服務(wù)新舊動能轉(zhuǎn)換 創(chuàng)新項目檔案管理

文·李劍

2018年1月3日，國務(wù)院批復(fù)山東新舊動能轉(zhuǎn)換綜合試驗區(qū)建設(shè)總體方案，2月22日上午，山東省委省政府召開全面展開新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程動員大會。在新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程實施一年之際，我省圍繞著“四新四化”，結(jié)合高端裝備制造、高端化工、信息、海洋經(jīng)濟(jì)等十強產(chǎn)業(yè)，上馬了一系列重大項目，這些項目對支撐新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程的順利實施，發(fā)揮著引領(lǐng)和保障作用。項目在前期準(zhǔn)備、建設(shè)過程和竣工驗收各階段形成的檔案，對項目本身的維護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建，對記憶當(dāng)前社會、服務(wù)未來發(fā)展都起著重要作用。同時，這一件件檔案也見證著我省發(fā)展軌跡、百姓生活變化，取得的歷史成就，是我省檔案資源的重要內(nèi)容，更是我省的社會財富，必須保管好、利用好。為了更好地“圍繞中心，服務(wù)大局”，及時做好我省重大建設(shè)項目檔案服務(wù)工作，就需要改變原來粗放僵化的管理方式和工作模式，在實踐創(chuàng)新中尋求突破。

一、緊跟時代、貼近實際，更新工作觀念

進(jìn)一步豐富對項目檔案管理工作的認(rèn)識，使之更加符合當(dāng)前時代發(fā)展的新要求，必須要把“全過程”管控的理念植入到項目檔案管理工作中。項目檔案管理工作不僅僅是整個項目管理工作中的最后一個“環(huán)節(jié)”，也是自始至終貫穿于項目建設(shè)“全過程”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

如果把項目實體比作“有形工程”，那項目檔案就是與之對應(yīng)的“無形工程”，兩者互為一體，不可分割。一方面，一個項目從一開始各種原材料依靠各種技術(shù)和管理人員嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作進(jìn)行設(shè)計整合，最終建設(shè)成一個具有一定功能的項目實體，這是一個 “有形工程”。另一方面，一個項目從一開始立項準(zhǔn)備，就會在不同部門、不同單位產(chǎn)生各種形式、各種載體的文件材料，這需要檔案工作人員按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范要求進(jìn)行嚴(yán)格管理，最終形成一整套合格的項目檔案，實現(xiàn)這套項目檔案應(yīng)有的作用，這是一個“無形工程”。所以“有形工程”和“無形工程”是一一對應(yīng)的，都需要“全過程”管理。

項目檔案管理工作僅僅是最后一個管理“環(huán)節(jié)”的認(rèn)識，已經(jīng)不能適合當(dāng)前的發(fā)展需要。雖然，項目檔案管理具體事務(wù)性的工作可能多集中在最后環(huán)節(jié)，但檔案形成質(zhì)量的關(guān)鍵還是在前期控制和過程管理中，如果把檔案管理僅僅聚焦是最后階段，難以形成齊全完整、真實準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范的項目檔案。因此，必須更新對項目檔案管理工作的思想認(rèn)識。

二、瞄準(zhǔn)問題、抓住時機(jī)，創(chuàng)新工作機(jī)制

隨著信息化發(fā)展突飛猛進(jìn)，政府治理社會的方式也在發(fā)生深刻地變化，分散在各部門的職能越來越多地向統(tǒng)一監(jiān)管平臺集中，也讓越來越多的業(yè)務(wù)在線上進(jìn)行，我們檔案部門也迎來了以信息化為標(biāo)志的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期。

雖然《山東省檔案條例》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》及省編辦確定的“省級權(quán)力清單”等相關(guān)規(guī)定，明確了省檔案局對我省建設(shè)項目檔案履行監(jiān)督、指導(dǎo)和管理的職責(zé)，并要求省政府確定的省級重點建設(shè)項目應(yīng)在竣工前進(jìn)行檔案驗收，但是項目檔案管理工作還一直比較落后，主要表現(xiàn)在：

一方面，各項目審批部門、監(jiān)管部門、主管單位監(jiān)管力度不夠，部門之間信息互通、管理協(xié)作較少，檔案部門職能發(fā)揮不充分。在組織登記、指導(dǎo)、驗收環(huán)節(jié)上比較薄弱，特別是監(jiān)管環(huán)節(jié)無法形成監(jiān)管合力，缺少確實可行的工作機(jī)制和有效措施；另一方面，項目檔案工作涉及面廣，具有多重性、交叉性、復(fù)雜性等特點，管理難度日益加大，傳統(tǒng)行政管理方式手段落后、效率低下，已不能適當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢。致使我省重點建設(shè)項目檔案工作，更加難以有效開展和實施，對建設(shè)項目檔案監(jiān)督、指導(dǎo)和管理的職責(zé)難以履行。

如果要解決上述問題，就必須創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制，而抓住當(dāng)前我省正在建設(shè)完善政務(wù)服務(wù)平臺的有利時機(jī)，將項目檔案管理納入“山東省投資項目在線審批監(jiān)管平臺”，就是千載難逢的機(jī)遇。將項目檔案管理納入“平臺”建設(shè)，既能實現(xiàn)項目檔案管理工作的歷史突破，又能推動新時代檔案管理工作的機(jī)制創(chuàng)新。

三、兼收并蓄、博采眾長，借鑒有益方法

大膽借鑒項目管理的慣用方法來管理檔案，真正將檔案工作溶入項目管理中。一方面，要長期堅持檔案管理固有的、有效的管理方法，比如 “三納入”等傳統(tǒng)檔案管理方法，把項目檔案管理工作納入建設(shè)計劃、納入建設(shè)管理程序、納入領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)。另一方面，要積極借鑒項目管理習(xí)慣性的工作方法。比如，項目管理一個重要方法就是閉環(huán)管理，而閉環(huán)管理的第一個步驟就是交底工作，任何一項重要工作開始之前要先進(jìn)行交底。檔案管理就可以借鑒交底的方法，在項目立項之初對項目法人及各參建單位進(jìn)行檔案工作交底，明確相關(guān)法律依據(jù)、工作要求、注意事項、驗收內(nèi)容等，使大家一開始就對檔案工作有一個準(zhǔn)確認(rèn)識；再比如，檔案管理也可以借鑒項目施工前編制規(guī)劃方案的慣用方法，對初次登記的重點項目，除要求報送登記表外，可以要求其同時報送項目檔案規(guī)劃書。項目檔案規(guī)劃書應(yīng)包括以下內(nèi)容，項目檔案管理辦法、分類方案、歸檔范圍、整理細(xì)則、移交審核程序、檢查考核及責(zé)任追究制度等。檔案局要對規(guī)劃書進(jìn)行備案，并指導(dǎo)項目建設(shè)單位制定好規(guī)劃書。