網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公務(wù)數(shù)碼照片檔案收集歸檔的思考

■ 洪源清

數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，深刻影響著拍照攝像技術(shù)的發(fā)展。自從1969年第一塊圖像傳感器(CCD)在美國(guó)貝爾實(shí)驗(yàn)室誕生至今,已整整半個(gè)世紀(jì)。這個(gè)以數(shù)字方式記錄影像的發(fā)明徹底改變了人類的攝影方式。曾經(jīng)享譽(yù)世界、無(wú)處不在的膠片逐漸退出歷史舞臺(tái)，佳能、尼康、奧林巴斯等公司相繼停止膠片相機(jī)的生產(chǎn)，柯尼卡美能達(dá)公司則是宣布完全撤出傳統(tǒng)膠片照相機(jī)和膠片市場(chǎng)。如今從檔案工作角度看，傳統(tǒng)意義上的照片——膠卷照片檔案除了收集一些散存的一些老照片外，基本上已無(wú)檔可收，取而代之的是海量的數(shù)碼照片檔案。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集歸檔數(shù)碼照片檔案已成為現(xiàn)實(shí)。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，談?wù)剬?duì)網(wǎng)絡(luò)收集歸檔數(shù)碼照片檔案的做法與思考。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收集歸檔數(shù)碼照片檔案的便利之處

網(wǎng)絡(luò)給各行各業(yè)帶來(lái)的便利是不言而喻的。檔案工作者身處網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，積極開(kāi)展數(shù)碼照片檔案的收集工作，可以讓重大事件留史，通過(guò)數(shù)碼照片檔案，讓更多人了解知曉不能親身參與的重大活動(dòng)。利用網(wǎng)絡(luò)收集歸檔數(shù)碼照片檔案有以下便利之處：

1.1 便于及時(shí)歸檔

現(xiàn)在基本上每個(gè)單位都建有自己的網(wǎng)站，專門報(bào)道本單位最新的工作動(dòng)態(tài)與事務(wù)信息，特別是一些反映單位重要職能活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作、各種大型會(huì)議的照片都是經(jīng)過(guò)精心挑選和領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的數(shù)碼圖片并配有新聞報(bào)道一起上網(wǎng)。這為檔案人員收集歸檔公務(wù)數(shù)碼照片檔案提供了一條快捷、便利的收集渠道。網(wǎng)上下載照片不僅信息量大而且省時(shí)、省力、齊全、完整。所以檔案人員平時(shí)多注意瀏覽單位網(wǎng)站，就能及時(shí)下載有價(jià)值的照片。

1.2 便于收集齊全

按照傳統(tǒng)膠卷照片檔案的收集方法，所收集的照片數(shù)量少，內(nèi)容不豐富，特別是數(shù)量和完整性很難保證。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收集歸檔數(shù)碼照片，不僅極大地豐富了照片檔案收集數(shù)量，而且還很全面，涉及到單位活動(dòng)的方方面面，不易遺漏。對(duì)于只有新聞沒(méi)有照片的報(bào)道，檔案人員可以按照?qǐng)?bào)道信息找到相關(guān)部門單位及具體經(jīng)辦（拍攝）人員，及時(shí)有效地將相關(guān)的公務(wù)數(shù)碼照片檔案收集歸檔。

1.3 便于查找與保存

數(shù)碼照片的最突出優(yōu)勢(shì)在于它的快捷、方便的利用方式。過(guò)去查閱膠卷照片檔案費(fèi)力費(fèi)時(shí)，檢索速度慢，利用操作程序繁瑣。而數(shù)碼照片，可以快速地查找，提高了工作效率。此外，數(shù)碼照片檔案的最大優(yōu)勢(shì)是可以進(jìn)行多種形式拷貝備份，從而大大提高了數(shù)碼照片檔案的安全性。

1.4 便于整理與利用

對(duì)于收集歸檔的公務(wù)數(shù)碼照片，按歸檔要求需要配以文字說(shuō)明時(shí)間、事由、專題。規(guī)范整理的數(shù)碼照片檔案能夠生動(dòng)形象、直觀地記錄單位走過(guò)的軌跡，使日后編輯單位圖文并茂的大事記或史志等工作變得輕而易舉。特別是在單位領(lǐng)導(dǎo)、職工升遷、調(diào)離或退休時(shí)，單位可以制作當(dāng)事人在單位工作期間相關(guān)的公務(wù)數(shù)碼照片藝術(shù)相冊(cè)，作為禮物贈(zèng)送給當(dāng)事人，檔案部門使數(shù)碼照片檔案變得鮮活起來(lái)，提供人性化服務(wù)。

