新時期城建檔案管理信息化建設(shè)分析

劉慶平

【摘要】近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為各個領(lǐng)域以及各個行業(yè)在生產(chǎn)與生活過程中的重要組成部分。尤其是對于城市建設(shè)領(lǐng)域來說，其城建檔案作為城市信息資源的集中點(diǎn)，在城市建設(shè)及管理過程中所發(fā)揮的實(shí)質(zhì)性作用是不可替代的。那么，如何在信息化社會不斷發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)對城建檔案的有效管理，成為相關(guān)部門需要思考的問題?；诖?，本文對城建檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】新時期;城建檔案管理;信息化建設(shè)

隨著城市化建設(shè)的快速發(fā)展，城市整體功能的構(gòu)建愈發(fā)完善。在此情況下，城建檔案管理工作的順利開展顯得尤為重要。但對于傳統(tǒng)方式下的城建檔案管理工作來說，其工作流程比較繁瑣、工作內(nèi)容比較復(fù)雜，這就導(dǎo)致城建檔案管理工作的難度增加。而城建檔案的信息化管理工作，不僅能夠縮短工作流程、簡化工作內(nèi)容，也能夠?qū)崿F(xiàn)電子化的記錄方式，進(jìn)而為檔案管理的安全性提供了重要保障。

一、城建檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）管理意識不高的問題。在開展城建檔案管理工作的過程中，檔案的信息化管理主要是為了簡化相關(guān)管理人員的工作內(nèi)容與工作流程，但也正是因?yàn)槿绱?，相關(guān)管理人員在實(shí)際管理的過程中出現(xiàn)了過度依賴信息化系統(tǒng)、對待工作不認(rèn)真的現(xiàn)象，導(dǎo)致城建檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的概率直線上升。在這種管理意識嚴(yán)重匱乏的工作環(huán)境下，相關(guān)管理人員非但沒有對其加以重視，反而繼續(xù)對傳統(tǒng)方式下過于棘手的管理模式進(jìn)行應(yīng)用，這便造成了檔案管理工作難度的增加。由于傳統(tǒng)管理觀念下的檔案管理工作并不能滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的實(shí)際需求，導(dǎo)致檔案管理工作在實(shí)際開展的過程中出現(xiàn)了不斷受挫、不斷落后的現(xiàn)象，進(jìn)而阻礙了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（二）管理系統(tǒng)過于簡單的問題。對于傳統(tǒng)方式下的城建檔案管理工作來說，其主要是利用人工操作的方式對城建圖紙與相關(guān)資料進(jìn)行合理編整及歸納，這種方式不僅會浪費(fèi)大量的人力、精力與物力，還會拖慢整個管理工作的進(jìn)度，甚至?xí)蚬芾硎д`而達(dá)不到預(yù)期的管理效果。比如，在利用傳統(tǒng)方式對城建檔案進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)管理人員需要以首字母為依據(jù)進(jìn)行排版，這種排版及管理的方式雖然看起來比較簡單，但若是想要實(shí)現(xiàn)對城建圖紙的有效查閱，需要浪費(fèi)大量的時間進(jìn)行查詢。這不僅會降低檔案信息化管理的管理效率，也會加大管理難度，進(jìn)而阻礙了城建檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（三）管理人員素質(zhì)過低的問題。在對城建檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，相關(guān)部門除了要對檔案管理的效率進(jìn)行有效提升外，還應(yīng)對相關(guān)管理人員的自身素質(zhì)進(jìn)行強(qiáng)化。但是就目前來看，相關(guān)管理人員在實(shí)際管理的過程中不僅存在工作上的疏忽，在個人素質(zhì)以及綜合素質(zhì)的問題上也存在著比較嚴(yán)重的缺失。比如，部分管理人員在實(shí)際工作的過程中并沒有對檔案管理工作加以重視，也沒有對其進(jìn)行細(xì)致化管理，這就導(dǎo)致檔案管理工作的出錯率越來越高，這不僅會對城建檔案管理的可持續(xù)發(fā)展造成影響，也會因態(tài)度不認(rèn)真而導(dǎo)致檔案整理與管理工作達(dá)不到管理要求，進(jìn)而造成了管理效率與管理質(zhì)量的直線下降，最終影響了城建工作的順利開展。

