高校檔案、圖書、情報(bào)一體化理論及實(shí)踐探討

■ 陳一紅

概述

所謂“檔案、圖書、情報(bào)”一體化管理，是指將原先各自獨(dú)立成系統(tǒng)的檔案、圖書、情報(bào)統(tǒng)一為一個整體進(jìn)行管理的過程，從而實(shí)現(xiàn)了三者在更大范圍、更高層次上的資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)，為廣大在校師生提供集成服務(wù)，發(fā)揮出檔案、圖書、情報(bào)資源利用的最大化。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)推動著檔案、圖書、情報(bào)朝著一體化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、縮微化、滲透化為主要特點(diǎn)一體化管理，無論是在理論研究還是實(shí)踐探索方面，檔案、圖書、情報(bào)一體化均取得了顯著成績。

一、高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理理論基礎(chǔ)

（一）學(xué)科、本質(zhì)屬性相似

從檔案、圖書、情報(bào)學(xué)科的產(chǎn)生及發(fā)展歷程來看，檔案，最早可以追溯至遠(yuǎn)古時(shí)期的結(jié)繩記事；先民們將這種“檔案”慢慢匯輯，傳播，檔案功能升級成為最早的“圖書”；情報(bào)則產(chǎn)生于文字之前，通過手勢、聲音等進(jìn)行傳遞，經(jīng)歷了由“口頭情報(bào)”向“文字情報(bào)”發(fā)展的過程?？梢?，檔案、圖書、情報(bào)三者同為一體、同出一源。在本質(zhì)上，三者都屬于信息的一個種類，提供豐富的知識信息服務(wù)。且，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，檔案、圖書、情報(bào)均可以被存儲、傳遞和利用。這種同宗同源的歷史溯源，三者兼有信息屬性、知識屬性和社會屬性，且這種屬性又可以在相互之間轉(zhuǎn)化，為一體化管理提供了理論與實(shí)踐上的可行性。

（二）性質(zhì)、利用方式相似

檔案、圖書、情報(bào)從工作性質(zhì)、工作內(nèi)容、服務(wù)方式等方面均具有相似性，雖然在公眾服務(wù)性方面，檔案部門無法與圖書、情報(bào)部門相比，但隨著網(wǎng)絡(luò)化在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用和管理，使其從進(jìn)入了公開化、社會化發(fā)展新階段，縮微、機(jī)檢、復(fù)制等技術(shù)已經(jīng)在三者之間實(shí)現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用。首先，從工作的內(nèi)容來看，檔案、圖書、情報(bào)工作均包括資料信息的收集、分類編目、主題標(biāo)引、檢索利用等；從工作的性質(zhì)分析，嚴(yán)格意義上來看檔案、圖書、情報(bào)均為知識信息的收集、加工、整理、存儲，并為公眾提供豐富的知識成果，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。從服務(wù)方式方面來看，檔案、圖書、情報(bào)同宗同源的屬性，決定了三者的服務(wù)對象均為政治、經(jīng)濟(jì)、科研、社會生產(chǎn)和管理等領(lǐng)域。

（三）載體及傳播手段相似

貝塔朗菲定律：整體系統(tǒng)的屬性功能＞孤立子系統(tǒng)的總和。檔案、圖書、情報(bào)三者既為獨(dú)立系統(tǒng)，又有著很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，將三者融為一體，實(shí)現(xiàn)橫向的協(xié)作與聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了整體功能。如，在信息技術(shù)條件下，檔案、圖書、情報(bào)具有可擴(kuò)展性、可共享性和可傳輸性，三者經(jīng)過檔案館、圖書館和文獻(xiàn)中心實(shí)現(xiàn)了信息的傳遞，并利用“兩微一端”等新媒體平臺實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域傳遞，突破了時(shí)空限制，為更大范圍、更廣空間的用戶提供豐富的信息共享資源。

