利用ARIS平臺開展流程建設(shè)的思考與實踐

鄒超 胡蕊 蘇益華

【摘要】當(dāng)今，管理能力是企業(yè)核心競爭力的理念已經(jīng)被廣泛接受和實踐。管理流程則是企業(yè)管理能力構(gòu)成的最基本單元和最直接展現(xiàn)，它的科學(xué)性、全面性、系統(tǒng)性程度直接決定企業(yè)運行的效率和效果，可以說，管理流程建設(shè)是所有管理活動中最基礎(chǔ)、最前提的工作，同時也是一個長期的、反復(fù)的過程。

【關(guān)鍵詞】ARIS平臺;流程建設(shè);思考

以筆者所在企業(yè)為例，在各級領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的共同推進(jìn)下，本企業(yè)流程建設(shè)不斷完善，為各項工作的開展提供了支撐和保障，但是，管理流程水平距離體系化目標(biāo)還有很大的差距。一方面是流程體系與管理要求的差距。一部分流程與規(guī)章制度存在不同程度的匹配性問題，需要重新梳理和調(diào)整;一部分流程的設(shè)計本身存在缺陷，不能閉環(huán)、不講效率、隨意性大，需要制定流程的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范。同時，隨著十所主業(yè)的高速發(fā)展，管理上的新情況和新問題層出不窮，需要通過管理流程體系的建設(shè)，形成對問題的快速反應(yīng)能力，保障中心工作順暢開展;另一方面是流程管理手段滯后，導(dǎo)致很難形成對流程的全局性、系統(tǒng)性的把控能力，流程的優(yōu)化和再造處在頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的初級水平，需要通過學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)工具方法，對管理流程體系建設(shè)提供強有力的支撐。

基于上述現(xiàn)狀分析，本企業(yè)從2017年起做了部分有益嘗試并取得了階段性成果，在此做一個小結(jié)和分享。

一、引入先進(jìn)的管理理念、使用專業(yè)的流程管理工具

德國Software AG公司的ARIS是目前國際上公認(rèn)的最先進(jìn)的流程管理軟件，是源自德國的軟件產(chǎn)品，最早由德國流程管理大師奧古斯特-威爾漢.謝爾教授（Prof.August-Wilhelm Scheer）30年前開發(fā)成形的。這套軟件可以為企業(yè)提供完整的業(yè)務(wù)流程管理服務(wù)，是一個自1994年以來世界領(lǐng)先的企業(yè)流程建模與分析工具。ARIS流程建設(shè)理念以EBPM設(shè)計平臺為載體，由“房式結(jié)構(gòu)”“Y式架構(gòu)”、事件驅(qū)動流程鏈、多體系整合等核心理論支撐，可以滿足我們對流程設(shè)計、管控的需求。

二、形成統(tǒng)一的、科學(xué)的流程設(shè)計規(guī)范

在引入ARIS軟件前，本企業(yè)在設(shè)計流程表述標(biāo)準(zhǔn)上花費了大量的時間和精力，由于欠缺流程管理的相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗，很難找到符合大多數(shù)管理業(yè)務(wù)要求、滿足大多數(shù)員工使用需求的表述標(biāo)準(zhǔn)。借助ARIS軟件房式結(jié)構(gòu)的流程要素梳理方法，我們可以統(tǒng)一流程描述語言、統(tǒng)一流程相關(guān)要素，實現(xiàn)流程的顯性化、模型化和體系化，很好地解決上述問題。在核心方法論的指導(dǎo)下，根據(jù)本企業(yè)流程建設(shè)工作要求、實際情況、以及對將來流程管理應(yīng)用的預(yù)期，詳細(xì)梳理并明確我們對于流程管理的真實需求，制定出滿足企業(yè)各職能處室人員開展工作的流程設(shè)計規(guī)范。利用ARIS軟件設(shè)計流程所遵循的流程設(shè)計規(guī)范稱為建模規(guī)范，從表現(xiàn)載體的角度講，建模規(guī)范應(yīng)包括相應(yīng)的建模方法和模板（在接觸ARIS軟件的初期階段，要對建模規(guī)范手冊、以及建模規(guī)范培訓(xùn)材料進(jìn)行留存，為后續(xù)流程數(shù)據(jù)庫的動態(tài)維護(hù)和深度開發(fā)提供支撐）。

建模規(guī)范要包括建模方法和原則、模型類型、相關(guān)對象、連接、屬性等，以及命名規(guī)則、存儲規(guī)則、圖形版式等。除此之外，通過定制模板，可以實現(xiàn)規(guī)范模型、對象、連線的圖形用例和字體等，保證建模的風(fēng)格統(tǒng)一。這樣，建模規(guī)范作為為建模人員提供的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以保證在多人協(xié)同建模時模型的正確性和一致性。當(dāng)然，要想編制出符合管理要求的建模規(guī)范，既不能只停留在理論層面憑空想象，也不能完全照搬其他企業(yè)，一定是通過一段時期的建模工作，結(jié)合自己的實際情況，最終沉淀形成的、可長期用于流程管理的核心思想與工作方法。

三、整合典型的管理要素，搭建企業(yè)級的流程架構(gòu)

