SAP系統(tǒng)的財務(wù)內(nèi)部控制管理探討

曲敬濤

[摘 要]SAP作為一種ERP系統(tǒng)，在近年來對我國財務(wù)核算軟件市場影響較大，大中型企業(yè)核算軟件的選擇逐漸向其傾斜。SAP系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)核算，更能夠?qū)⒐芾硭枷?、?zhàn)略目標以數(shù)據(jù)形式傳遞至系統(tǒng)中，強大的核算和管理能力對我國當(dāng)前的核算與管理機制產(chǎn)生了一定沖擊，同時也對使用SAP系統(tǒng)企業(yè)的內(nèi)部控制提出新的要求。基于此，本文就SAP系統(tǒng)內(nèi)部控制環(huán)境的變化及關(guān)鍵點進行分析，以期為相關(guān)研究者在強化SAP環(huán)境下內(nèi)部控制工作提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]SAP;內(nèi)部控制管理;財務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.027

[中圖分類號]F275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）22-00-02

1? ? ?SAP對企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的影響

1.1? ?通過系統(tǒng)設(shè)置不相容職務(wù)權(quán)限，便于企業(yè)操作管理

SAP系統(tǒng)在系統(tǒng)核算管理控制模塊中，對不相容職務(wù)進行了精細化分類，對不同行業(yè)中的不相容崗位做出了不同操作和審核權(quán)限，可以切實增強企業(yè)在運營過程中的權(quán)限意識，也便于企業(yè)在出現(xiàn)風(fēng)險和問題時落實崗位責(zé)任。SAP系統(tǒng)在使用過程中權(quán)限劃分極為明確，且數(shù)據(jù)交叉流動性較好，在明確崗位職能的環(huán)境下保障了數(shù)據(jù)傳輸穩(wěn)定，能夠基于企業(yè)實際的運營管理更改權(quán)限，切實增強了崗位數(shù)據(jù)傳送的時效性，從而滿足崗位制約的內(nèi)控需求。SAP在實踐操作中，對于崗位權(quán)限限制要優(yōu)于目前市場上的其他ERP系統(tǒng)，脫離崗位審核的業(yè)務(wù)將無法進行，保障了生產(chǎn)經(jīng)營活動完全在權(quán)限內(nèi)實施，確保每一個風(fēng)險控制點均被相關(guān)風(fēng)險管理人員所控制。

1.2? ?控制方式發(fā)生變化

企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制措施以手工紙質(zhì)化的處理控制模式為主，在當(dāng)前的信息化環(huán)境下，大多企業(yè)的內(nèi)部控制雖然實現(xiàn)了信息化處理，但較多仍以人工管理為主。在SAP的管理模式下，內(nèi)部控制機制能夠以數(shù)據(jù)形式設(shè)定在系統(tǒng)內(nèi)部，將生產(chǎn)經(jīng)營活動轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)在SAP系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，SAP系統(tǒng)內(nèi)部依據(jù)內(nèi)部控制機制所設(shè)定的程序公式能夠?qū)⒉煌臉I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞至相關(guān)處理或?qū)徍素?zé)任人處，保障數(shù)據(jù)傳遞的完整和時效性，達到事中控制的目的，而傳統(tǒng)的內(nèi)部控制多基于對已經(jīng)發(fā)生項目的事后審計和核對。

