面向復(fù)雜工作流的農(nóng)業(yè)科研協(xié)同辦公平臺設(shè)計

李昀　吳華瑞　顧靜秋　楊寶?！≈烊A吉

摘 要：

隨著計算機的普及和信息化技術(shù)的高速發(fā)展，協(xié)同辦公系統(tǒng)在商務(wù)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，但在農(nóng)業(yè)領(lǐng)域尤其是農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域的應(yīng)用較少。與商務(wù)領(lǐng)域不同的是，農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域具有截然不同的工作流程和協(xié)同辦公模式。若套用現(xiàn)成的商業(yè)OA系統(tǒng)會出現(xiàn)很多功能的缺陷和流程設(shè)計的不匹配，文章提出的農(nóng)業(yè)科研協(xié)同辦公平臺，滿足農(nóng)業(yè)科研對平臺各個子系統(tǒng)的信息共享和數(shù)據(jù)獨立，同時對辦公痕跡進(jìn)行持久化保存，滿足科研工作快速、精準(zhǔn)、高效的辦公流程。

關(guān)鍵詞：

科研辦公;協(xié)同辦公;工作流;流程管理;農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化

中圖分類號：S-1

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI：10.19754/j.nyyjs.20191130002

基金項目：2019年度農(nóng)業(yè)農(nóng)村部農(nóng)業(yè)信息軟硬件產(chǎn)品質(zhì)量檢測重點實驗室建設(shè)項目（項目編號：PT2019-28）

為本文通訊作者

引言

隨著數(shù)據(jù)爆炸時代的來臨，信息技術(shù)在科學(xué)研究、科技開發(fā)、科研管理等工作中扮演著越來越重要的角色，“創(chuàng)新與服務(wù)”是農(nóng)業(yè)科研的根本，而許多農(nóng)業(yè)科研單位仍在采用傳統(tǒng)的辦公方式進(jìn)行運作和管理，傳統(tǒng)的辦公方式下，各部門資源得不到最優(yōu)化的利用，團隊之間協(xié)作效率不高，一定程度上影響研發(fā)、實驗?zāi)芰涂蒲泄芾硭?多個各團隊之間信息共享不充分，在管理業(yè)務(wù)內(nèi)容多、科研項目多、研究方向雜的情況下，無法避免的開展重復(fù)性工作，研發(fā)效率上受到較嚴(yán)重影響;信息匯總集成度不足，無法直觀、準(zhǔn)確、實時地反映科研、人事、財務(wù)、推廣、產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展情況，不能及時監(jiān)控和管理科研部門的工作、科研項目的執(zhí)行，難以協(xié)調(diào)材料供給、經(jīng)費發(fā)放、科研攻關(guān)、信息共享等各環(huán)節(jié)的控制管理[1]。

近年來國家一號文件持續(xù)關(guān)注農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新，2015年8月，國務(wù)院文件《關(guān)于加快轉(zhuǎn)變農(nóng)業(yè)發(fā)展方式的意見》正式出臺，把轉(zhuǎn)變農(nóng)業(yè)發(fā)展方式作為當(dāng)前和今后一個時期加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的根本途徑。順應(yīng)時代的要求和國家的號召，愈來愈多的農(nóng)業(yè)科研單位陸續(xù)開始起用信息化協(xié)同辦公平臺[3，4]，而國家級、省級農(nóng)業(yè)科研院所普遍職能處室、研究所（中心）數(shù)量眾多，各個處室、所（中心）的管理方式、流程差異很大，且辦事流程會隨著業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行添加、改進(jìn)、失效[5-7]，為了適應(yīng)這種變化，本文設(shè)計了可調(diào)度的工作流管理方案，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行封裝，以滿足日常業(yè)務(wù)靈活多變的需求，實現(xiàn)對協(xié)同科研辦公過程中對復(fù)雜工作流的處理，對大數(shù)量用戶、團隊、部門進(jìn)行綜合性服務(wù);對跨單位、跨部門項目申報、執(zhí)行、成果推廣等工作進(jìn)行高效、科學(xué)管理。用信息化的手段改變農(nóng)業(yè)科研管理模式，提高管理與服務(wù)能力，助力農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展。

1 設(shè)計與實現(xiàn)

