人事檔案丟失現(xiàn)象分析及對(duì)策

文·李芳歌 李海寧

近年來，因人事檔案丟失而不能辦理退休、大學(xué)生畢業(yè)后自主創(chuàng)業(yè)幾年后重新入職企事業(yè)，因找不到人事檔案而喪失機(jī)會(huì)、考公務(wù)員因沒有檔案而不能入職等事情屢屢見報(bào)，這讓我一名基層檔案工作者深感人事檔案工作的重要性。

一、造成人事檔案丟失的原因

（一）不知道檔案在哪里

許多人從來沒有見過自己的檔案，對(duì)自己的人事檔案沒有概念，不知道檔案里的內(nèi)容，也不知道檔案存在哪里或國(guó)家對(duì)人事檔案存放地點(diǎn)的有關(guān)規(guī)定，更不知道人事檔案有什么作用，導(dǎo)致離開學(xué)校后檔案就不知所蹤了。

（二）平時(shí)用不到檔案

現(xiàn)有社會(huì)的人員結(jié)構(gòu)中，民營(yíng)企業(yè)、自主擇業(yè)人員、農(nóng)村居民不需要升職、加薪、辦理退休等手續(xù)，所以一般用不著人事檔案?；鶎訃?guó)有企業(yè)規(guī)模小，各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，職工的各項(xiàng)報(bào)酬得不到保障，不能按照國(guó)家的規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)聘和工資晉升等，平時(shí)也不怎么用到人事檔案。像基層的區(qū)直國(guó)有企業(yè)，工作人員不評(píng)聘職稱，年度考核不填寫考核表，工資變動(dòng)由領(lǐng)導(dǎo)層決定，每個(gè)人的工資怎么定、績(jī)效工資怎么算，下個(gè)文件就行了，所以基本上不往人事檔案里存放什么資料。我曾經(jīng)去過一個(gè)區(qū)直國(guó)有企業(yè)整理檔案，發(fā)現(xiàn)有三分之二的人員沒有人事檔案，他們也覺得不正常，認(rèn)為反正有工資，到時(shí)退休就行了。即使部分人有人事檔案，也沒有把平時(shí)的在職學(xué)歷深造、培訓(xùn)結(jié)業(yè)、職稱評(píng)聘以及企業(yè)就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職的材料填充到人事檔案中。通常在用檔過程中才知曉問題嚴(yán)重，幸運(yùn)的能補(bǔ)上，不幸者就因此而錯(cuò)失機(jī)會(huì)了。

（三）檔案不跟人走

在供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革和產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的大背景下，人才流動(dòng)呈現(xiàn)了新特點(diǎn)和新規(guī)律，形成了在東南沿海城市就業(yè)與人才回流返鄉(xiāng)就業(yè)創(chuàng)業(yè)共存的新局面，人才流動(dòng)的頻率和速度在不斷加快。從一個(gè)單位跳槽到另一個(gè)單位，有的人能把檔案移交到新的工作單位，但有的單位沒有人事管理權(quán)限不能接受人事檔案，如果不知道把檔案移交到就業(yè)地人才交流市場(chǎng)里，時(shí)間長(zhǎng)了成了“棄檔”；有的人從原單位提出檔案來，就放在自己家里保存，時(shí)間長(zhǎng)了找不到了，就造成檔案丟失；有的人大學(xué)畢業(yè)后自主創(chuàng)業(yè)，和管理自己檔案的部門沒有溝通，檔案長(zhǎng)期擱置在人才市場(chǎng)里，成了“死檔”。這種“人檔分離”“死檔”“棄檔”“重復(fù)建檔”及檔案材料不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn)，增加了人事檔案管理的難度。

（四）檔案工作自身的問題

1.檔案管理制度不健全。由于檔案管理工作在部門中比較弱勢(shì)，管理制度不健全或有制度也不嚴(yán)格執(zhí)行、缺乏獎(jiǎng)懲制度使工作出現(xiàn)失誤不受到應(yīng)有的處罰等現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致檔案管理人員沒有敬畏之心、沒有工作責(zé)任心、沒有工作的積極性和主動(dòng)性。