1.3? ?內(nèi)部控制由事后監(jiān)督轉(zhuǎn)向以事前預(yù)防、事中檢查為主

我國傳統(tǒng)的財務(wù)核算軟件受制于傳統(tǒng)核算觀念和客觀條件限制，由財務(wù)人員對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行匯總錄入，在月末通過人力結(jié)合電子技術(shù)對數(shù)據(jù)進行匯總和分析，在此環(huán)境中，需要在數(shù)據(jù)審核和分析過程中投入大量的人力和物力來保障數(shù)據(jù)真實有效，一旦財務(wù)部門人員編制不足或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)激增，往往難以在經(jīng)營過程中提供具備時效性的財務(wù)數(shù)據(jù)，僅能夠在月末數(shù)據(jù)匯總時為財務(wù)數(shù)據(jù)使用者提供參考資料，使企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理和經(jīng)營決策存在一定的滯后性。在SAP核算系統(tǒng)中，財務(wù)數(shù)據(jù)除部分較為特殊或較為依賴財務(wù)人員專業(yè)判斷的業(yè)務(wù)需要財務(wù)人員手工錄入外，大部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠通過特定的程序公式轉(zhuǎn)換為財務(wù)數(shù)據(jù)，財務(wù)人員可以降低數(shù)據(jù)錄入的工作壓力，轉(zhuǎn)而強化數(shù)據(jù)復(fù)核和審查，財務(wù)數(shù)據(jù)能夠在業(yè)務(wù)發(fā)生時進行實時更新，保障數(shù)據(jù)的時效性，同時也為內(nèi)部控制和運營管理的事中控制和監(jiān)管奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，有利于企業(yè)在經(jīng)營過程中實時發(fā)現(xiàn)問題，并通過實時數(shù)據(jù)對發(fā)展方向進行及時有效分析和調(diào)整，提升企業(yè)的經(jīng)營靈活性。

1.4? ?關(guān)鍵控制點發(fā)生變化

SAP系統(tǒng)與傳統(tǒng)核算軟件的核心差異在于數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換能力，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制工作需要保障財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)配比，保障財務(wù)數(shù)據(jù)能夠真實有效地反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，但SAP軟件能夠通過程序公式對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，大大增強了財務(wù)數(shù)據(jù)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)反映的真實性，所以企業(yè)的內(nèi)部控制工作在控制點上應(yīng)該轉(zhuǎn)移至財務(wù)人員手工錄入的憑證以及業(yè)務(wù)人員對SAP操作的準確性上，保障原始數(shù)據(jù)的真實有效以及財務(wù)人員通過專業(yè)判斷手工錄入數(shù)據(jù)的準確性。

2? ? ?SAP環(huán)境下財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)關(guān)鍵點分析——以銷售和收款循環(huán)為例

與傳統(tǒng)的控制關(guān)鍵點不同，在SAP環(huán)境下，企業(yè)集團對制訂的預(yù)算計劃可以導(dǎo)入SAP系統(tǒng)中，將相關(guān)價格權(quán)限、客戶信用額度、發(fā)票開具、銷售退貨等權(quán)限進行分別設(shè)置，內(nèi)部控制工作無需對業(yè)務(wù)人員超權(quán)限操作進行重點控制，需要對審批權(quán)限進行精準控制，保障業(yè)務(wù)發(fā)生符合企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展。

第一，企業(yè)需要依據(jù)戰(zhàn)略發(fā)展需求區(qū)分重點業(yè)務(wù)與一般業(yè)務(wù)，制定業(yè)務(wù)指標并錄入SAP系統(tǒng)中，實現(xiàn)銷售預(yù)算的滾動預(yù)測和數(shù)據(jù)實時分析，為制訂下一步銷售計劃服務(wù)。第二，系統(tǒng)中商品的銷售價格可以被設(shè)定，不同權(quán)限人員可以對相同商品進行不同程度地折扣處理，一旦銷售人員在低于管控價的基礎(chǔ)上進行銷售，在錄入銷售數(shù)據(jù)時即可觸發(fā)相關(guān)審批流程，只有通過最終的權(quán)限控制人員審批，經(jīng)濟業(yè)務(wù)才能實現(xiàn)，數(shù)據(jù)才能推送至財務(wù)部門，財務(wù)部門才能進行結(jié)算和發(fā)票開具，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動得以有序進行。第三，銷售印鑒保管、銷售合同審核等通過有效權(quán)限設(shè)置，可以保障銷售合同必須通過有效的價格審批、準確的法務(wù)控制實現(xiàn)，大大增強了每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的可控性。第四，銷售活動在通過法務(wù)、財務(wù)等部門審核時，結(jié)算收款并開具發(fā)票后，銷售部門能夠在系統(tǒng)中進行出庫操作，倉儲部門依據(jù)出庫單對商品進行出庫，不會在單據(jù)傳遞過程中出現(xiàn)人為修改現(xiàn)象，避免產(chǎn)生出庫商品與實際銷售商品不符的風(fēng)險。第五，從銷售、收款、出庫的角度來看，SAP系統(tǒng)中對于權(quán)限設(shè)定極為重要，在內(nèi)部控制工作中對權(quán)限的使用情況要進行精準控制，從而最大限度地降低生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險。