1.1 平臺架構(gòu)

平臺采用B/S 3層結(jié)構(gòu)，運行環(huán)境分客戶端/移動終端、應(yīng)用服務(wù)器端和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器端3部分。平臺整合國家現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技城網(wǎng)絡(luò)平臺、農(nóng)業(yè)數(shù)字圖書館、農(nóng)村遠(yuǎn)程教育平臺、國家現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系管理平臺、全國基層農(nóng)技推廣體系[8]信息管理系統(tǒng)、農(nóng)業(yè)專家系統(tǒng)平臺、農(nóng)產(chǎn)品市場搜索引擎[9];研發(fā)農(nóng)業(yè)科研行政辦公系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)。建立統(tǒng)一資源服務(wù)門戶;覆蓋職能處室日常辦公功能;構(gòu)建人事人才管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn);規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程;構(gòu)建一體化的財務(wù)管理系統(tǒng);構(gòu)建院、所兩級科管規(guī)范化業(yè)務(wù)流程;實現(xiàn) “三農(nóng)”科技服務(wù)[10]需求對接;實現(xiàn)對產(chǎn)業(yè)化工作的管理與服務(wù);實現(xiàn)對已有系統(tǒng)的無縫整合;實現(xiàn)平臺與涉農(nóng)信息資源共享平臺的數(shù)據(jù)注冊、接入與共享。結(jié)合工作流調(diào)度管理模塊，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)數(shù)據(jù)開放共享，科研辦公的有序開展和高效管理。

平臺子系統(tǒng)及功能設(shè)計如圖1所示。

1.2 工作流調(diào)度管理

在平臺框架的基礎(chǔ)上附加工作流調(diào)度管理模塊，實現(xiàn)流程的自動化處理。模塊以工作流引擎[11]和規(guī)則引擎[12]為核心，設(shè)計了上層和底層的各類適配器，并對平臺各子系統(tǒng)提供豐富的調(diào)用接口。

將工作流調(diào)度管理模塊架構(gòu)分為為數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)

連接層、引擎及適配器層、接口層和展現(xiàn)層5層。數(shù)據(jù)層處于架構(gòu)最低端，用于存儲流程、實例、日志等數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)連接層承上啟下，連接底層數(shù)據(jù)庫與各類引擎、適配器，對數(shù)據(jù)的調(diào)用進(jìn)行統(tǒng)一管理;引擎及適配器層是工作流調(diào)度管理的核心，聚合流程引擎、規(guī)則引擎、業(yè)務(wù)功能適配器等子模塊;接口層對平臺中需要進(jìn)行工作流管理的各功能模塊提供接口;在圖形界面層，平臺業(yè)務(wù)模塊對工作流模塊的接口進(jìn)行調(diào)用，實現(xiàn)工作流的定制與使用。

以流程引擎為核心，實現(xiàn)單一簽核、多人處理、多人順序、多人單一簽核4種辦理類型，支持表單審理流程，并且對角色權(quán)限信息進(jìn)行管理，在業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)持久化等各個方面與平臺各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進(jìn)行靈活集成。以工作流管理方法為支撐，提供系統(tǒng)、流程、組織機構(gòu)以及應(yīng)用管理功能，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)流程模式化集中管控，減輕平臺管理負(fù)擔(dān)。基于瀏覽器，采用圖形拖拽、屬性設(shè)置等可視化的方式進(jìn)行順序、分支、并發(fā)、合并等基本工作流流轉(zhuǎn)模式，和異步并發(fā)、子流程嵌套、自由轉(zhuǎn)辦、退回、跳轉(zhuǎn)、取回、跳過、復(fù)雜合并等復(fù)雜工作流流轉(zhuǎn)模式的設(shè)置;對主辦、協(xié)辦、讀者、已辦者、創(chuàng)建者、管理者等角色和權(quán)限進(jìn)行設(shè)計，以簡化模型設(shè)計方式實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程模型的快速建立與展現(xiàn)，提升流程變更的靈活度和敏捷度。

2 辦公管理示例

工作流調(diào)度管理模塊為農(nóng)業(yè)科研協(xié)同辦公平臺提供工作流技術(shù)實現(xiàn)，農(nóng)業(yè)科研協(xié)同辦公管理主要涵蓋科研院所的所有流程審批業(yè)務(wù)[13]，包括請示事項、收文、發(fā)文、用章管等;支持院所兩級分級審批[14]。

