試論檔案管理中的電子信息管理模式

張彥杰

摘 要：本文闡釋了檔案管理中的電子信息管理模式。主要強調(diào)了新時代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性;電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢;電子信息化下檔案管理的新職責(zé)，從而為檔案管理電子化信息奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式;高效信息

在當(dāng)下社會，人們開始意識到信息的重要性，而電子信息化管理模式下的檔案管理無疑能夠擁有更加高效的信息提取與整合的能力，能夠更好的幫助社會的發(fā)展，促進城市的現(xiàn)代化。

1 新時代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時代信息管理的主要模式。

2 電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

計算機是互聯(lián)網(wǎng)時代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大。

2.1 檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發(fā)展，增加了工作效率。

2.2 更快的檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現(xiàn)錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔(dān)。

2.3 時效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質(zhì)量。

2.4 簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。

2.5 優(yōu)秀的存儲媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進行備份，資料很難丟失。

3 電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

3.1 收集信息

借助計算機系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。

3.2 整理信息

在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。

3.3 系統(tǒng)維護

在檔案管理的計算機系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。

3.4 對檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。

3.5 增加利用環(huán)節(jié)效率

利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式?？偠灾?，在當(dāng)今社會互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時也對傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時代下的必然趨勢。而順應(yīng)趨勢，建立新的順應(yīng)時代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻社會的職責(zé)及必然要求。

參考文獻

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