二、高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理現(xiàn)實(shí)必要性

從高校檔案、圖書、情報(bào)三者的本質(zhì)屬性、價(jià)值功能和傳播手段來看，將高校原有的檔案館、圖書館和文獻(xiàn)中心等相對獨(dú)立的部門進(jìn)行一體化整合，建立檔案、圖書、情報(bào)一體化的“文獻(xiàn)信息服務(wù)中心”，從而更好地發(fā)揮出檔案、圖書、情報(bào)的文獻(xiàn)信息資源價(jià)值，滿足經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步和師生信息需求，推動社會的發(fā)展和進(jìn)步。

（一）經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的迫切需要

隨著新時(shí)代的到來，知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，知識、技術(shù)等各種要素在推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步方面發(fā)揮著越來越重要的作用。社會體系中的組織結(jié)構(gòu)間的依存度、粘合度更為緊密，尤其是隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對信息資源的需求量不斷增長，提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)是推動社會發(fā)展進(jìn)步的迫切需要。將檔案、圖書與情報(bào)一體化管理，實(shí)現(xiàn)三者資源的融合與集成，從而為社會提供出更多優(yōu)質(zhì)的、多維的、一體化的信息服務(wù)，滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的現(xiàn)實(shí)需要。

（二）信息技術(shù)發(fā)展的必然要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，尤其是物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用，突破了檔案、圖書、情報(bào)在傳統(tǒng)技術(shù)條件下的地域、時(shí)間和高校行業(yè)的分割狀態(tài)，使三者一體化管理實(shí)現(xiàn)了技術(shù)上的可行性。在實(shí)踐層面來看，國內(nèi)外已經(jīng)有了許多實(shí)踐探索和成功案例。有的是將檔案、圖書、情報(bào)相互交叉保管于某一部門。如上海圖書館、中科院的文獻(xiàn)情報(bào)中心是將圖書與情報(bào)實(shí)行一體化管理；柬埔寨國家檔案圖書館、玻利維亞國家檔案館則是將圖書館與檔案館結(jié)合起來。有的是將三者結(jié)合起來一體化管理，如美國的國會圖書館，是將檔案、圖書和情報(bào)集中于某一部門，雖然是圖書館，但同時(shí)也兼具檔案館和情報(bào)研究機(jī)構(gòu)的功能。

（三）廣大高校師生的現(xiàn)實(shí)需要

檔案、圖書、情報(bào)源于一體，在高校的學(xué)科體系和組織結(jié)構(gòu)中有著十分相似性，在高校教育改革發(fā)展過程中，檔案、圖書、情報(bào)經(jīng)歷了一體化——獨(dú)立——一體化的發(fā)展過程。原先的一體化管理經(jīng)過各自獨(dú)立發(fā)展，使得信息缺乏橫向聯(lián)系，封閉守舊不利于高校教育的開展，也無法滿足師生的現(xiàn)實(shí)需要。在檔案、圖書、情報(bào)進(jìn)行一體化管理已經(jīng)成為科教興國戰(zhàn)略的重要組成部分，為社會培養(yǎng)出更為全面的復(fù)合型人才。

三、高效檔案、圖書、情報(bào)一體化實(shí)踐及啟示

檔案、圖書、情報(bào)一體化的實(shí)踐探索中，出現(xiàn)了多種機(jī)構(gòu)的“多合模式”和兩種機(jī)構(gòu)的“雙合模式”，實(shí)現(xiàn)檔圖情一體化管理。在圖書館與情報(bào)中心一體化管理中較為成功的案例有，中國科學(xué)院圖書館，率先將圖書與情報(bào)進(jìn)行一體化管理，并將其更名為“中國科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心”。上海圖書館與上?？萍记閳?bào)所的一體化，哈爾濱醫(yī)科大學(xué)圖書館與該省的醫(yī)學(xué)情報(bào)研究所一體化，并成立了“黑龍江醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)信息中心”，實(shí)現(xiàn)圖書館與情報(bào)研究機(jī)構(gòu)之間的一體化管理。又如，在檔案館、圖書館與情報(bào)中心的一體化中成功實(shí)踐的有天津泰達(dá)圖書檔案館，整合了南開大學(xué)泰達(dá)學(xué)院圖書館、原開發(fā)區(qū)檔案館，并于2003年對外開館，成為集檔案、圖書、情報(bào)功能為一體化的管理成功探索。從上述這些成功的經(jīng)驗(yàn)探索來看，為當(dāng)前檔案、圖書、情報(bào)一體化實(shí)踐提供了諸多的啟示。

