理工作的綜合效益得到提升。

（一）歸檔材料更準確

醫(yī)院涉及人員數量較多，收集存檔工作繁重而瑣碎，需要檔案管理人員花費大量的精力和時間，稍有松懈就會出現(xiàn)失誤，造成檔案材料缺失，降低檔案的真實性、準確性。而信息化技術的使用，一是可以通過網絡及時傳送歸檔材料，及時掌握應歸檔材料的歸檔進度；二是利用軟件系統(tǒng)的糾錯功能，可以對錄入錯誤、原始錯誤進行及時提醒，從而提高檔案管理工作效率；三是利用信息計算能力，及時核對資料和材料間的邏輯關系，從而提高工作的準確性。

（二）查閱檔案更方便

傳統(tǒng)的檔案利用方式，需要管理人員手工查找檔案，如果查找的信息過多，不僅需要花費很多的時間和精力，還會有找不到檔案的情況，查找檔案的速度、效率、準確性低下。檔案信息化可以提供利用檢索功能，只要做好初始資料的收集和登記，就會比較清楚的知道歸檔信息，縮小了檔案查找范圍。同時，信息化提供了便捷的通道，可以迅速的完成檔案查閱。并且通過信息統(tǒng)計功能，可以為單位發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、使用人才，為配置人才、任命干部、評先樹優(yōu)以及職稱晉升等提供準確可靠的第一手資料。

（三） 信息利用更有效

傳統(tǒng)的人事檔案大多是以紙質材料為主進行信息記錄和保存，這種實物資源存儲的方式不易攜帶，在傳遞過程中很容易出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象。借助于電子化的人事檔案信息管理系統(tǒng)可以有效地規(guī)避這一系列問題。信息化后的人事檔案資料是以數字信號或者磁信號的方式儲存，使檔案資料傳輸更加便捷，并可以通過備份避免信息丟失，從而極大提高醫(yī)院人事檔案信息利用率。并且，在信息網絡系統(tǒng)中，借助各種信息化平臺，可以過對醫(yī)院人事檔案資料進行及時統(tǒng)計研究，這也有助于人事檔案管理工作的創(chuàng)新。

（四）資源共享更容易

在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中，許多工作主要是依靠管理人員手工完成，或者是利用計算機輔助來完成，譬如使用EXCEL進行信息錄入等，這使得檔案信息子在科室之間、部門之間進行共享比較困難。而在網絡環(huán)境下構建的檔案信息化管理系統(tǒng)，不僅能夠比較高效且準確地記錄所有人事信息，而且還能準確地展示出每一細節(jié)的流程，如崗位調整、績效考核、薪資管理等信息流轉過程，并且使不同科室以及部門之間能夠快捷方便地共享這些檔案信息資源。

二、人事檔案管理工作如何適應信息化

（一）要從傳統(tǒng)的管理理念向信息化管理理念轉變

傳統(tǒng)人事檔案的管理工作任務繁重、效率低下，亟待改革，而理念上的轉變是改革的先決條件。因此，人事檔案管理工作者應該與時俱進，轉變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，認識待信息化時代帶給人事檔案管理工作的益處及重要性，在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作基礎上，建立適應新時代發(fā)展要求的人事檔案信息化管理模式，加速人事檔案信息化發(fā)展的速度，使人事檔案管理工作與信息化建設工作同步發(fā)展，不斷提高提高人事檔案管理水平。

（二）建立完善人事檔案信息化管理的指導體系

加強人事檔案信息化管理工作規(guī)范指導體系的建立，可以讓人事檔案信息化系統(tǒng)的建立更加標準化與規(guī)范化，保證檔案信息化數據更加完整、準確，檔案信息管理更加科學、安全檔案，檔案信息利用更加便捷、快速，可以使紙質檔案與數字檔案縝密銜接，有效地實現(xiàn)對檔案信息的管理、應用和綜合分析。

（三）建立健全人事檔案信息管理系統(tǒng)

人事檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理轉變，需要建立完善的人事檔案數據庫管理系統(tǒng)。人事檔案數據庫的建立，首先需要對人事檔案信息進行準確錄入，并對系統(tǒng)進行動態(tài)管理，要及時更新人事檔案信息，保證人事檔案信息完整、系統(tǒng)。其次，要在建立過程中查找問題、補救漏洞、優(yōu)化流程，最大程度地實現(xiàn)人事檔案信息的共享。

（四）敦促人事檔案數據庫與信息網絡的有機整合

人事檔案信息化的實現(xiàn)，促進了人事檔案數據化與自動化的有機結合，使人事檔案信息資源可以自動歸檔整合、便捷保管利用，極大滿足了人事單位以及用戶個人的需求，也使人事檔案信息資源得以標準化、規(guī)范化，形成安全的人事檔案信息化的準體系。因此，各單位應加強技術上的合作，將云計算技術應用到人事檔案管理工作中，將海量以及排列混亂的人事檔案信息可以有機整合、云空間存儲，為檔案用戶實現(xiàn)更為直觀，有序的數據信息。

（五）建立完善的監(jiān)督監(jiān)管機制

人事檔案信息化管理系統(tǒng)的完善和網絡平臺的建立，使人事檔案信息免除了惡意刪除和無故添加的弊端，充分發(fā)揮了信息化帶給人事檔案管理工作的監(jiān)督監(jiān)管的作用。相關紀檢等監(jiān)督檢察單位在人事檔案管理系統(tǒng)的幫助下，可以對人事檔案相關信息進行實時的真實性鑒定、準確性核實以及錯誤清理修正，并可以對人事檔案信息進行查漏補缺，使人事檔案管理工作隨時都能得到監(jiān)督，化解了傳統(tǒng)管理模式下監(jiān)督監(jiān)管不到位的問題。

（六）克服計算機的網絡風險，提高信息資源的安全性

計算機網絡容易被網絡病毒、黑客的襲擊，人事檔案的信息資源也存在著被破壞的風險，所以我們要采取措施防范化解這一風險。首先，要建立人事檔案安全管理的保護制度及實施流程，并嚴格落實。其次，要建立人事檔案數據備份以及恢復機制，以防止數據丟失或網絡風險帶來的隱患。再次，要對人事檔案管理人員進行網絡信息安全教育培訓，增強人事檔案信息資源的安全管理意識，以規(guī)范管理，減少風險，并在問題出現(xiàn)后可以及時補救。

總之，人事檔案信息化建設使每個檔案用戶的信息得到了動態(tài)化的管理，確保了檔案信息真實、準確、可靠，人事檔案管理工作的效率得到大幅度提高。通過檔案管理理念的轉變，人事檔案信息化管理指導體系的完善，人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立，人事檔案數據庫與信息化的有機整合及計算機網絡風險的預等措施，可以將醫(yī)院人事檔案傳統(tǒng)管理模式成功地轉化為信息化管理模式，全面推進人事檔案信息化建設，適應信息化時代的發(fā)展，使醫(yī)院人事檔案管理工作更加準確 、高效與便捷。