2.1 請示事項

請示事項包括請示和報告，請示由所/中心向院長辦公室發(fā)起，需要院辦主任及相關(guān)處室、院領(lǐng)導(dǎo)審批后，返回結(jié)果;報告由所/中心向院處室或院領(lǐng)導(dǎo)提交的情況說明資料，可沒有返回結(jié)果。

適用用戶：

所/中心公文管理員、職能處室、院領(lǐng)導(dǎo)。

角色說明：

請示發(fā)起人：所/中心行文管理員、職能處室。

審批人：院領(lǐng)導(dǎo)、職能處室領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員。

承辦人：職能處室、所中心。

所/中心發(fā)起請示申請，交由院辦進(jìn)行審批，院辦主任審批后，轉(zhuǎn)相關(guān)職能處室或主管副院長審批，經(jīng)院長審定后，請示辦結(jié);所有流程流轉(zhuǎn)必須由院辦轉(zhuǎn)發(fā)。

如圖3所示，所/中心科研員工在線填寫請示申請，保存并打印后，線下找所/中心負(fù)責(zé)人簽字，將簽字后掃描件作為請示附件提交，同時交給辦公室，辦公室確認(rèn)后在線提交請示申請并將請示文件交院辦，院辦收到后，協(xié)助完成在線/線下審批。

場景1：任何一步的審核者如果審批不通過，請示結(jié)束并退至申請者。

場景2：院長辦公室主任審核后，若不需要院領(lǐng)導(dǎo)審批，可直接辦結(jié)。

場景3：院辦如果需要其他處室或領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助審核，則可將請示轉(zhuǎn)到其他處室或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo);若領(lǐng)導(dǎo)需要其他領(lǐng)導(dǎo)或處室協(xié)辦，則流程流轉(zhuǎn)回支點處室，由支點處室轉(zhuǎn)交。

場景4：若院領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果為拒絕，則支點處室可以直接退回發(fā)起單位。

場景5：若院辦（支點處室）拒絕，則直接退回發(fā)起單位。

場景6：若領(lǐng)導(dǎo)不通過在線審批，則由院辦打印內(nèi)收公文批辦單（其中內(nèi)容系統(tǒng)自動補充），請領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后將領(lǐng)導(dǎo)意見補充到審批流程內(nèi)。

場景7：當(dāng)流程處于某個審批人處，但審批人無法審核需要重新委派審批人時，可以由院辦重新指派，原委辦記錄取消。

2.2 收文

收文主要為外收公文，一般流程為：首先將外收文件進(jìn)行登記，填寫外收文件登記單，包含收文編號、日期、來文字號、來文機關(guān)、文件標(biāo)題、密級、承辦單位、簽收人及處理結(jié)果。

角色說明：

請示發(fā)起人：所/中心行文管理員、職能處室。

審批人：院領(lǐng)導(dǎo)、職能處室領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員。

承辦人：職能處室、所中心。

外部單位發(fā)送公文到院長辦公室，院長辦公室登記、掃描后，轉(zhuǎn)交院領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)指定執(zhí)行處室后，由院辦轉(zhuǎn)交相關(guān)處室，辦結(jié)。轉(zhuǎn)辦的職能處室/所中心可以同時多個。

2.3 發(fā)文

發(fā)文包括院外發(fā)文和院內(nèi)發(fā)文，所有院外發(fā)文都必須經(jīng)過院辦，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后發(fā)出;院內(nèi)發(fā)文一般由職能處室直接發(fā)起，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后，面向院內(nèi)發(fā)出。

2.3.1 院外公文

角色說明：

職能處室：發(fā)起發(fā)文申請;協(xié)助確認(rèn)。

院辦：協(xié)助審核及發(fā)出。

院領(lǐng)導(dǎo)：審批確認(rèn)。

流程說明：

職能處室/所（中心）發(fā)起公文外發(fā)申請，并交由院辦，由院辦主任審批后轉(zhuǎn)相關(guān)處室或領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，由院辦校準(zhǔn)（包括校對格式、用語等）外發(fā)公文，辦結(jié)。

