數(shù)字時代檔案屬概念的重新界定

劉智穎 蔣 冠/天津師范大學(xué)管理學(xué)院

如何定義檔案一直是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的核心問題。30多年來，眾多學(xué)者對檔案的屬概念進(jìn)行了探討，雖然形成了主流觀點(diǎn)，但面對后現(xiàn)代主義和數(shù)字時代的沖擊，有必要對檔案的屬概念這一問題進(jìn)行重新思考。

1 歷史回顧

屬概念是反映事物中作為屬的那類事物的概念，而一般下定義的方法為，被定義項(xiàng)=鄰近屬概念+種差[1]。雖然早在清代已出現(xiàn)“檔案”一詞，但直到20世紀(jì)30年代，檔案的定義才有了明確的概括?；谖臅蜋C(jī)關(guān)檔案室的工作背景，學(xué)者們提出了“文書”[2]“公文”[3]等作為檔案的屬概念。1987年通過、1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》將檔案定義為“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”[4]。21世紀(jì)初，馮惠玲和張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》（以下簡稱《概論》）一書將檔案定義為“社會組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”。簡單地說，“檔案是清晰、確定的原始記錄性信息”[5]。之后，又有眾多學(xué)者提出了新的說法，比如“文件”[6]“材料”“載體”[7]“文獻(xiàn)”[8]等。

不同觀點(diǎn)的提出都與特定的歷史環(huán)境不可分割。檔案本身的復(fù)雜性，人們認(rèn)識檔案角度的多樣性、思維方式的特殊性，以及檔案所處社會環(huán)境的變化，使得對于這個問題的討論仍在繼續(xù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、電子文件的出現(xiàn)，每種觀點(diǎn)都存在反對的聲音。數(shù)字時代需要對檔案的屬概念進(jìn)行重新界定。

2 觀點(diǎn)提出

檔案法和《概論》分別用“歷史記錄”和“固化信息”作為檔案的屬概念，分別代表兩種主流的觀點(diǎn)。學(xué)界對“記錄”的定義還沒有明確的解釋，無論是“歷史記錄”還是“原始記錄”，都偏向于將檔案視為一種實(shí)體。“固化信息”雖然是以信息作為屬概念，但是用“固化”二字加以修飾，使得這個概念有歧義，沒有明確檔案到底是一種信息的存在還是實(shí)體的存在。關(guān)于檔案屬概念的探討，最具新意的是丁海斌教授所提出的“原始性符號記錄”[9]。在此基礎(chǔ)上，筆者提出一種新的觀點(diǎn)：將信息這一概念進(jìn)行劃分，第一層按照表現(xiàn)形式將信息劃分為符號信息和實(shí)物信息，實(shí)物信息是以事物的形態(tài)、動作的形式所表達(dá)的信息，比如手語、烽煙、文物等；符號信息是數(shù)據(jù)和意義的結(jié)合，是在特定的情境下表達(dá)一定意義的數(shù)字、文字、圖像、聲音與信號等。第二層將符號信息按照是否記錄劃分為記錄信息和未記錄信息，記錄信息是指符號信息相對穩(wěn)定地存在于物質(zhì)載體之上、能夠不斷再現(xiàn)的形態(tài)，未記錄信息是指沒有記載下來的符號信息。第三層再按照按固化的程度分為固化記錄信息和非固化記錄信息，固化記錄信息（傳統(tǒng)的記錄信息）是指信息與物質(zhì)載體一旦結(jié)合，就會形成穩(wěn)固的結(jié)合體，不可再分離，如果修改會有痕跡留下；非固化記錄信息（數(shù)字記錄信息）是指信息與物質(zhì)載體的結(jié)合是相對松散的，信息可以很容易從原載體上剝離并與其他載體相結(jié)合而形成新的形態(tài)。

檔案既包括固化記錄信息（以紙張等傳統(tǒng)載體作為載體的檔案），也包括非固化記錄信息（記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體上的電子檔案），按照分類層級來說是信息→符號信息→記錄信息，因此檔案的最小屬概念應(yīng)該是記錄信息。需要強(qiáng)調(diào)的是，這里所說的“記錄信息”不是一個實(shí)體概念，亦即不包括載體，而是指以符號形式為表征的信息。

3 合理性分析

3.1 傳統(tǒng)觀念的誤區(qū)