（一）一體化基本架構(gòu)：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

根據(jù)高校的實(shí)際情況，本著“全局集中、局部分散，通用集中、專用分散”的原則，建立高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)（信息服務(wù)中心或協(xié)會），構(gòu)建“縱向聯(lián)系”“橫向協(xié)調(diào)”的高效立體管理體系，對檔案、圖書和情報(bào)學(xué)科進(jìn)行科學(xué)的管理。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)下，打破三者各自為政的現(xiàn)狀，建立三者一體化的文獻(xiàn)信息系統(tǒng)，即，保留原有職能及內(nèi)部機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的服務(wù)模式和建庫格式，實(shí)現(xiàn)三者封閉管理、獨(dú)立體系向著開放的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變，達(dá)到資源的合理支配。從高校教育事業(yè)的整體現(xiàn)狀出發(fā)，并兼顧各自的特殊性，在一體化管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，制定一體化的檢索、分編、建庫及服務(wù)準(zhǔn)則，構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一訪問和索引等管理制度。

（二）一體化重要保證：交流溝通

檔案、圖書和情報(bào)同屬信息系統(tǒng)，均以信息為基礎(chǔ)形成和發(fā)展的產(chǎn)物。從哲學(xué)系統(tǒng)論分析，檔案、圖書與情報(bào)管理的目的是做好信息的存儲、檢索及利用，無論是工作原理還是工作方法都有很強(qiáng)的相似性，在三者工作的職能、性質(zhì)及程序又有著較強(qiáng)的相通性，因此，做好交流共同則是檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的重要保證。首先，要提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想?！耙惑w化”管理是社會發(fā)展進(jìn)步的必然，打破原先松散、獨(dú)立的管理體制束縛，適應(yīng)信息時(shí)代要求，解決業(yè)務(wù)重疊、各自為政的弊端，需要檔案、圖書和情報(bào)三者進(jìn)行有效一體化管理。其次，要加強(qiáng)政策、法規(guī)溝通協(xié)調(diào)。加強(qiáng)三者的制度體系的協(xié)調(diào)，結(jié)合高校檔案、圖書、情報(bào)管理實(shí)際，制定與新時(shí)期高校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理所需的法律、法規(guī)、條例、政策、規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)一體化管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。再次，加強(qiáng)人才交流協(xié)作。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，需要從事一體化管理人員熟練掌握檔案、圖書、情報(bào)學(xué)科知識的復(fù)合型人才，以及信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為廣大師生提供全面的信息資源服務(wù)。

（三）一體化管理載體：網(wǎng)絡(luò)平臺

網(wǎng)絡(luò)化是檔案、圖書、情報(bào)一體化管理的技術(shù)支撐和信息資源共享傳播的技術(shù)保障。高校要結(jié)合自身實(shí)際、學(xué)科特點(diǎn)，搭建具有一定特色的一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，緊緊依托國家檔案館、圖書館、情報(bào)中心，以各院系的檔案、圖書和情報(bào)為成員，組建本校檔案、圖書、情報(bào)一體化管理網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)三者之間的文獻(xiàn)資源的共建共享共用。保證檔案、圖書、情報(bào)網(wǎng)絡(luò)平臺下的各獨(dú)立子系統(tǒng)中擁有信息資源組織、轉(zhuǎn)換和開發(fā)功能，建立學(xué)位論文、科研成果、校史等數(shù)據(jù)庫，建立起由信息資源采集、信息產(chǎn)品庫、用戶服務(wù)器及用戶終端所組成的完善的檔案、圖書、情報(bào)信息資源系統(tǒng)。