3? ? ?SAP環(huán)境下財務(wù)內(nèi)控建設(shè)成效幾個關(guān)鍵因素分析

3.1? ?集團一體化思路，統(tǒng)一流程操作

企業(yè)集團應(yīng)用SAP系統(tǒng)時，必須對所有的子公司員工進行培訓(xùn)。SAP的操作模式和核算觀念是對傳統(tǒng)核算理念的推翻重置，在SAP系統(tǒng)中，企業(yè)集團核算是一個統(tǒng)一的整體，要求集團內(nèi)的子公司摒棄原有各自的核算習(xí)慣，對相同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)做出統(tǒng)一的復(fù)核結(jié)果。首先，企業(yè)集團必須對每一個會計科目的釋義進行匯總并下發(fā)至各子公司，保障每一經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算都是依據(jù)集團核算要求進行的，簡單以財務(wù)費用而言，財務(wù)費用下的二級科目往往存在手續(xù)費、貼現(xiàn)費用、利息收入、利息支出、審計費用等，在傳統(tǒng)的核算中，可能存在部分子公司利息收入直接沖減利息支出的行為，供應(yīng)商的票據(jù)貼現(xiàn)補貼沖減財務(wù)費用貼現(xiàn)費用的行為。此外，部分子公司完全以二級科目為準，做到收支分離，導(dǎo)致核算口徑不一致，各子公司在數(shù)據(jù)分析時的財務(wù)費用率存在差異，不利于集團對財務(wù)費用的分析和控制。在此環(huán)境中，企業(yè)集團制定統(tǒng)一的核算規(guī)則，加之行之有效的績效考核方式，能夠?qū)AP上線后的數(shù)據(jù)真實性和可比性進行強化，保障匯總數(shù)據(jù)真實有效。

3.2? ?完善內(nèi)部交易控制

在企業(yè)集團的經(jīng)營活動中，難以避免各子公司之間或子公司與母公司之間存在資金拆借、原材料或貨物調(diào)撥、固定資產(chǎn)等非流動資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等事項。SAP核算系統(tǒng)可以對內(nèi)部公司編碼進行統(tǒng)一設(shè)置，并在程序公式設(shè)定中制定內(nèi)部交易模式，對內(nèi)部交易、債權(quán)債務(wù)和現(xiàn)金流量進行特定數(shù)據(jù)匯總，構(gòu)建出完善的內(nèi)部交易機制，保障內(nèi)部交易數(shù)據(jù)有效體現(xiàn)出來，在編制管理口徑報表時準確剔除，保障管理口徑數(shù)據(jù)能夠真實地反映企業(yè)的經(jīng)營狀況。對于上市公司而言，SAP系統(tǒng)在多個子公司甚至經(jīng)營區(qū)域共用一個賬套，子公司之間或子公司與總部之間的內(nèi)部交易需要有效反映出來，保障報表合并時財報的真實性，避免數(shù)據(jù)失真導(dǎo)致不必要的麻煩。在必要的情況下，企業(yè)可以另外開辟BPC等軟件來對內(nèi)部交易數(shù)據(jù)進行復(fù)核，對SAP數(shù)據(jù)中的真實性進行復(fù)核。

