檔案工作與方志編修的關(guān)系探討

耿崇桑/上海市住房保障和房屋管理局檔案管理中心

一直以來(lái)，檔案工作與地方志編修聯(lián)系緊密，利用檔案編史修志是地方志編纂的優(yōu)良傳統(tǒng)。筆者在行業(yè)檔案部門工作多年，并全程參與了上海市第二輪新編地方志編纂工作，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)檔案工作與方志編修的關(guān)系進(jìn)行進(jìn)一步探討。筆者認(rèn)為，檔案是編修地方志的第一手資料，在方志編修中具有重要的地位和價(jià)值；而編修志書能夠促使檔案館（室）發(fā)現(xiàn)工作中的不足，推動(dòng)檔案工作不斷發(fā)展。

1 檔案和檔案工作在方志編修中的重要作用

1.1 檔案是方志編修的第一手資料

地方志是資料性著述，資料性是其基本屬性。地方志的編寫必須依靠豐富的資料，而在各類資料中，檔案是地方志編修的第一手資料，這是因?yàn)闄n案作為人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，反映了社會(huì)各階層、各領(lǐng)域的活動(dòng)，具有重要的憑證與參考價(jià)值。改革開放以來(lái)，上海市房地產(chǎn)業(yè)發(fā)生了巨大變化，土地制度改革、住房制度改革不斷深化，房地產(chǎn)市場(chǎng)日趨活躍，住房解困、住房保障工作迅速推進(jìn)，可以說(shuō)大事多、要事多、變化大、成就大。要全面、準(zhǔn)確地記述和反映這一時(shí)期上海房地產(chǎn)業(yè)的改革和發(fā)展成果，必須依托豐富而真實(shí)的資料。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政管理部門在日常管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是房地產(chǎn)管理工作的真實(shí)反映，蘊(yùn)藏著極為豐富的信息資源，是志書編纂中不可或缺的原始資料?！渡虾Ｊ兄尽こ青l(xiāng)建設(shè)分志·房地產(chǎn)業(yè)卷》（簡(jiǎn)稱《房地產(chǎn)業(yè)卷》）是上海市第二輪新編地方志書《上海市志（1978—2010）》系列中的一個(gè)分卷，該卷利用詳實(shí)的房地產(chǎn)檔案資料，記錄了1978年至2010年上海房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的歷史和現(xiàn)今狀況。

1.2 檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化為修志提供了便利條件

我國(guó)公共檔案館和各行業(yè)檔案館（室）保存了數(shù)量龐大的檔案資料，成為地方志編修最主要的取材之地。規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理工作為修志提供了便利條件。二輪修志與首輪相比，最為突出的外部?jī)?yōu)勢(shì)在于信息技術(shù)的飛速發(fā)展。近年來(lái)，隨著檔案信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，各級(jí)數(shù)字檔案館（室）、依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理信息平臺(tái)紛紛建立起來(lái)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化與現(xiàn)代化。在編史修志時(shí)，可以利用信息技術(shù)直接從庫(kù)存檔案信息中查找、收集和摘錄有關(guān)資料，既方便又快捷。編修《房地產(chǎn)業(yè)卷》時(shí)涉及眾多類目，包括房屋、土地、住宅建設(shè)和舊區(qū)改造、房地產(chǎn)市場(chǎng)等大類，每一大類又包括若干章節(jié)內(nèi)容，如房屋狀況、土地狀況、住房制度改革、土地制度改革、房屋拆遷、物業(yè)管理、住房保障、房地產(chǎn)調(diào)控等，具有涉及條線多、時(shí)間跨度大的特征，因此資料收集有一定難度。而規(guī)范化的檔案管理和便捷的檔案信息查詢系統(tǒng)給資料收集提供了便利條件，如筆者利用上海市房地產(chǎn)檔案管理部門的檔案信息查詢系統(tǒng)，輸入“2008年”“上海”“舊區(qū)改造”等關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就能顯示出相關(guān)條目。

