檔案信息化基本理論與實(shí)踐問題的再認(rèn)識

黃建峰/福建省檔案館

2000年，時(shí)任福建省長的習(xí)近平同志親自部署“數(shù)字福建”戰(zhàn)略計(jì)劃，推動全省信息化建設(shè)。原福建省檔案局（館）緊緊抓住這一契機(jī)，組織開展“福建省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫”建設(shè)，推動檔案數(shù)據(jù)庫作為全省五個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫之一，納入“數(shù)字福建”建設(shè)計(jì)劃，及時(shí)總結(jié)數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和探索檔案信息化的基本規(guī)律，形成《分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)理論與實(shí)踐》一書，系統(tǒng)地提出檔案信息化的基本理論以及指導(dǎo)思想、基本原則、發(fā)展目標(biāo)、主要任務(wù)等，并且將這些理論用于指導(dǎo)全省檔案信息化工作。然而二十年來，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，國家信息化的政策與環(huán)境也發(fā)生了巨大變化，特別是檔案信息化建設(shè)在困難和發(fā)展的交織中不斷推進(jìn)，也產(chǎn)生了不少新情況與新問題，需要在理論和實(shí)踐層面不斷地歸納、總結(jié)、反思與調(diào)整。

1 檔案信息的基本概念

1.1 信息

人們對于信息的概念有多種表述，且對信息的認(rèn)識也不斷地深入，因此還沒有一個(gè)普遍公認(rèn)的信息定義。筆者作為檔案工作者，從對檔案的認(rèn)識和推動檔案工作實(shí)踐的角度，趨向于認(rèn)可美國信息管理專家霍頓所作的定義：“信息是按照最終用戶決策的需要，經(jīng)過處理和格式化的數(shù)據(jù)。處理可以是自動化的或手工的。由數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息是由信息處理者完成的?！毙畔⑴c數(shù)據(jù)存在著密不可分的關(guān)系，數(shù)據(jù)是信息在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的表現(xiàn)形式，信息通過各類數(shù)據(jù)形式實(shí)現(xiàn)在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的各種處理，并且作為可處理的數(shù)據(jù)在人類生活、生產(chǎn)中得到普遍應(yīng)用。這個(gè)“信息”定義有利于我們推動各種載體類型的檔案作為信息轉(zhuǎn)換為各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)環(huán)境下檔案“收、管、存、用”等基本應(yīng)用，為檔案與檔案數(shù)字化、信息化提供理論支撐。

1.2 檔案信息

檔案具有信息屬性，但“檔案”不等于“檔案信息”，在信息化條件下檔案信息的概念需要進(jìn)一步厘清?！皺n案信息”是一個(gè)“專有名詞”，也就是說，不是所有的檔案都是檔案信息，只有數(shù)據(jù)形式的檔案才能被稱為檔案信息。檔案信息具有其獨(dú)特的信息特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：第一，原始性，即檔案信息是原生信息，這些信息經(jīng)過加工處理，可以成為其他派生信息的基礎(chǔ)和源泉。第二，可靠性，即檔案信息是信息中最具有可靠性的信息，這是檔案信息有別于其他信息的獨(dú)一無二的“信用證”，是檔案信息在信息社會中的應(yīng)用基礎(chǔ)。第三，社會性，即檔案信息來源具有社會廣泛性，內(nèi)容豐富，能滿足社會各階層、各領(lǐng)域的各種信息服務(wù)要求，這是檔案信息進(jìn)行社會傳播和滿足社會需求的重要條件。第四，商品性，由于檔案信息是經(jīng)過加工、處理等創(chuàng)造性勞動而形成的，可以作為勞動產(chǎn)品進(jìn)行交換，因而具有商品的屬性。這是檔案信息市場化和滿足市場信息需求的重要前提，也是檔案信息資源在市場經(jīng)濟(jì)條件下為社會經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)的重要條件。第五，系統(tǒng)性，即檔案經(jīng)過加工處理成為檔案信息，形成具有一定內(nèi)在數(shù)據(jù)聯(lián)系的檔案數(shù)據(jù)集合體系統(tǒng)，即檔案信息資源。在這個(gè)系統(tǒng)中，各類檔案數(shù)據(jù)相互聯(lián)系、相互作用，能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)、有效的管理和利用，因此檔案成為檔案信息（資源）的過程是檔案信息的系統(tǒng)化過程。