在傳統(tǒng)觀念中，人們通常把檔案視為一個實(shí)體概念，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)載體與信息的特殊結(jié)合關(guān)系而制造的一種假象。在傳統(tǒng)條件下，檔案的載體與信息之間形成的穩(wěn)固的結(jié)合關(guān)系，使人錯以為檔案就是“載體+信息”。實(shí)質(zhì)上，這種把信息內(nèi)容固化于載體之上的形式，只是人們維護(hù)檔案真實(shí)性的一種手段與方法。將符號信息固化于載體之上的形式不易更改，可以使這種證據(jù)更加真實(shí)可靠。這是傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性易于維護(hù)與確認(rèn)的一個優(yōu)勢，也是保障其證據(jù)價值的重要方式。所謂“口說無憑，立字為據(jù)”“記錄在案”，就充分體現(xiàn)了人們利用載體的固化作用維護(hù)信息憑證性的思想。

數(shù)字技術(shù)打破了傳統(tǒng)意義上的信息與載體的不可分離性，信息與載體之間的關(guān)系不再穩(wěn)固。比如一份電子檔案，根本不存在相對固定的載體，可以在電腦、U盤、硬盤等多個載體之間隨意遷移，這些形式與內(nèi)容完全相同，但載體不同的信息，我們能將其視為多份不同的檔案嗎？顯然不能。因此，我們應(yīng)該關(guān)注的是載體上所承載的信息內(nèi)容，而非載體本身。

3.2“記錄信息”作為檔案屬概念的意義

隨著實(shí)踐的發(fā)展，相應(yīng)地理論也要發(fā)展，這是一個學(xué)科發(fā)展的必然規(guī)律。當(dāng)人類社會的腳步邁入數(shù)字時代，如果再用傳統(tǒng)意義上的實(shí)體概念作為檔案的屬概念，理論就會偏離實(shí)踐。以“記錄信息”作為檔案的屬概念，能夠更好地解釋實(shí)踐中出現(xiàn)的各種新的檔案現(xiàn)象，也更有利于促進(jìn)檔案實(shí)踐的發(fā)展。

第一，有利于傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案學(xué)理論的兼容性。當(dāng)檔案擺脫載體的局限，跳出固有的觀念，可以具有更廣泛的適用性：既可以解釋傳統(tǒng)實(shí)踐中存在的問題，又適用于電子環(huán)境下檔案理論的創(chuàng)新，防止傳統(tǒng)檔案學(xué)與現(xiàn)代檔案學(xué)在理論上的斷裂，也更有利于國內(nèi)檔案學(xué)與國外檔案學(xué)的對接。第二，有利于學(xué)科間的融合?！坝涗浶畔ⅰ笔且孕畔⒆鳛閷俑拍?，信息一詞兼容面廣、適用范圍寬泛。采用信息作為檔案的屬概念，有利于檔案學(xué)更好地融入信息學(xué)科群。第三，有利于推動檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。電子文件數(shù)量與日俱增，檔案界正在努力探索數(shù)字檔案管理的新模式。將檔案認(rèn)定為一種“信息”的存在，而不是實(shí)體概念，有利于將實(shí)踐中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、信息都納入檔案管理的范疇，拓展檔案工作的邊界，在數(shù)字時代中站穩(wěn)腳跟。

3.3“記錄信息”作為屬概念的其他體現(xiàn)

在國際上，采用信息作為檔案的屬概念比較普遍。一些具有代表性的檔案定義都把records（檔案）定義為Information（信息）。如ISO 15489（Information and documentation—Records management）中對“records”（翻譯為檔案）的定義是：機(jī)構(gòu)或者個人在履行其法定義務(wù)或處理業(yè)務(wù)事項(xiàng)的活動過程中作為證據(jù)和憑證而形成、接收和維護(hù)的任何形式的信息[10]；國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)將“records”（翻譯為檔案）定義為由組織或個人在業(yè)務(wù)活動或執(zhí)行事務(wù)的過程中形成、接收與保管的以任何形式或載體記錄下的信息[11]。新修訂的檔案法修訂草案（送審稿）把檔案定義為“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、其他組織和個人在各項(xiàng)工作和活動中形成的，對國家、社會和單位、個人具有利用價值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的文件、記錄和數(shù)據(jù)”[12]。這里用文件、記錄和數(shù)據(jù)三個詞并列作為檔案的屬概念，與以往定義最大的不同在于新增加了“數(shù)據(jù)”一詞，其目的也是為了強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)這種新的檔案形式，同樣不包括載體。