市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)案件檔案管理的現(xiàn)狀與思考

■ 李曉英

紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)案件檔案是指紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)在履行紀(jì)檢監(jiān)察職責(zé)，查處各種違紀(jì)案件工作中形成并處理完畢、具有保存價值、經(jīng)過整理立卷系統(tǒng)保管的紀(jì)檢監(jiān)察案件材料。案件檔案作為履行監(jiān)督執(zhí)紀(jì)問責(zé)職能的重要憑據(jù)，科學(xué)規(guī)范地整理保存案件檔案責(zé)任重大。十八大以來，隨著反腐力度的加大，特別是國家監(jiān)察體制改革后紀(jì)檢監(jiān)察和監(jiān)察調(diào)查的范圍和力度不斷增強，案件檔案數(shù)量隨之不斷增加，檔案管理日趨規(guī)范化，但同時也要看到，紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)在案件檔案管理過程中還存在著一定的問題和差距。如何充分發(fā)揮紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作的特殊作用，為黨風(fēng)廉政政策法規(guī)建設(shè)提供重要依據(jù)和參考，促進黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗工作的深入開展，是當(dāng)前紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)面臨的突出問題。本文以市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)案件檔案在管理過程中存在的問題為例，提出初步的對策和建議。

一、發(fā)展現(xiàn)狀

近年來，隨著反腐倡廉的力度不斷加大，特別是國家監(jiān)察體制和機構(gòu)改革后，地市一級的紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)均實行了紀(jì)律檢查委員會與監(jiān)察委員會合署辦公的體制，履行紀(jì)檢、監(jiān)察兩項職責(zé)，監(jiān)察制度日趨完善，監(jiān)察范圍不斷擴大，偵辦案件的力度進一步增強。于此同時，紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理過程中也出現(xiàn)了檔案數(shù)量急劇增加、信息化水平不斷提升、電子及聲像檔案比重不斷加大等新特點新趨勢。

1.檔案管理日趨規(guī)范

市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)對檔案工作特別是案件檔案的管理重視程度較高，管理相對規(guī)范。一是制度日趨完善。市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)（市紀(jì)委監(jiān)委）基本上成立有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，為檔案管理提供了領(lǐng)導(dǎo)保障。同時市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)根據(jù)《檔案法》《紀(jì)檢案件檔案管理辦法》等法律法規(guī)并結(jié)合本地區(qū)本部門實際建立了檔案管理制度、規(guī)范了案件檔案科學(xué)有效管理的流程。例如昆明市紀(jì)委駐昆明市財政局紀(jì)檢組將廉政檔案相關(guān)工作列為監(jiān)督工作要點，專門印發(fā)了《中共昆明市紀(jì)委駐市財政局紀(jì)律檢查組廉政檔案管理暫行辦法》。二是硬件設(shè)施配備顯著增強。市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)普遍設(shè)立有專門的檔案庫房、檔案閱覽室，并配備了保密柜、密集架、掃描儀、復(fù)印機、打印機、監(jiān)控系統(tǒng)等檔案設(shè)施設(shè)備，為案件檔案的安全保管提供了硬件支撐。三是人員素質(zhì)不斷提升。市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)的部門檔案室安排有專職檔案管理人員負責(zé)對本機關(guān)產(chǎn)生的案件檔案進行接收并保管。一些地市紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)還專門通過公務(wù)員招考和人才引進的方式引進檔案專業(yè)人才，為檔案規(guī)范化管理提供了人才保障。同時，市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)不斷加大對派駐機關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)力度，不斷提升基層檔案人員規(guī)范整理案件檔案的能力。例如云南省怒江州紀(jì)委、監(jiān)委2018年專門邀請州檔案局對委機關(guān)各部門、各派駐紀(jì)檢組檔案員針對檔案分類、卷內(nèi)目錄填寫、期限設(shè)定、檔案裝訂入盒等內(nèi)容進行現(xiàn)場教學(xué)，提高專兼職檔案員業(yè)務(wù)水平。