2 當(dāng)前數(shù)碼照片網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收集歸檔存在問(wèn)題及原因

數(shù)碼照片在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收集歸檔方面還存在一些問(wèn)題，如受傳統(tǒng)膠卷照片檔案管理理念、管理模式的影響，在數(shù)碼照片檔案收集歸檔整理中仍然存在重實(shí)體輕信息、重文件輕照片的情況，在收集歸檔中還存在如何有效處理個(gè)人隱私？如照片涉及到的原作者版權(quán)以及被攝影者的信息安全等問(wèn)題。這些問(wèn)題存在的原因，大致有以下幾點(diǎn)：

2.1 收集歸檔管理制度和管理規(guī)范不健全

《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)和《電子文件歸檔管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)制定了有關(guān)數(shù)碼照片檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，但事實(shí)上，這幾年很多單位檔案館(室)對(duì)數(shù)碼照片相關(guān)管理技術(shù)認(rèn)識(shí)不夠與設(shè)備投入不足，仍然處于一種有“法”不依，有“章”不循的“真空”，可有可無(wú)的狀態(tài)，直接影響到對(duì)數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作。

2.2 收集歸檔實(shí)際操作難度很大

由于數(shù)碼照片具有無(wú)底片、不必沖印即可觀看的特性，檔案館(室)工作人員在平常的實(shí)際收集歸檔工作中，若無(wú)公務(wù)數(shù)碼照片拍攝人提供及時(shí)有效的幫助，很難做到數(shù)碼照片及時(shí)收集歸檔。以福建省科技廳照片檔案為例，拍攝公務(wù)照片、音頻、視頻由省科技信息所負(fù)責(zé)，聲像檔案（包括照片檔案）歸檔整理保管利用由省科技檔案館負(fù)責(zé)，所以要順利實(shí)現(xiàn)照片檔案的有效管理還需要兩個(gè)單位的密切配合。

2.3 收集歸檔不及時(shí)、不規(guī)范

由于歸檔意識(shí)不夠，許多單位公務(wù)照片的攝影者普遍的習(xí)慣做法是在公務(wù)活動(dòng)中拍攝完畢后，加工整理完成自身工作后，將大量的數(shù)碼照片轉(zhuǎn)存于相機(jī)（現(xiàn)在很多用手機(jī)）、計(jì)算機(jī)或移動(dòng)硬盤上，沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范編寫文字說(shuō)明。往往是在檔案館(室)催緊時(shí)，才會(huì)不加整理地一“鍋”端給檔案館(室)。時(shí)間一長(zhǎng)，由于拍攝之初沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行分類鑒定篩選，拍攝者也忘記了當(dāng)時(shí)的情形，也就無(wú)法歸檔。此外，數(shù)碼照片的拍攝者或管理者人員變動(dòng)頻繁也造成部分?jǐn)?shù)碼照片無(wú)法及時(shí)收集歸檔。

2.4 損失、漏歸情況嚴(yán)重

通常有幾種情況：①由于數(shù)碼照片依賴各種各樣的存儲(chǔ)設(shè)備而存儲(chǔ)，各種設(shè)備故障等均會(huì)影響數(shù)碼照片的安全。②計(jì)算機(jī)病毒侵害也會(huì)造成保存在計(jì)算機(jī)上的數(shù)碼照片被破壞或丟失。③由于數(shù)碼照片除了拍攝者自己，其他人都不了解拍攝內(nèi)容、拍攝張數(shù)等，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)碼照片漏歸，甚至還會(huì)出現(xiàn)整個(gè)事件拍攝的公務(wù)照片都找不到的情況。

3 規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)碼照片檔案收集歸檔的思考

公務(wù)數(shù)碼照片檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)收集，會(huì)有諸多便利之處。筆者多年來(lái)緊緊圍繞網(wǎng)站這新聞主渠道進(jìn)行觀察研究，發(fā)現(xiàn)通過(guò)單位網(wǎng)站既能圍繞單位的中心工作又能掌握單位各種活動(dòng)的最新動(dòng)態(tài)，相應(yīng)的收集到的公務(wù)數(shù)碼照片內(nèi)容全面重點(diǎn)突出，配圖恰當(dāng)且質(zhì)量好，效率高，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下通過(guò)單位網(wǎng)站收集歸檔公務(wù)數(shù)碼照片不愧為當(dāng)今數(shù)碼照片檔案收集的一條有效途徑。但要做到規(guī)范收集、符合標(biāo)準(zhǔn)且進(jìn)行有效管理，還應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