3.3? ?SAP系統(tǒng)流程的規(guī)范化操作

SAP系統(tǒng)由德國所研發(fā)，我國引進時間并不是很長，雖然在近年來通過我國很多研發(fā)團隊開發(fā)和企業(yè)的實踐使用，但是仍然與我國部分制度和地域性約束存在差異，使財務(wù)人員必須對業(yè)務(wù)所推送的財務(wù)數(shù)據(jù)進行專業(yè)分析和判斷，對存在差異的數(shù)據(jù)進行更正。舉例而言，業(yè)務(wù)部門出于運營需求，需要對庫存商品進行內(nèi)部結(jié)算用于促銷或內(nèi)部員工激勵，SAP系統(tǒng)往往受制于程序設(shè)定，將內(nèi)部結(jié)算商品予以費用化，但是相關(guān)費用化科目與實際費用承擔(dān)單位不符，或是將本應(yīng)納入成本管理的內(nèi)部結(jié)算業(yè)務(wù)統(tǒng)一納入費用管理，用于員工激勵內(nèi)部結(jié)算業(yè)務(wù)，并未進行個稅和增值稅調(diào)整，如此不僅會導(dǎo)致費用失真，更會加大稅務(wù)風(fēng)險。在實踐操作中，財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)和內(nèi)部控制的有效性成為規(guī)避財務(wù)核算風(fēng)險的重要保障，也就成為企業(yè)集團內(nèi)部控制的重點。

3.4? ?以財務(wù)為中心的系統(tǒng)，緩和業(yè)財矛盾

與傳統(tǒng)核算軟件中財務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生方式存在差異，成為財務(wù)內(nèi)部控制的重心，在傳統(tǒng)核算過程中，財務(wù)人員在手工錄入財務(wù)數(shù)據(jù)的同時對業(yè)務(wù)所提供單據(jù)進行復(fù)核，一旦單據(jù)反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)失真，會以口頭或書面形式通知改正后錄入核算系統(tǒng)。但是在SAP環(huán)境下，日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)部門錄入，業(yè)務(wù)部門在SAP系統(tǒng)的操作能力直接影響財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性，財務(wù)數(shù)據(jù)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)錄入更為依賴，在數(shù)據(jù)形成上更為被動，這可能導(dǎo)致財務(wù)與業(yè)務(wù)存在一定矛盾，在此環(huán)境中，企業(yè)集團需要給財務(wù)充分的復(fù)核權(quán)限和督促更正權(quán)力，可以在內(nèi)部控制制度中將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的準確性納入考核，對需要反結(jié)算等重置事項進行績效考核，奠定業(yè)務(wù)部門錄入數(shù)據(jù)真實性的基礎(chǔ)。同時，企業(yè)集團也需要對財務(wù)人員復(fù)核進行考核，避免過度依賴業(yè)務(wù)推送數(shù)據(jù)使企業(yè)在經(jīng)營過程中產(chǎn)生財務(wù)數(shù)據(jù)脫離企業(yè)會計制度的現(xiàn)象，進而產(chǎn)生資金、稅務(wù)等經(jīng)營風(fēng)險。簡言之，就是賦予財務(wù)人員更大的監(jiān)督管理權(quán)限，但是同時要強化對財務(wù)人員權(quán)限使用考核，盡可能通過制度約束降低財務(wù)與業(yè)務(wù)之間的矛盾，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動有序進行，進一步降低經(jīng)營風(fēng)險。

主要參考文獻

[1]白立敏.淺析SAP對財務(wù)行業(yè)帶來的變革及其在財務(wù)實際工作中的有效應(yīng)用[J].會計師，2015（21）.

[2]林柳燕.SAP信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制之思考[J].中國管理信息化，2019（1）.

[3]宋汝楠，張麗賢.如何利用SAP系統(tǒng)提高審計效率[J].財會學(xué)習(xí)，2018（12）.