2 方志編修對(duì)于檔案工作的積極影響

2.1 有利于規(guī)范檔案管理工作，豐富檔案資源

編修方志時(shí)會(huì)大量利用檔案資料，這一過程能檢驗(yàn)檔案部門特別是行業(yè)檔案館（室）的工作成效。修志人員在查閱和利用檔案過程中，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案收集和管理等工作中存在的問題，從而促使行業(yè)檔案館（室）工作人員進(jìn)行反思，不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作。筆者在修志過程中大量查閱和調(diào)取檔案，發(fā)現(xiàn)單位檔案工作存在檔案收集不全、音像檔案管理較為薄弱等問題。一是檔案收集不全。對(duì)于單位或行業(yè)系統(tǒng)的檔案館（室）來(lái)說(shuō)，它所保存的檔案不僅是本單位、本系統(tǒng)的檔案，也是國(guó)家檔案的重要組成部分，因此不能隨意毀棄，要及時(shí)收集起來(lái)并進(jìn)行統(tǒng)一保管。如果不能做到應(yīng)收盡收，有些關(guān)鍵性的、具有重大意義的文件或記錄將會(huì)缺失，編修方志時(shí)無(wú)法查找，必將影響志稿內(nèi)容的全面性和修志進(jìn)度。遺憾的是，囿于檔案管理制度的不夠科學(xué)與完善，特別是沒有制定合理的歸檔范圍，一些記錄單位重大變革性事件的資料沒有歸檔，編修志書時(shí)無(wú)法查找。二是音像檔案管理較為薄弱。音像檔案特別是照片檔案是歷史情境的真實(shí)記錄，是在特定的環(huán)境下和特定的時(shí)間里對(duì)當(dāng)時(shí)情景和場(chǎng)面的定格，具有文字表達(dá)所無(wú)法比擬的優(yōu)越性。在方志編修中，修志人員會(huì)盡可能多地加入珍貴的歷史照片，這些照片既準(zhǔn)確、真實(shí)地反映了歷史，又豐富了志書的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了圖文并茂，從而使志書更加完善與豐滿[1]。然而，由于音像檔案管理較為薄弱，照片資料的搜集和查找十分困難。

針對(duì)以上問題，筆者認(rèn)為，行業(yè)檔案館（室）一方面需要規(guī)范檔案收集工作、進(jìn)一步細(xì)化歸檔范圍，確保檔案應(yīng)歸盡歸；另一方面對(duì)于一些過程性文件、會(huì)議材料等目前不在歸檔范圍內(nèi)的資料，由于其對(duì)編史修志具有重要的參考價(jià)值，檔案館（室）可將其作為特殊資料進(jìn)行短期保管，便于研究和利用。此外，建議加強(qiáng)音像檔案管理，特別要做好照片檔案的收集和信息化管理。

2.2 有利于加快檔案信息化進(jìn)程，提高檔案利用效率

地方志書包括綜合志、專業(yè)志等，不同種類的志書對(duì)于檔案檢索的要求不盡相同。如，編寫一個(gè)地區(qū)綜合性方志與編寫該地區(qū)某個(gè)行業(yè)專業(yè)志，二者的查檔需求是不同的，前者需要的內(nèi)容比較宏觀，查詢的關(guān)鍵詞涵蓋內(nèi)容也比較寬泛，后者需要的內(nèi)容比較微觀，查閱的關(guān)鍵詞也比較具體。這就要求檔案檢索工具要向適用性廣、實(shí)用性強(qiáng)的方向發(fā)展，能滿足編史修志人員進(jìn)行快速專題檢索的需求，并且確保編制完備、檢索手段先進(jìn)[2]。目前，大多數(shù)行業(yè)檔案館（室）檔案正處在檔案數(shù)字化建設(shè)的探索與發(fā)展階段，檔案檢索仍停留在目錄檢索的層次，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索。如筆者需要查閱2008年上海房屋拆遷方面的資料，輸入關(guān)鍵詞后看到的是檔案目錄，只能根據(jù)目錄進(jìn)行初步判斷再調(diào)閱全文進(jìn)行查閱，如果能實(shí)現(xiàn)全文檢索將大大節(jié)省資料查閱時(shí)間。此外在檔案查閱過程中，筆者還發(fā)現(xiàn)由于多種原因，部分目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有待提高、照片檔案的檢索和查閱利用困難。行業(yè)檔案館（室）可仔細(xì)梳理修志過程中發(fā)現(xiàn)的檔案檢索方面的問題，進(jìn)一步做好檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案利用率。

