對血站業(yè)務檔案管理工作的思考

文·于詠梅

血站業(yè)務檔案是指血站在采供血過程中形成的一系列按規(guī)定需要歸檔的文件，是采供血全過程所產生的結果和數據，包括從獻血者篩選、登記到血液采集、檢測、制備、儲存、發(fā)放和運輸的整個過程的質量記錄，它真實記錄了采供血和血液質量控制的全過程。血站業(yè)務檔案以其自身的特殊性為基礎，以為獻血工作服務為核心，關系到人民群眾的身體健康，關系到社會的和諧穩(wěn)定與發(fā)展，因此，做好血站業(yè)務檔案的管理意義重大。

一、血站業(yè)務檔案的重要性及其現(xiàn)狀

血站業(yè)務檔案詳細真實記錄了采供血各環(huán)節(jié)的工作信息，是血站開展各項業(yè)務工作以及領導決策的原始依據，是加強血站管理的重要手段。血站業(yè)務檔案涉及血液的安全供應和獻血者的信息保密，是輸血司法訴訟合法有效的證據，是維護獻血者、用血者及采供血機構、醫(yī)療機構公正的重要依據。

然而，由于采供血檔案管理不夠規(guī)范，在輸血引起的訴訟中因舉證無力而導致敗訴的案例也時有發(fā)生。因此，不斷加強和規(guī)范血站業(yè)務檔案管理勢在必行。目前，我國尚未制定針對血站業(yè)務檔案管理方面的規(guī)范性標準，各地市血站只能參照衛(wèi)生檔案有關標準并結合單位實際進行歸檔、管理，因此血站業(yè)務檔案管理不規(guī)范、歸檔文件資料不齊全等現(xiàn)象較為普遍。

二、血站業(yè)務檔案的特點

（一）數量大

血站業(yè)務檔案主要產生于血液的采集、檢驗、成分分離制備、儲存運輸等環(huán)節(jié)，記錄量大、種類繁多，主要包括獻血者個人資料信息，采血、初檢、復檢以及血液成分分離制備等記錄。這些記錄隨著獻血人數的日益增多而增多，隨著采供血工作要求的不斷細致而細致，每份血液或血液成分都要經過多個部門、多個手續(xù)，工作流程長、流動速率高、交接環(huán)節(jié)多，難以形成某個獻血者的系統(tǒng)性檔案，因此決定了血站業(yè)務檔案具有量大、分散，且利用頻繁的特點，也正是該特點才對業(yè)務檔案的及時整理歸檔提出了更高的要求。

（二）工作面廣

我國實行無償獻血制度，要達到醫(yī)療臨床用血100%來自自愿無償獻血者，就決定了獻血人數會逐年增加。近年來，臨沂市每年有9萬人次的自愿無償獻血者，他們涉及的社會面非常廣，有機關、部隊、大中專院校及企事業(yè)單位等各階層的公眾。除了獻血者檔案外，還有從血液采集到發(fā)出的整個過程記錄，它涉及多個科室、部門，流程也比較繁瑣，因此血站業(yè)務檔案的收集、整理需要投入大量的人力和物力。

（三）質量要求高

根據1998頒布的《中華人民共和國獻血法》及2006年衛(wèi)生部實施的《血站質量管理規(guī)范》和《血站實驗室質量管理規(guī)范》的要求，國家對采供血機構的管理也越來越規(guī)范，對血站業(yè)務檔案的保管、要求以及管理人員的資質也提出了更高的標準。這就要求血站工作人員日常工作記錄要準確、完整、清晰，要符合《醫(yī)學科學技術檔案管理辦法》的有關要求。檔案專兼職人員要有高度的責任心，認真細致地做好每一項原始記錄的收集、整理和歸檔工作。

三、加強血站業(yè)務檔案管理的思路和措施

（一）規(guī)范流程，實行縱橫結合的管理模式

一是制定檔案管理標準化流程，加強縱向管理。血液從采集、檢驗、分離、儲存到運輸是一個完整的流程，各環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系又相對獨立，任何一個環(huán)節(jié)出錯，都會產生不良后果。這就決定了血站業(yè)務檔案的收集、整理、保存與其他檔案相比具有特殊性，在收集、歸檔的過程中必須保證原始檔案的完整性和準確性。因此要將血站業(yè)務檔案工作，納入血站管理整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，在建立站、科兩級檔案工作管理網絡的基礎上，制定一套從檔案形成到進檔案室保存的管理標準和操作規(guī)程，確保檔案的完整和齊全。

二是建立獻血者分類檔案，加強橫向管理。對稀有血型獻血者建立專門的管理檔案，以應對因公共突發(fā)事件而引起的血源告急；對固定獻血者建立獨立的管理檔案，不斷穩(wěn)定和鞏固獻血者隊伍；對一般志愿獻血者實行分級管理。最后，將這些相對獨立的管理目標整合成一個統(tǒng)一的檔案管理體系。通過這種縱橫交錯的管理模式，可以確保血站業(yè)務檔案的完整、安全和有效利用。

（二）建章立制，規(guī)范管理工作程序

一是要加強制度建設，落實崗位責任。要制定檔案管理的各項規(guī)章制度，并納入到血站管理制度的體系中，與領導和工作人員崗位職責制掛鉤，使檔案管理工作有法可依、有章可循。

二是要為獻血者提供安全優(yōu)質的獻血服務。要建立相關的程序和規(guī)則保護獻血者的隱私，對一些記錄著獻血者個人隱私或含有保密信息的資料要進行特別管理。以“采集”這個環(huán)節(jié)為例，指導獻血者填寫《獻血登記表》的工作人員是接觸該檔案的第一人，表格填寫完畢后，由獻血者交給采集人員，依次是貼簽、系統(tǒng)錄入、發(fā)放《獻血證》，最后由負責收集整理該檔案的人員收存。在整個流程中的所有工作人員都是該檔案形成過程中的直接參與者，都應該為該檔案的安全保密負責。

（三）運用科技手段，提升信息化管理服務水平

一是要樹立血站業(yè)務檔案管理信息化、現(xiàn)代化思想，充分認識檔案信息化建設的重要性，將檔案信息化建設規(guī)劃納入血站信息化管理整體規(guī)劃中同部署、同落實，不斷加大投入力度，確保檔案信息化建設工作順利開展。

二是要加快業(yè)務檔案資源的數字化工作，實現(xiàn)檔案信息的全文檢索。將現(xiàn)存的檔案資料通過掃描等手段轉化到光盤或磁盤上，實現(xiàn)檔案資源的數字化、信息化，同時做好圖片、錄像、錄音及多媒體資料的存儲、記錄、保存工作。通過檔案資源數字化，讓使用者能夠簡單可行地共享檔案資源。

三是在數字化資料的基礎上，建設血站檔案管理信息系統(tǒng)。我站根據自身的實際特點，開發(fā)應用了本單位內部共享的血站管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了對收集歸檔資料的信息化處理，并根據各科室職能分別設置了使用權限，指定了相應的監(jiān)管、復查部門，以防止出現(xiàn)差錯。通過血站管理信息系統(tǒng)，從根本上改變了檔案管理的落后面貌，大大提高了檔案信息的查閱速度，加快了檔案信息資源的開發(fā)利用，對血站各項工作的開展產生了積極的推動作用。