3.1 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)收集

在網(wǎng)絡(luò)收集的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)單位網(wǎng)上的新聞報(bào)道的照片通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳，且為編輯后使用，因數(shù)量太大，所占用網(wǎng)絡(luò)空間也大，所以網(wǎng)站維護(hù)部門及新聞宣傳部門經(jīng)過(guò)一段時(shí)間對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行加工處理，降低了像素且并不保存原件。根據(jù)國(guó)家電子文件管理的有關(guān)規(guī)定，收集歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)采用JPEG、TIFF規(guī)范格式并符合相關(guān)精度要求，并且采用數(shù)碼相機(jī)的光學(xué)精度至少要在300萬(wàn)像素以上，所以，檔案人員在收集新聞?wù)掌瑫r(shí)，一定要同步即時(shí)收集保存未經(jīng)編輯處理過(guò)的原始數(shù)碼照片。同時(shí)，檔案部門指定專人，及時(shí)通過(guò)電子郵箱、移動(dòng)硬盤收集新聞?wù)掌瑏?lái)實(shí)現(xiàn)公務(wù)數(shù)碼照片的邏輯歸檔。

3.2 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)跟蹤收集

可以建立專門的交流群（QQ群或微信群），在群中及時(shí)溝通信息，通過(guò)有關(guān)人員將拍攝的公務(wù)照片及時(shí)整理歸檔，方便快捷。在瀏覽相關(guān)網(wǎng)站、收集公務(wù)數(shù)碼照片檔案的過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)有重要新聞或重大活動(dòng)只有新聞報(bào)道而沒(méi)有新聞?wù)掌瑫r(shí)或網(wǎng)站上的照片不符合歸檔要求（如像數(shù)太低等），檔案人員應(yīng)立即通過(guò)電話、QQ或微信通知相關(guān)部門及時(shí)將精選的照片傳送給檔案館。這樣可將公務(wù)數(shù)碼照片的收集歸檔工作分解在平時(shí)的公務(wù)活動(dòng)中，這可使檔案部門提高數(shù)碼照片檔案的收集率，確保數(shù)碼照片的完整與安全。

3.3 建立數(shù)碼照片檔案臨時(shí)歸檔庫(kù)

公務(wù)數(shù)碼照片從單位網(wǎng)站、郵箱、QQ或微信傳輸?shù)綑n案部門之后，需要及時(shí)在計(jì)算機(jī)上建立一個(gè)臨時(shí)歸檔庫(kù)，分別按年度、保管期限、事由等建立不同的文件夾，將下載的照片分類保存在相應(yīng)的文件夾里。有條件的可以采用電子相冊(cè)軟件，電子相冊(cè)軟件的應(yīng)用對(duì)從網(wǎng)絡(luò)收集的數(shù)碼照片檔案的歸檔工作很有幫助。現(xiàn)在更方便快捷的辦法是通過(guò)智能手機(jī)自帶的APP，如數(shù)碼寶貝、數(shù)碼街等等，可以用智能手機(jī)拍攝數(shù)碼照片，通過(guò)數(shù)碼寶貝或美圖秀秀等APP加工處理，再通過(guò)手機(jī)上的QQ的我的設(shè)備→我的Android手機(jī)→導(dǎo)出手機(jī)相冊(cè)，這樣可以很輕松的將手機(jī)上拍攝的或接收到的數(shù)碼照片無(wú)線傳送到電腦上編輯、保存，連U盤保存?zhèn)魉偷闹虚g環(huán)節(jié)都省了！

3.4 及時(shí)有效地在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)碼照片的歸檔整理

在計(jì)算機(jī)上建立了臨時(shí)歸檔庫(kù)之后，要定期及時(shí)將數(shù)碼照片檔案歸檔到檔案管理系統(tǒng)中去，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，還要注意做到三點(diǎn)：一是對(duì)相同事件內(nèi)容的數(shù)碼照片，應(yīng)選擇那些有典型性和代表性的照片歸檔；二是從拍攝技術(shù)效果上，要選擇那些拍攝效果較好的照片歸檔；三是要在歸檔的照片檔案中選取有各事件中最有典型性和代表性的照片沖洗出來(lái)，做為紙質(zhì)照片檔案放在相冊(cè)中保存，做到雙套管理，這一點(diǎn)也非常重要。