二、城建檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施

（一）對新型的檔案管理理念加以重視。對于城建檔案的管理系統(tǒng)來說，其在實(shí)際使用的過程中主要由軟硬件設(shè)施和相關(guān)數(shù)據(jù)資料組合而成。其中，軟硬件設(shè)施是通過外部購買所得，而相關(guān)數(shù)據(jù)資料則是城建檔案管理工作中需要重點(diǎn)關(guān)注的核心內(nèi)容，這便需要相關(guān)管理人員在實(shí)際管理的過程中，既要對其進(jìn)行悉心建設(shè)，也要對其進(jìn)行日常維護(hù)。在此情況下，要想適應(yīng)現(xiàn)代化社會不斷發(fā)展及變遷的實(shí)際需求，相關(guān)管理人員就必須要樹立正確的新型檔案管理理念，并在加大重視力度的同時對城建檔案的信息化管理保持積極的管理態(tài)度。首先，相關(guān)管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，在滿足檔案管理信息化建設(shè)需求的基礎(chǔ)上，對其總體規(guī)劃進(jìn)行合理制定，并制定出較為合理的實(shí)施步驟，以確保所構(gòu)建出的城建檔案管理信息化系統(tǒng)能夠以循序漸進(jìn)為主要管理原則進(jìn)行有效管理。其次，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對城建檔案管理平臺進(jìn)行有效構(gòu)建，并加大對檔案管理信息化建設(shè)與數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)力度，以確保能夠?qū)崿F(xiàn)對城建檔案的信息化管理。

（二）對管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行有效提升。對于城建檔案管理工作來說，管理人員是實(shí)現(xiàn)對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的關(guān)鍵性因素之一。所以，要想促進(jìn)城建檔案的信息化管理，就必須要在實(shí)際管理的過程中對管理人員的實(shí)質(zhì)性作用進(jìn)行充分發(fā)揮，并以“以人為本”為主要管理理念對檔案管理人才的培養(yǎng)戰(zhàn)略進(jìn)行有效實(shí)施。但是對于城建檔案管理的信息化建設(shè)來說，它雖然對原本過于傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了有效改變，但對于相關(guān)管理人員的管理要求卻愈發(fā)嚴(yán)格。所以，相關(guān)部門應(yīng)制定相應(yīng)的措施對管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升：首先，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合實(shí)際需求對現(xiàn)有的相關(guān)管理人員開展二次教育工作，并定期利用開會或是演講的方式對相關(guān)管理人員實(shí)施崗位培訓(xùn)，同時也要對檔案管理人員所具備的信息化管理知識與管理技能進(jìn)行有效培訓(xùn)，以確保檔案管理人員都能夠具備高質(zhì)量的信息化管理技能與管理知識，進(jìn)而為城建檔案的信息化管理提供保障。其次，相關(guān)部門應(yīng)對相應(yīng)的招聘企劃進(jìn)行合理制定，并引進(jìn)檔案信息化管理的專業(yè)人才，同時也要有計劃地對人才培養(yǎng)方案進(jìn)行合理制定。最后，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，對相應(yīng)的激勵政策進(jìn)行合理制定，以確保能夠?qū)n案管理人員的工作積極性與工作熱情進(jìn)行有效提升，進(jìn)而起到鼓舞的作用，最終為城建檔案管理的信息化建設(shè)提供保障。

（三）對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行有效完善。對于城建檔案的管理工作而言，它與檔案管理工作的特征與屬性是一致的。但就現(xiàn)階段而言，唯一一個可以作為城建檔案管理的法律依據(jù)便是《檔案法》，但這并不能作為城建檔案管理信息化建設(shè)的法律依據(jù)。所以，在對城建檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，相關(guān)部門應(yīng)制定能夠滿足城建檔案信息化管理的法律法規(guī)，并加大對其的建設(shè)力度。同時，各地區(qū)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合地區(qū)的發(fā)展特點(diǎn)對城建檔案的信息化管理政策進(jìn)行有效制定，并對檔案管理的收費(fèi)要求、管理程序等內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格管理，以確保所制定出的城建檔案信息化管理政策能夠滿足各地區(qū)發(fā)展的實(shí)際需求，進(jìn)而為城鎮(zhèn)檔案信息化管理的順利進(jìn)行提供保障。此外，相關(guān)政府部門也應(yīng)加大對城建檔案信息化管理的資金投入力度。對于城建檔案管理信息化建設(shè)而言，其在實(shí)施的過程中所需要的軟硬件設(shè)施是需要自行購買的，所以大部分管理人員為了節(jié)約管理成本，沒有對信息化的軟硬件設(shè)施進(jìn)行采購;有部分地區(qū)的政府部門雖然給予了一定的資金支持，但支持力度不大，軟硬件設(shè)施便出現(xiàn)了老化現(xiàn)象過于嚴(yán)重的情況，進(jìn)而阻礙了城建檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。由此可見，只有保證財政資金充足，才能夠?yàn)槌墙n案管理的信息化建設(shè)提供保障。基于此，相關(guān)政府部門在開展預(yù)算工作的過程中，一定要對城建檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行充分考慮，并以此來促進(jìn)城建檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。

三、結(jié)束語

綜上所述，近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，城建檔案的管理模式也在不斷發(fā)生變化。為了滿足現(xiàn)階段城市建設(shè)的實(shí)際需求，相關(guān)部門加大了對城建檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，并對其進(jìn)行了有效研究。

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