1.3 檔案信息資源

根據(jù)檔案信息界定方式，筆者認(rèn)為，檔案信息資源是經(jīng)過加工、處理的檔案數(shù)據(jù)集合體。這種定義方式使得檔案信息資源專指計(jì)算機(jī)環(huán)境下可以處理的檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)集合體，而不是指通常意義上的非數(shù)據(jù)化的實(shí)體檔案，這有利于在檔案信息化的理論研究與工作實(shí)踐中，進(jìn)一步明確檔案信息資源與檔案資源的區(qū)別，明確檔案信息化的對象與范圍，明確檔案信息化的目標(biāo)與任務(wù)。按照檔案信息的系統(tǒng)性特點(diǎn)，檔案信息資源應(yīng)當(dāng)是組織有序、相互關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)集合體，這為檔案數(shù)據(jù)庫和檔案信息資源體系的建設(shè)提供了理論依據(jù)。同時(shí)，由于檔案信息具有本源性、可靠性、社會性、商品性的特點(diǎn)，擁有社會最大數(shù)據(jù)集合體的檔案信息資源必然成為國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源，將在社會經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中起著不可替代的基礎(chǔ)性作用。

2 檔案信息化的內(nèi)涵、意義與作用

2.1 主要內(nèi)涵

按照信息化理論的一般規(guī)律和要求，結(jié)合檔案資源和檔案工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為，檔案信息化是國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的一個(gè)組成部分，是一個(gè)檔案領(lǐng)域必須長期推動和發(fā)展的過程。具體是指在檔案領(lǐng)域應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，形成計(jì)算機(jī)可識別、可處理的檔案信息資源，通過檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，推動檔案管理現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享?？蓮囊韵聨讉€(gè)方面正確理解檔案信息化內(nèi)涵：

第一，檔案信息化的核心內(nèi)容是檔案信息資源建設(shè)。因此檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，只有通過信息技術(shù)手段將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)規(guī)范、配置合理、可共享的檔案信息資源，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，才能真正實(shí)現(xiàn)信息化條件下檔案資源的有效開發(fā)與利用。第二，檔案信息化的基礎(chǔ)手段是信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息化離不開信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，是先進(jìn)、成熟的信息技術(shù)的應(yīng)用，是信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新融合。檔案信息化不僅將不斷推動先進(jìn)信息技術(shù)在檔案工作各環(huán)節(jié)的融合應(yīng)用，而且將改變檔案工作與管理模式，提高檔案工作效率，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享是檔案信息化的根本目標(biāo)。推動實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享，是解決新時(shí)代我國檔案工作存在的人民群眾對檔案信息需求不斷增長與檔案信息資源不夠豐富的主要矛盾、滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求最有效的方式。檔案信息化就是要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2.2 意義與作用

一方面，檔案信息化是信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，信息化水平?jīng)Q定和體現(xiàn)了現(xiàn)代化水平。國家檔案局在2019年工作報(bào)告中將“到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”作為一個(gè)階段性目標(biāo)。同時(shí)，先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)融入檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面，它將引領(lǐng)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效，從而進(jìn)一步深化檔案工作的改革和發(fā)展。所以，檔案信息化應(yīng)當(dāng)擺在檔案事業(yè)優(yōu)先發(fā)展的戰(zhàn)略高度。另一方面，檔案信息化將為國民經(jīng)濟(jì)與社會信息化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。檔案信息資源作為國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源，決定了檔案信息化對于推動國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的基礎(chǔ)性、服務(wù)性作用和地位，在推進(jìn)信息化過程中我們應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)這種認(rèn)同感、自信感。數(shù)字檔案、電子檔案是各行各業(yè)信息化不斷產(chǎn)生的各類電子文件、大數(shù)據(jù)的“歸宿”，當(dāng)前越來越多的地方政府、政務(wù)中心要求當(dāng)?shù)貦n案部門對電子文件（電子證照）、電子檔案的規(guī)范管理提供政策支持和監(jiān)督指導(dǎo)，我們應(yīng)當(dāng)積極作為、明確職責(zé)、提供服務(wù)。各地大數(shù)據(jù)云平臺中心建設(shè)如火如荼，檔案部門在支持各地大數(shù)據(jù)中心、云平臺建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)更加明確國家檔案館與各地大數(shù)據(jù)云平臺之間的職責(zé)分工與管理權(quán)限，對于大數(shù)據(jù)中心、云平臺建設(shè)過程中出現(xiàn)的類似要求檔案部門集中移交檔案機(jī)房、檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，我們應(yīng)當(dāng)從國家檔案館職責(zé)、大數(shù)據(jù)與電子檔案關(guān)系以及檔案安全保管要求等角度，表明立場、履行職責(zé)與明確分工，確保各地永久、長期保存的檔案數(shù)字化成果、電子檔案在各級國家檔案館的集中安全保管。同時(shí)要積極推動出臺政策，加強(qiáng)對各地大數(shù)據(jù)中心、云平臺中檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)管，確保具有永久長期保存價(jià)值的數(shù)據(jù)及時(shí)歸檔并定期向當(dāng)?shù)貒覚n案館移交；各地檔案部門要充分利用檔案信息化的成果，發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢，提供檔案信息資源的社會共享，特別是涉及社會民生檔案信息資源的共享。

3 關(guān)于檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略

檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要戰(zhàn)略，需要通過頂層設(shè)計(jì)，制定長期發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，明確指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)、基本原則和具體的建設(shè)任務(wù)與措施方法，以指導(dǎo)檔案信息化科學(xué)、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