2.案件檔案數(shù)量急劇增加

隨著人們法治意識的不斷增強、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)偵辦案件力度不斷加大、派駐制度的不斷完善，紀(jì)監(jiān)察機關(guān)形成的案件檔案數(shù)量急劇增加，國家監(jiān)察體制改革后，某縣監(jiān)察對象從一千多人增加到一萬多人，某些市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)2018年上半年偵辦案件過程中形成的檔案數(shù)量就相當(dāng)于過去五年形成的檔案數(shù)量的總和。同時，案件檔案數(shù)量的大幅增加不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)案卷數(shù)量的增加，一些新型載體如電子舉報信、錄音、錄像等檔案數(shù)量也不斷增加。這些新變化都給紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作帶來了許多新的挑戰(zhàn)。

3.信息化水平不斷提升

由于傳統(tǒng)的立卷方式的對于檢索文件和開發(fā)利用十分不便，對檔案數(shù)字化和信息化水平要求越來越高，相當(dāng)一部分的市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)每年都會投入一定的經(jīng)費用于檔案全文數(shù)字化，通過招標(biāo)與第三方合作或者自主開發(fā)的方式建立信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對案件檔案的科學(xué)管理和便捷利用。例如昆明市紀(jì)委駐住建局紀(jì)檢組自行開發(fā)了一套廉政檔案管理系統(tǒng)，將涉及駐在單位的問題線索及人員信息有機地整合為電子檔案，為紀(jì)檢組提供了一個高效、便捷的查詢、統(tǒng)計信息平臺。

4.聲像檔案比重不斷增加

隨著偵查手段和技術(shù)的不斷進步，紀(jì)檢監(jiān)察部門及派駐機構(gòu)在日常紀(jì)檢監(jiān)察工作中除了形成傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和材料之外，以照片、錄音、錄像等形式形成的聲像檔案數(shù)量也在不斷增加，比如以U 盤形式報送的舉報信、談話函詢的錄音、錄像等，如何對它們科學(xué)有效管理也是急需解決的問題。

二、存在的問題

1.派駐機關(guān)的案件檔案管理不嚴(yán)

目前，地市一級的紀(jì)委監(jiān)委對市直機關(guān)的派駐紀(jì)檢組監(jiān)察制度已基本部署完成，派駐監(jiān)督作為黨和國家監(jiān)督體系的重要內(nèi)容和深化監(jiān)察體制改革的重要舉措，案件檔案在其工作過程中發(fā)揮著極其重要的作用。目前，對于派駐機構(gòu)的檔案管理主要通過兩種方式實行，一是年度檔案目錄的移交，二是檔案實體的移交。但是對于派駐機構(gòu)的檔案規(guī)范化管理沒有統(tǒng)一的規(guī)范和規(guī)定，而派駐機構(gòu)的案件檔案管理人員多為兼職，歸檔意識不足，經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象。

2.聲像檔案長效管理缺乏可行性措施

聲像檔案在案件檔案中的數(shù)量不斷增加，一方面給辦案人員帶來了便捷，但同時在具體的管理過程中也存在著一些問題。例如目前的錄音、錄像、電子舉報信、談話記錄等多存儲在光盤上，但是日常工作中使用的光盤只是普通的光盤達不到檔案級光盤的要求，并且存儲用的光盤與其他案卷集中在一起存放，沒有專門的設(shè)備和保管措施去保管光盤，同時沒有專門的技術(shù)措施去實時監(jiān)測光盤內(nèi)的內(nèi)容是否丟失，制度的不完善和技術(shù)保障的缺失給聲像檔案的保管帶來了極大的隱患。

3.檔案人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊

市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)越來越重視檔案工作，不同程度地配備了專職或兼職檔案人員，其中市級紀(jì)委監(jiān)委機關(guān)的檔案管理部門檔案人員為專職人員，崗位穩(wěn)定性強、人員素質(zhì)較高，部分地市還專門配備了檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生充實到隊伍之中。而派駐機關(guān)（紀(jì)檢組）由于人員較少，檔案工作主要為兼職管理，人員的歸檔意識和檔案素養(yǎng)相對較差，案件歸檔質(zhì)量也不甚規(guī)范。

