提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

邸攀峰

【摘要】要想推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)提高檔案信息化建設(shè)重視度，建立健全檔案信息化管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，同時(shí)堅(jiān)持安全利用的原則，維護(hù)檔案權(quán)威。鑒于此，本文在分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出具體的建設(shè)策略，以期提高事業(yè)單位檔案管理的效率及質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);策略

近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平逐步提升，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，事業(yè)單位要想提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須全面加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作的完善，合理引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、技術(shù)及設(shè)備。在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等逐步滲入到事業(yè)單位管理工作中，在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善技術(shù)設(shè)施配置。在事業(yè)單位檔案管理方面，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關(guān)軟件、硬件設(shè)施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級(jí)。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策”進(jìn)行分析研究，具備一定的價(jià)值意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析

從現(xiàn)狀來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開展迫在眉睫，結(jié)合信息化建設(shè)工作前期情況，發(fā)現(xiàn)主要存在以下方面的問(wèn)題，具體包括：

（一）檔案信息化建設(shè)重視度不足。在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時(shí)間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法奏效，需要大量硬件、軟件設(shè)備的支持，比如說(shuō)性能穩(wěn)定、安全系數(shù)高、信息存儲(chǔ)量大的存儲(chǔ)設(shè)備，以構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲(chǔ)、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)。但是由于經(jīng)費(fèi)有限，管理理念陳舊，部分事業(yè)單位并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，未意識(shí)到檔案管理對(duì)于先進(jìn)信息技術(shù)手段的需求，管理技術(shù)手段落后，檔案信息化建設(shè)受到制約。

（二）缺乏保密性與安全性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)面臨著保密性與安全性不足的缺點(diǎn)，具體如下：1.檔案保密法律制度不健全。《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》無(wú)法滿足社會(huì)信息安全保障的需求，導(dǎo)致檔案信息化管理保密工作的開展沒(méi)有健全的法律依據(jù)。2.檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)。管理人員對(duì)于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經(jīng)常會(huì)做一些具有泄密風(fēng)險(xiǎn)的事情，比如說(shuō)利用公共計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等。3.保密技術(shù)落后。我國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)較為落后，保密防范措施無(wú)法跟上網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的腳步，網(wǎng)絡(luò)信息安全性無(wú)法得到有力的保障。

（三）管理人員信息化素質(zhì)有待提高。信息時(shí)代發(fā)展前期，事業(yè)單位在檔案管理工作上，通常采用人工管理的模式，由于信息化程度較低，大部分管理人員是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識(shí)的能力較差，不具備現(xiàn)代化的信息素質(zhì)，有些甚至無(wú)法熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公。除了信息素質(zhì)低之外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、工作流程不熟悉;部分人員對(duì)于《檔案法》及相關(guān)方面檔案管理規(guī)定不熟悉，保密意識(shí)不強(qiáng)，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

如前所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在一些較為明顯的問(wèn)題，為了提升單位檔案管理信息化建設(shè)的效率及質(zhì)量，有必要注重有效策略在其中的應(yīng)用。總結(jié)起來(lái)，具體策略如下：

（一）提高檔案信息化建設(shè)重視度。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢所需資源，工作效率大大提高。因此，事業(yè)單位必須意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的意義，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，加大資金投入，借鑒其他單位的經(jīng)驗(yàn)，選擇合適的信息化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備。而且，在構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)后，管理部門應(yīng)該秉承著政務(wù)信息公開的原則，適度公開檔案信息，簡(jiǎn)化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴(kuò)大檔案的利用范疇，讓檔案管理能夠得到監(jiān)督，以提高檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提升檔案利用率。

（二）建立健全檔案信息化管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張為載體的，在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現(xiàn)字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應(yīng)該改變檔案管理方式，引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，加大資金投入力度，構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲(chǔ)、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)，并將計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲(chǔ)媒介儲(chǔ)存在合理的地方，按照時(shí)間、種類及機(jī)密程度，分類存放，將儲(chǔ)存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性。同時(shí)，使用數(shù)字處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，儲(chǔ)存起來(lái)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，提高檔案利用率。

（三）堅(jiān)持安全利用，維護(hù)檔案權(quán)威。電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應(yīng)該從以下兩個(gè)方面保障檔案安全：1.制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案利用的需求，制定科學(xué)合理的開放利用程序，構(gòu)建差異化的等級(jí)權(quán)限制度以及責(zé)任追究制，對(duì)于涉及個(gè)人隱私及組織機(jī)密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術(shù)設(shè)備來(lái)保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當(dāng)事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過(guò)程中，做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?，并且合理利用?jì)算機(jī)防火墻，以免計(jì)算機(jī)故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導(dǎo)致電子檔案丟失，或者泄密。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)切實(shí)掌握各類現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，并且應(yīng)用相關(guān)軟件、硬件設(shè)施，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統(tǒng)及數(shù)字化設(shè)施后，應(yīng)該組織檔案管理人員進(jìn)行集訓(xùn)，讓其掌握檔案管理的信息技術(shù)，在工作時(shí)，嚴(yán)格按照工作要求，將檔案信息錄入電子信息平臺(tái)上。而且，在信息化檔案管理體系中，檔案管理工作人員必須樹立現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的安全防范意識(shí)，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴(yán)格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實(shí)檔案管理的高度保密性原則，維護(hù)檔案的隱私。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化。2014年，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為事業(yè)單位檔案管理工作的變革提供了指導(dǎo)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式及技術(shù)手段已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段社會(huì)對(duì)于檔案利用的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，提高檔案利用的時(shí)效性、效率及價(jià)值，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。因此，事業(yè)單位需注重檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步帶動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平的提升。

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