世界地理信息大會(huì)檔案管理路徑探析

鄭 盈 林 平/德清縣檔案館

2018年11月19日至21日，聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)在德清縣開幕。聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)系全世界地理信息領(lǐng)域規(guī)模最大、層次最高的會(huì)議，堪稱地理信息界的“達(dá)沃斯論壇”。本次大會(huì)由聯(lián)合國主辦，中華人民共和國自然資源部、浙江省人民政府代表中國政府共同承辦。來自全球108個(gè)國家和地區(qū)的1300余名嘉賓（含外方嘉賓800余名）齊聚德清，共襄盛舉，縱論地理信息技術(shù)發(fā)展大勢，共商地理信息新理念。大會(huì)正式會(huì)議為期三天，即11月19日至21日，主要包括開幕式、閉幕式、1場部長對(duì)話會(huì)、4場主題全會(huì)、圍繞7大議題的35場專題分會(huì)和4場專場分會(huì)；大會(huì)總體活動(dòng)為期一周，即11月17日至23日，包括展覽展示、全球及區(qū)域會(huì)議、研討會(huì)、技術(shù)邊會(huì)、考察和體驗(yàn)活動(dòng)等。

1 大會(huì)籌備期間全力以赴、主動(dòng)介入

1.1 德清縣委、縣政府高度重視大會(huì)籌備工作，并且十分重視大會(huì)的檔案管理工作，在組建大會(huì)籌備組時(shí)，就將縣檔案局列為成員單位?？h檔案局也以講政治、顧大局的使命感，按照《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》相關(guān)要求，主動(dòng)對(duì)接、精準(zhǔn)服務(wù)、全面跟進(jìn)，緊緊圍繞服務(wù)聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)這一中心工作部署和落實(shí)相關(guān)工作，自2018年3月世界地理信息大會(huì)德清縣籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室成立時(shí)，即主動(dòng)參與大會(huì)籌備期間的檔案工作?？h檔案局派出法制監(jiān)督指導(dǎo)科科長作為地信大會(huì)檔案工作專員常駐大會(huì)籌備專項(xiàng)組，為大會(huì)“一辦十部”檔案管理提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)?！耙晦k十部”即領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、項(xiàng)目推進(jìn)部、會(huì)務(wù)接待部、環(huán)境保障部、展覽展示部、論壇工作部、產(chǎn)業(yè)招商部、安全保障部、新聞宣傳部、志愿服務(wù)部、廉政監(jiān)察部，“一辦十部”下設(shè)“一辦十組”。

1.2 縣檔案局根據(jù)《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》相關(guān)要求，提出《關(guān)于做好地信大會(huì)檔案資料管理的建議》，并與大會(huì)籌備辦進(jìn)行溝通，在此基礎(chǔ)上建立了大會(huì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全了檔案工作機(jī)制，完善了組織框架和歸檔流程，并明確了大會(huì)籌備組內(nèi)“一辦十部”的檔案工作任務(wù)和專（兼）職檔案人員職責(zé)。各專項(xiàng)組聯(lián)絡(luò)員按照“每日整理、每周報(bào)送”的要求，每天梳理工作中直接形成的、辦結(jié)完畢的、有保存價(jià)值的文件材料，以及大會(huì)籌備活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、實(shí)物和電子檔案，每周五下班前報(bào)送至“一辦十組”中綜合協(xié)調(diào)組的專職檔案員處。縣檔案局派駐人員每周五對(duì)“一辦十部”報(bào)送的文件材料進(jìn)行檢查、整理和歸檔，并通過梳理與匯總查找檔案收集工作中存在的問題，每周進(jìn)行“一評(píng)估、一反饋”，確保大會(huì)籌備期間檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確。

1.3 在聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)之前，召開過多次相關(guān)的會(huì)議，包括顧問委員會(huì)會(huì)議、動(dòng)員會(huì)、誓師大會(huì)等，如2018年4月召開了聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)國際顧問委員會(huì)第一次會(huì)議、聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)指導(dǎo)委員會(huì)第二次會(huì)議，5月召開了聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)德清縣誓師大會(huì)，7月召開了聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)合作伙伴溝通會(huì)，8月召開了第二十一屆中國遙感大會(huì)，9月底召開了中國測繪學(xué)會(huì)2018年學(xué)術(shù)年會(huì)暨第八屆中國測繪地理信息技術(shù)裝備博覽會(huì)、聯(lián)合國全球地理信息管理專家委員會(huì)土地管理專家組會(huì)議、聯(lián)合國世界地理信息大會(huì)指導(dǎo)委員會(huì)第三次會(huì)議。在相關(guān)時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，縣檔案局派駐人員都會(huì)及時(shí)收集相關(guān)的檔案資料。

2 大會(huì)期間認(rèn)真履職、強(qiáng)化重點(diǎn)

2.1 做好大會(huì)檔案收集工作。切實(shí)做到應(yīng)收盡收，完整收集了大會(huì)操作手冊(cè)、宣傳手冊(cè)的第一版至第四版，以及各類工作方案、流程節(jié)點(diǎn)表的最終稿及歷次修改稿。收集的實(shí)物更是豐富多樣，如外方部長徽章、記者媒體包、志愿者服裝、文藝演出節(jié)目單、接機(jī)牌等。大會(huì)結(jié)束后的半個(gè)月內(nèi)，縣檔案館已將本次大會(huì)所形成的檔案全部收集，經(jīng)過整理歸檔，計(jì)文書檔案3905件、照片檔案3000張、實(shí)物150件、音視頻檔案170件。

2.2 重點(diǎn)做好項(xiàng)目檔案管理工作。地信大會(huì)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目在前期準(zhǔn)備階段、施工階段以及竣工驗(yàn)收階段，都會(huì)形成大量的文件材料和竣工圖表，即是地信大會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案，這部分檔案具有“雙重屬性”，既屬于城市建設(shè)檔案，也屬于重大活動(dòng)檔案，做好檔案管理工作具有現(xiàn)實(shí)意義。大會(huì)期間縣檔案館組織開展世界地理信息大會(huì)項(xiàng)目檔案專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)座談會(huì)，特別就地信大會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行培訓(xùn)，并將地信大會(huì)籌備工作檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目聯(lián)系人、施工和監(jiān)理資料員作為重點(diǎn)培訓(xùn)人員，通過培訓(xùn)有效提升了相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；會(huì)上還邀請(qǐng)大會(huì)籌備相關(guān)專項(xiàng)組組長、副組長到會(huì)講話、座談，此舉提升了相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識(shí)。在接受培訓(xùn)后項(xiàng)目業(yè)主單位以及各參建單位都能按照《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等有關(guān)要求，將項(xiàng)目檔案管理與工程項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)，按照“項(xiàng)目建設(shè)開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的要求，及時(shí)做好檔案收集、整理工作，確保項(xiàng)目檔案齊全與完整。在工作中，縣檔案局強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，做好項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。