縣級檔案部門檔案年檢實踐要務(wù)

陳 凱/人保財險大江東營業(yè)部

俞曉青/杭州市蕭山區(qū)檔案館

縣級檔案部門開展檔案年檢工作，是指縣級檔案行政部門針對縣級機關(guān)、鎮(zhèn)街的檔案工作情況，進(jìn)行專項檢查考核。此舉系推動縣域內(nèi)檔案管理制度化、規(guī)范化的有效措施，能夠確保未來接收進(jìn)館的檔案質(zhì)量。此外，在當(dāng)前機構(gòu)改革的大背景下，開展檔案年檢工作亦能確保機構(gòu)改革中檔案工作銜接有序，為縣域內(nèi)機構(gòu)改革順利進(jìn)行保駕護(hù)航。以杭州市蕭山區(qū)為例，在檔案年檢中我們發(fā)現(xiàn)受檢單位普遍存在以下問題：一是檔案收集不齊全，紅頭文件之外的重要檔案如會議記錄、各類年報等散存在相關(guān)科室，不能統(tǒng)一收集和及時歸檔；鎮(zhèn)街反映服務(wù)“三改一拆”“五水共治”等中心工作的檔案歸檔率不高。二是整理不規(guī)范，一些受檢單位依靠中介公司進(jìn)行檔案整理，囿于中介公司工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊、缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)范，檔案的分類、排列、編目等存在錯誤。為此，區(qū)檔案局采取若干項舉措，以提高檔案年檢的針對性。

1 要求檔案收集齊全

我們要求受檢單位要將紅頭文件外的重要檔案收集齊全。一要收集齊全報表。因為報表上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)能更集中、更系統(tǒng)、更清楚地反映工作情況，且便于閱讀和利用。我們要求受檢的縣級機關(guān)收集機構(gòu)編制統(tǒng)計表、公務(wù)員統(tǒng)計表、中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)統(tǒng)計年報等；要求受檢的鎮(zhèn)街收集農(nóng)村統(tǒng)計報告表、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政基本情況信息報表、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會經(jīng)濟基本情況報表等。對于檔案員普遍反映收集有困難的報表，我們通過查看機關(guān)、鎮(zhèn)街上傳到數(shù)字檔案室的條目、掃描圖片的方式，瀏覽受檢單位上報的報表，并將報表的名稱、封面等非涉密信息拍攝下來，通過電話咨詢的方式向受檢單位了解報表的來源科室，最后將信息統(tǒng)一提供給有需要的檔案員；此外我們還在檔案工作年度考核細(xì)則的備注欄里一一列出應(yīng)歸檔報表的名稱。

二要收集齊全反映服務(wù)中心工作的檔案。包括服務(wù)“五水共治”“三改一拆”的檔案、土地經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案、農(nóng)村文化禮堂檔案等。為督促檔案員做好收集工作，2018年，我們改革了年檢方式，分為日?？己伺c年終考核，各50分，日?？己税ā半p隨機”執(zhí)法檢查（20分）、平安檔案建設(shè)（15分）、日常檔案監(jiān)督指導(dǎo)（15分），其中日常檔案監(jiān)督指導(dǎo)就明確要求收集齊全反映服務(wù)中心工作的檔案，如未按要求完成收集工作，扣2分；如不能按時完成工作并影響整體工作進(jìn)度且被上級通報批評，扣10—15分。

2 規(guī)范中介服務(wù)行為

我們主動介入，及時告知中介公司檔案整理規(guī)范的相關(guān)要求，如《歸檔文件整理規(guī)則》、《蕭山區(qū)檔案工作考核辦法》、機關(guān)單位檔案分類方案及檔號編制參考辦法的要求，便于中介公司對照執(zhí)行。在工作中要求中介公司嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案整理；對于已開展整理工作的中介公司，發(fā)現(xiàn)問題即責(zé)令其按照要求整改，并跟進(jìn)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；如遇個別中介公司不愿意花時間進(jìn)行整改，而是企圖靠“托關(guān)系”“蒙混過關(guān)”的，我們堅持原則進(jìn)行扣分；此外要求受檢單位在簽訂外包合同時明確中介服務(wù)項目通過年度檢查后方可支付整理費，以提高中介公司的工作質(zhì)量與服務(wù)水平。目前，中介公司在整理時如發(fā)現(xiàn)問題（比如發(fā)現(xiàn)10多件批復(fù)是復(fù)印件），也會與我們主動溝通、尋求指導(dǎo)。從2018年的年檢情況看，只要是我們進(jìn)行過業(yè)務(wù)指導(dǎo)的中介公司，檔案整理方面的問題少了很多。

3 提高案卷檢查標(biāo)準(zhǔn)

一查會計檔案案卷目錄。主要檢查檔號、案卷題名、總頁數(shù)、年度、起止日期、保管期限等字段著錄是否正確，如果案卷題名擬寫不準(zhǔn)確、保管期限錯誤、總頁數(shù)未填寫等，及時記錄下來。二查文書檔案，主要檢查收集是否齊全、分類是否正確、編目是否規(guī)范，如發(fā)現(xiàn)題名和自擬標(biāo)題未加方括號、發(fā)文字號中年份用的不是六角括號、保管期限是定期10年卻歸為永久等問題，及時記錄下來。三查特種載體檔案，檢查照片檔案、光盤、實物的檔號、題名、文字說明等信息是否完整與準(zhǔn)確。 四查全宗卷，主要檢查全宗介紹、大事記、檔案收集（檔案交接文據(jù)）、檔案整理（分類方案、歸檔整理說明）、檔案鑒定、檔案保管（檔案安全檢查記錄）、檔案統(tǒng)計、檔案利用（編研材料一覽表新增數(shù)量是否填寫完整、利用效果實例是否為3例以上）、新技術(shù)應(yīng)用（數(shù)字化掃描情況）等信息。