4.檔案庫庫房無法滿足檔案安全保管需求

盡管市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)專門設(shè)立了檔案室，配套設(shè)置了專門的檔案庫房和檔案閱覽室，但是還是無法滿足檔案數(shù)量急劇增加的要求，一是檔案庫房庫容量不足，二是部分檔案庫房沒有設(shè)置在一層，無法滿足承重要求，三是對于光盤、錄像帶、磁帶等聲像檔案沒有專門的保管場所和措施，檔案安全還是無法保證。

三、對策建議

1.制定統(tǒng)一的案件檔案管理辦法

針對目前市級紀(jì)檢派駐機關(guān)檔案管理水平較低、人員素養(yǎng)較差、歸檔不規(guī)范、移交不及時等問題，特別是最高人民法院二審審理的陜西榆林凱奇萊能源投資有限公司訴西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院合作勘查合同糾紛案卷宗丟失案（千億礦權(quán)案案卷丟失）給各級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)就做好檔案規(guī)范化管理有著極其重要的警示作用。各地市紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)作為主管部門要結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H制定出一套科學(xué)合理適用性強的派駐機關(guān)案件檔案管理辦法，從制度上去規(guī)范派駐機關(guān)案件檔案的保管和整理。同時要對聲像檔案資料如何進行科學(xué)規(guī)范管理，制定一個統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，確保聲像檔案資料進行科學(xué)保管和規(guī)范化管理。

2.立足實際建設(shè)專業(yè)檔案館

針對目前各地紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)檔案庫房面積不能滿足案件檔案數(shù)量快速增長的需求，一是在市級紀(jì)委機關(guān)檔案室的基礎(chǔ)上，專門建立本行業(yè)或系統(tǒng)的專業(yè)檔案館，作為統(tǒng)一保管市級紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案的集中保管的基地，滿足日益增長的檔案保管需求，在安裝基本的檔案裝具的基礎(chǔ)上配置專門用于保管電子檔案、聲像檔案的管理系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全保管和有效利用；二是與地方綜合檔案館合作，充分利用各地籌備建設(shè)新檔案館的契機，在綜合檔案館庫房中專門開辟出一個專門的紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案庫區(qū)，紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)負責(zé)投入一定的經(jīng)費和設(shè)施設(shè)備，日常的管理由檔案館負責(zé)，在法定的移交期限之前所有權(quán)歸紀(jì)檢機關(guān)所有，法定移交期限到了之后直接移交檔案館，既確保了檔案的安全，也減少了紀(jì)委機關(guān)日常人力投入，同時豐富了檔案館的館藏結(jié)構(gòu)。

3.提高信息化水平

解決館庫容量不足、對派駐機關(guān)檔案保管情況監(jiān)察不到位的措施之一就是不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，充分利用信息技術(shù)解決檔案管理過程中的瓶頸。由市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)的檔案部門負責(zé)建設(shè)一套簡便易用的紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理系統(tǒng)（數(shù)字檔案室系統(tǒng)），作為后臺負責(zé)統(tǒng)一管理，各派駐機關(guān)被賦予一定的權(quán)限進行使用，進行網(wǎng)絡(luò)實時移交和歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)實時監(jiān)測，從技術(shù)上規(guī)范對各派駐機關(guān)案件檔案的科學(xué)管理。同時，在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)時要充分考慮紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案的專業(yè)性和保密性，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)工作的特點，開發(fā)出一套操作簡便、安全易用的檔案管理系統(tǒng)。

4.加強培訓(xùn)指導(dǎo)

針對派駐機關(guān)檔案管理人員檔案素養(yǎng)不足，穩(wěn)定性較差的問題，市級紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)的檔案部門要擔(dān)負起檔案培訓(xùn)的職責(zé)，加強與檔案局的聯(lián)系，增強對各業(yè)務(wù)部門、巡察辦、派駐機構(gòu)檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和培訓(xùn)力度，將檔案工作納入到目標(biāo)考核中，不斷提升檔案人員規(guī)范整理的能力。

結(jié)語

檔案管理是一項基礎(chǔ)工作，紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案的管理水平影響著紀(jì)檢監(jiān)察工作的質(zhì)量，紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)的檔案部門和人員要在制度保障、技術(shù)支持、人才保障的基礎(chǔ)上做好新形勢下的檔案管理工作，不斷提升管理水平，有力服務(wù)、促進紀(jì)檢事業(yè)的快速發(fā)展。