3.1 指導(dǎo)思想

檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的組成部分，檔案信息化是國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，檔案信息化指導(dǎo)思想必須圍繞國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化的總體戰(zhàn)略要求來確立。檔案信息化長期指導(dǎo)思想可歸結(jié)為：按照國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化建設(shè)的總體任務(wù)要求，依托國家信息化建設(shè)環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享為目標(biāo)，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，通過先進(jìn)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，全面加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，建立和完善檔案信息資源共享服務(wù)機(jī)制，建立和健全檔案信息化保障體系，推動檔案管理現(xiàn)代化，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，不斷滿足國家、社會和大眾日益增長的信息需求。

3.2 基本原則

檔案信息化的基本原則是檔案信息化建設(shè)的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐指南，確定檔案信息化的基本原則必須充分分析檔案工作的內(nèi)在關(guān)系，系統(tǒng)把握檔案信息化的內(nèi)在本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律，并在實(shí)踐中加以反復(fù)論證和總結(jié)，從而得出原則性要求。從事業(yè)關(guān)系角度分析，檔案館是檔案工作的主體，檔案室是檔案工作的基礎(chǔ)，這是檔案工作最基本的內(nèi)在關(guān)系；從檔案生成運(yùn)行角度分析，檔案是檔案工作的對象，文件與檔案是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這是檔案與文件最本質(zhì)的內(nèi)在聯(lián)系。因此，檔案信息化建設(shè)必須把握和處理好檔案工作和檔案這兩個(gè)內(nèi)在聯(lián)系，從系統(tǒng)、科學(xué)的理論角度，即一體化理論的角度，確定檔案信息化的基本原則。所以，檔案信息化建設(shè)的兩個(gè)基本原則可以確定為文檔一體化和館室一體化。

3.2.1 文檔一體化

這是立檔單位檔案信息化必須遵循和堅(jiān)持的基本原則，它已不是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文書與檔案管理的一體化，而是指在信息化辦公條件下，電子文件與電子檔案管理的一體化。就是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)中電子文件管理和電子檔案管理兩個(gè)信息管理系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)電子文件與電子檔案信息資源的交換與共享，提高工作效率，從而創(chuàng)造系統(tǒng)最佳行政信息效益的過程。

3.2.2 館室一體化

這是館室之間檔案信息化必須遵循和堅(jiān)持的另一基本原則。堅(jiān)持館室一體化的原則，就是要以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，通過統(tǒng)一規(guī)范檔案數(shù)據(jù)交流、傳遞與共享，從而實(shí)現(xiàn)館室之間檔案信息資源的共享目標(biāo)，最大限度地創(chuàng)造檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的過程。以往工作中只注重文檔一體化原則而忽視了館室一體化原則，要堅(jiān)持館室一體化原則，才能確保檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.3 發(fā)展目標(biāo)

檔案信息化發(fā)展目標(biāo)為，緊緊抓住信息化建設(shè)的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，圍繞建設(shè)檔案信息資源庫這一中心任務(wù)，突出把握存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化兩個(gè)工作重點(diǎn)，共同構(gòu)建信息化條件下檔案信息資源體系、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息保障體系，推動實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，全面推動檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，努力實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案事業(yè)的跨躍式創(chuàng)新發(fā)展，為新時(shí)期全面建成小康社會服務(wù)。

檔案信息資源體系、檔案信息服務(wù)體系和檔案信息保障體系是檔案信息化的主要建設(shè)任務(wù)，其中檔案信息資源體系建設(shè)是核心內(nèi)容，檔案信息服務(wù)體系建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享這一檔案信息化根本目標(biāo)的重要基礎(chǔ)，檔案信息保障體系建設(shè)是確保順利推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的前提和條件。具體建設(shè)任務(wù)包括：一是以存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化為工作重點(diǎn)，加快推進(jìn)分布式、規(guī)范化、可共享的檔案信息資源庫建設(shè)，構(gòu)建起“資源豐富、數(shù)據(jù)規(guī)范、配置合理”的檔案信息資源體系。二是加大檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用力度，建立信息共享通道和服務(wù)平臺，加快檔案信息資源開發(fā)和檔案信息資源網(wǎng)上共享步伐，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)機(jī)制建設(shè)，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，推進(jìn)檔案服務(wù)社會化和檔案信息產(chǎn)業(yè)化，不斷創(chuàng)造檔案信息的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，建立起高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的新型檔案信息服務(wù)體系。三要加大技術(shù)創(chuàng)新和制度創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案信息管理機(jī)制轉(zhuǎn)型和檔案管理能力水平提升，加快檔案信息人才隊(duì)伍、檔案信息管理體系、檔案信息安全和檔案標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)建設(shè)，建立和完善檔案信息保障體系，確保檔案信息化快速、有序、健康地發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，逐步建立起具有中國特色的社會主義檔案信息資源共享體系，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享的根本目標(biāo)。