企業(yè)級流程架構(gòu)是開展流程管理甚至整個管理工作的基礎(chǔ)框架，是對業(yè)務(wù)流程根據(jù)流程產(chǎn)出的相似性進(jìn)行結(jié)構(gòu)化劃分的框架，包括對流程的分類與分層。流程分類是指根據(jù)流程的業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行歸類，比如質(zhì)量管理類流程、戰(zhàn)略管理類流程等等。流程分層是按照職能管理主要做的事及主要管理對象兩個維度進(jìn)行分析，進(jìn)一步對流程進(jìn)行類別細(xì)分，例如：物資采購類管理流程，按照“主要做的事”來細(xì)分，可以分為物資需求申報流程、物資采購流程、物資入庫流程等，按照“管理對象”來細(xì)分，可以分為辦公用品采購流程、行政物資采購流程等。

按照上述邏輯完成職能流程架構(gòu)的搭建后，會形成一個虛擬的“流程池”，在此“流程池”中，羅列了管理活動中涉及的所有“流程”。要確保整個企業(yè)的“流程”只有一套，且能夠持續(xù)被流程管理需求所應(yīng)用。搭建職能流程架構(gòu)，是對管理領(lǐng)域相應(yīng)的職能架構(gòu)的一次全面梳理和再認(rèn)識過程，同時體現(xiàn)在ARIS中，是各類、各項業(yè)務(wù)從宏觀到微觀的展現(xiàn)過程，流程架構(gòu)體現(xiàn)為包括流程地圖（一級流程目錄）、流程區(qū)域圖（二級流程目錄）和 流程場景圖（三級流程目錄）。

管理要素與業(yè)務(wù)流程的有機整合則是ARIS軟件強大功能的又一體現(xiàn)。所謂管理要素，指的是在各項業(yè)務(wù)展開過程中需要遵循、參照或者為業(yè)務(wù)順利開展提供支撐的各類要素，例如組織機構(gòu)、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、表單、信息系統(tǒng)等等，將管理要素與流程整合，就是要明確業(yè)務(wù)流程在整個組織運行、運轉(zhuǎn)中的核心地位，以流程為紐帶，將與該流程相關(guān)的各種管理要素構(gòu)建成一套完整、關(guān)聯(lián)和動態(tài)的管理體系模型。這套模型既是管理現(xiàn)狀的最完整和全面的呈現(xiàn)，也是進(jìn)一步分析和優(yōu)化的堅實基礎(chǔ)。ARIS系統(tǒng)還可以基于管理模型自動生成的各類管理文檔和分析報告。這些輸出，可以清晰地告訴管理者和操作者，當(dāng)前企業(yè)的管理思路是什么、工作流程和工作要求是什么、有什么潛在的問題;可以告訴管理人員，當(dāng)前我的崗位職責(zé)是什么、哪些工作是我的本職工作。同時，還可以使信息技術(shù)人員清楚，將流程電子化、固化到執(zhí)行系統(tǒng)中應(yīng)該關(guān)注什么。

四、搭建并發(fā)布業(yè)務(wù)流程管理平臺

企業(yè)中絕大多數(shù)管理業(yè)務(wù)的發(fā)起點是一線員工，可以說，全所員工是流程的執(zhí)行者，同時流程也服務(wù)于廣大員工，員工對流程體系建設(shè)和管理平臺的使用感受和改進(jìn)建議就是機關(guān)管理工作水平的直接體現(xiàn)。為了提高效率、明晰職責(zé)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的知識共享，以流程管理為切入點，搭建一個流程設(shè)計、發(fā)布和管理平臺是非常必要的。一方面，平臺可以為員工對現(xiàn)有管理業(yè)務(wù)的建議、意見提供一個反饋載體，通過對流程以及流程管理平臺的意見收集，形成執(zhí)行-反饋-優(yōu)化-提升的上升通道和良性循環(huán)，實現(xiàn)高效流程的建立;另一方面，為了避免重復(fù)建設(shè)、浪費資源，流程管理平臺應(yīng)秉承著“一套數(shù)據(jù)、多種應(yīng)用”的思路開展建設(shè)。要將設(shè)計完成的管理體系發(fā)布到一個多維展示界面上，并將原有管理體系模型中所包含的大量高價值的管理信息，通過一定的邏輯從新的視角、維度和細(xì)度進(jìn)行組合，按員工和管理者的需要從不同的視角和維度進(jìn)行展示，可滿足不同的查詢要求。

五、結(jié)語

流程建設(shè)是一項長期、復(fù)雜的基礎(chǔ)性工作，也是當(dāng)下治理、運營企業(yè)非常核心、重要的抓手。流程建設(shè)每一步都要穩(wěn)扎穩(wěn)打，切不可急于求成。如果把整個過程分為理清楚、管起來、持續(xù)優(yōu)化3大階段，從目前的管理現(xiàn)狀看，我們現(xiàn)在正處于“理清楚”的階段，要用2-3個年度周期甚至更長時間把所有的業(yè)務(wù)活動梳理全、理清楚，達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，一定會為企業(yè)各項業(yè)務(wù)的管理、優(yōu)化提供非常扎實的基礎(chǔ)，我們也一定會在流程建設(shè)的過程中逐漸感受到梳理流程給我所運營帶來的巨大收益。