2.3 有利于深化檔案編研工作，凸顯檔案價(jià)值

行業(yè)檔案工作人員參與方志編修、查找和利用檔案，實(shí)際上也是對(duì)館（室）藏檔案情況進(jìn)行摸底和全面熟悉的過程，也是對(duì)檔案管理各方面工作進(jìn)行全面自查的過程。在參與編史修志前，一些行業(yè)檔案館（室）主要負(fù)責(zé)常規(guī)性的檔案編研工作，如進(jìn)行檔案文獻(xiàn)匯編和編寫檔案參考資料等。通過參與地方志編修，檔案工作人員對(duì)館（室）藏檔案資源進(jìn)行了梳理，對(duì)館（室）藏檔案資源有了宏觀了解，并且開拓了視野、更新了工作理念，有利于發(fā)現(xiàn)原先編研中存在的編研的面不廣、編研的深度不夠等問題，進(jìn)而在分析與考證鑒別檔案史料、擴(kuò)大編研范圍、改進(jìn)選材等方面下功夫，推動(dòng)編研工作不斷深化。

事實(shí)上，編史修志可以看作是深層次的檔案編研。檔案館（室）通過編史修志既可達(dá)到“出編研成果，為社會(huì)服務(wù)”的目的，又可使所編史料傳承后人，發(fā)揮其史鑒作用。檔案館（室）完全可以把檔案編研與志書編修相結(jié)合，以此為契機(jī)深度開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)提供全面、系統(tǒng)、詳實(shí)的檔案資料[3]，努力拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域。如，在上海市第一輪新編地方志編纂過程中，原上海市房屋土地資源管理局承擔(dān)了《上海房地產(chǎn)志》編纂工作，在資料收集過程中，修志人員在原上海市房屋土地資源管理局檔案館中發(fā)現(xiàn)了大量珍貴的道契檔案，這批道契檔案保存得較為完整、系統(tǒng)性較強(qiáng)，具有較高的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值。原上海市房屋土地資源管理局決定由局檔案館工作人員會(huì)同有關(guān)專家學(xué)者共同整理開發(fā)這批道契檔案。這項(xiàng)工作耗時(shí)近14年，最終形成歷史檔案資料集《上海道契》，該書于2005年出版，當(dāng)時(shí)在國(guó)內(nèi)外引起廣泛反響。

值得注意的是，為確保第二輪上海市級(jí)志書的編纂質(zhì)量，上海市地方志辦公室要求二輪修志中各分志、分卷都要編寫與志書內(nèi)容相對(duì)應(yīng)的資料長(zhǎng)編。編寫資料長(zhǎng)編是修志時(shí)積累素材的重要形式，它對(duì)原始資料依類按時(shí)進(jìn)行編排加工，不僅匯聚了志書編纂所需的材料，還積累了修志用不上的資料，而這些資料可作為行業(yè)研究的材料，因此用編寫資料長(zhǎng)編的形式把史料保存起來(lái)是一舉多得的好事[4]。資料長(zhǎng)編為檔案編研提供了諸多便利，因此行業(yè)檔案館（室）工作人員要用好資料長(zhǎng)編，做好檔案編研工作。