2.缺乏專職檔案管理人員。多數(shù)基層人事檔案工作沒有專職管理人員，大多數(shù)為兼職且調(diào)整頻繁。平時(shí)工作交接中，手續(xù)不規(guī)范，不按照要求填寫交接單，不實(shí)地清點(diǎn)檔案，甚至不交接檔案工作的事情屢屢發(fā)生，導(dǎo)致檔案材料丟失、損毀，形成很多安全隱患。

3.檔案工作得不到重視。由于上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門對(duì)人事檔案工作沒有明確的考核任務(wù)，使各基層單位多忽視檔案工作的重要性，檔案工作在資金、政策上得不到相應(yīng)的支持，阻礙了人事檔案工作的良性發(fā)展。

二、解決人事檔案管理工作問題的措施

（一）大力宣傳人事檔案的重要性

1.對(duì)高校學(xué)生進(jìn)行檔案宣傳

人事檔案是由學(xué)籍材料轉(zhuǎn)化而來的，學(xué)校是人事檔案的初建單位，有義務(wù)對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳介紹，讓學(xué)生知曉人事檔案、了解人事檔案，知道檔案在自己人生中所發(fā)揮的重要作用，并督促學(xué)生在升學(xué)、就業(yè)時(shí)，及時(shí)向有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞自己的人事檔案。要教育學(xué)生牢固樹立人檔合一的思想，確保自己走到哪里，檔案就轉(zhuǎn)遞到哪里，為人事檔案的齊全完整打下良好的基礎(chǔ)。

2.對(duì)用人單位進(jìn)行檔案宣傳

針對(duì)用人單位而言，檔案的重要性更加凸顯。用人單位想要取得長(zhǎng)足的發(fā)展，就需要充實(shí)有才華的人才，不斷給自身注入新鮮血液。而篩選應(yīng)聘者的時(shí)候，通過筆試、面試只可初步考察應(yīng)聘者的基本素質(zhì)，要想做進(jìn)一步的了解，就需要調(diào)閱人事檔案，對(duì)應(yīng)聘者的個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)道德和工作能力做全面的考察，從而對(duì)應(yīng)聘者作出更為客觀的評(píng)價(jià)。因此，要檔案部門要加大對(duì)用人單位的宣傳力度，讓用人單位把好人事檔案的第二個(gè)關(guān)口，敦促當(dāng)事人該補(bǔ)充資料的補(bǔ)充資料，該找回檔案的找回檔案，為人事檔案工作的有序發(fā)展保駕護(hù)航。

3.對(duì)全社會(huì)進(jìn)行宣傳引導(dǎo)

提高全社會(huì)的檔案意識(shí)是檔案部門經(jīng)久不衰的命題，檔案部門要采取各種方式來提升宣傳引導(dǎo)的效果。特別是在數(shù)字化、信息化的背景下，更應(yīng)該借助于各種新媒體擴(kuò)大檔案宣傳的范圍和受眾人群，讓人事檔案的重要性深入人心，營(yíng)造全社會(huì)對(duì)人事檔案工作齊抓共管的良好局面。

（二）整合資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通資源共享

1.由國(guó)家檔案部門統(tǒng)一組織研發(fā)高水準(zhǔn)、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，整合各級(jí)各部門的人事檔案信息，兼容和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)時(shí)更新檔案信息，對(duì)人事檔案的去向進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通、資源共享。

2.構(gòu)建信息化查詢系統(tǒng)，通過智能識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息的智能化管理，實(shí)現(xiàn)夸行業(yè)、夸地區(qū)、跨部門的人事檔案去向查詢，以明確個(gè)人人事檔案的存放地點(diǎn)。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員在檔案管理中起著關(guān)鍵的作用。在實(shí)踐中，應(yīng)選擇素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事人事檔案管理工作。同時(shí)還要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，普及檔案管理知識(shí)，傳授現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與技能，提高檔案管理人員的工作能力。并加強(qiáng)隊(duì)伍的管理與考核，積極推進(jìn)檔案人員持證上崗制度，以提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。