場景1：若領(lǐng)導(dǎo)需要其他處室協(xié)助確認(rèn)，可以由院辦轉(zhuǎn)到其他相關(guān)處室協(xié)助確認(rèn)。

場景2：所（中心）可將公文發(fā)到職能處室審核再到院辦，也可直接發(fā)給院辦，由院辦負(fù)責(zé)流程審核。

2.3.2 處室公文

業(yè)務(wù)流程：

角色說明：

職能處室：起草公文，分發(fā)公文;協(xié)助確認(rèn)公文。

院領(lǐng)導(dǎo)：公文審核、確認(rèn)。

所中心：接收公文。

流程說明：

院職能處室起草公文，并交由院領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，由職能處室分發(fā)給相關(guān)單位（處室、所中心）。如院領(lǐng)導(dǎo)需相關(guān)部門協(xié)助審核，則由發(fā)起處室，轉(zhuǎn)交其他處室進(jìn)行審核。

2.4 用章申請

用章申請包括處室蓋章申請和院章申請;處室章由處室及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;院章需由相關(guān)處室及領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后，院辦方可蓋章。

2.4.1 院章

業(yè)務(wù)流程：

角色說明：

所/中心：發(fā)起用章申請。

院辦：轉(zhuǎn)相關(guān)職能處室、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助審批;院辦蓋章，辦結(jié)。

院領(lǐng)導(dǎo)：審批、確認(rèn)。

流程說明：

所中心發(fā)起院章用章申請，并上傳經(jīng)所級單位審核通過憑證，發(fā)送給職能處室審批，主管院長審批，審批通過后，院辦蓋章，辦結(jié)。

場景1：職能處室需要找主管院長確認(rèn)，則由直接轉(zhuǎn)交給主管院長。

場景2：職能處室和院辦可退回申請。

場景3：主管院長審批后，直接流轉(zhuǎn)到院辦，院辦根據(jù)審批意見決定蓋章或退回。

2.4.2 處室章

業(yè)務(wù)流程：

角色說明：

所/中心：發(fā)起用章申請。

院辦：轉(zhuǎn)相關(guān)職能處室、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助審批;院辦蓋章，辦結(jié)。

院領(lǐng)導(dǎo)：審批、確認(rèn)。

流程說明：

所/中心發(fā)起處室章用章申請，處室審核通過后，蓋章，辦結(jié)。

分支：處室需要領(lǐng)導(dǎo)或其他處室協(xié)助審核，則由處室轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)或其他處室協(xié)助審核，審核通過后，蓋章。

2.5 流程可視化

流程審批過程中，提供可視化了解流程當(dāng)前狀態(tài)及歷史審批過程[15]，支持反饋意見、反饋文件的在線實時查看;同時提供手機App接口以及微信服務(wù)號接口，實現(xiàn)可視化移動辦公。

3 結(jié)論

本文針對農(nóng)業(yè)科研工作辦公各類業(yè)務(wù)場景研究設(shè)計了農(nóng)業(yè)科研協(xié)同辦公平臺，無紙化了特定的農(nóng)業(yè)科研工作流程，改善農(nóng)業(yè)科研院所協(xié)同管理信息化支撐條件，構(gòu)建項目、成果、人才、基地、設(shè)備與科學(xué)數(shù)據(jù)文獻(xiàn)等共性數(shù)據(jù)資源并開發(fā)部署數(shù)據(jù)共享服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)高密度匯聚與權(quán)限內(nèi)一站式共享檢索;建立面向全體科研、管理人員、社會公眾的統(tǒng)一資源服務(wù)門戶、高度集成協(xié)同的院所兩級管理與服務(wù)信息化全覆蓋的大平臺，提升科研、人事、檔案信息化管理效率和能力，滿足科研單位日常事務(wù)數(shù)字化、流程化、規(guī)范化管理，資源統(tǒng)一調(diào)配和領(lǐng)導(dǎo)輔助決策服務(wù)的要求。

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作者簡介：

李昀（1969-），男，高級工程師。研究方向：信息化管理應(yīng)用;顧靜秋（1977-），男，副研究員。研究方向：農(nóng)業(yè)智能系統(tǒng)研究。