新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

藺彥梅

摘 要：隨著社會信息化的發(fā)展和普及，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人們的生活水平和方式也變得截然不同，科學(xué)技術(shù)更是成為推進(jìn)社會進(jìn)步的主要動力，人們的工作和生活已經(jīng)能夠越來越離不開科學(xué)技術(shù)。其中計算機(jī)信息技術(shù)是人們生產(chǎn)生活中應(yīng)用最廣的也是最實用的一門技術(shù)，已經(jīng)變成現(xiàn)代化信息化社會的重要象征。在社會各種組織形式中，人事檔案管理工作是不可缺少的一項工作，管理的質(zhì)量水平影響著組織的發(fā)展和管理水平質(zhì)量的高低，所以在經(jīng)濟(jì)社會和現(xiàn)代化社會大環(huán)境下，人事檔案管理工作也必須向著現(xiàn)代化信息化邁進(jìn)，讓先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作得到充分發(fā)揮，讓人事檔案管理工作更進(jìn)一步。本文主要講述為什么要實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化、信息化過程中的阻礙以及如何實現(xiàn)等三個方面進(jìn)行簡要分析，希望能對人事檔案管理信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;管理質(zhì)量;管理水平;信息化建設(shè)

當(dāng)前時代屬于知識信息技術(shù)共同發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時代，無論是從政治、文化還是經(jīng)濟(jì)層面都迎來了信息化現(xiàn)代化發(fā)展的重要機(jī)遇，每個層面都在為了實現(xiàn)現(xiàn)代化而不斷進(jìn)步，社會面貌更是日新月異。在如此時代背景下，人事檔案的管理工作也由以往傳統(tǒng)管理方式向著信息化管理的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。但是因為人事檔案的管理信息化起步較晚，進(jìn)程較慢，經(jīng)驗不足，在探索過程中難免會遇到阻礙和難題，對工作的正常進(jìn)行形成阻礙。對此，人事檔案管理工作的各級人員應(yīng)該引起足夠的重視，提高信息化意識，不斷創(chuàng)新和研究，爭取早日實現(xiàn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的益處

1）現(xiàn)代化管理提高管理效率。在互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)家喻戶曉的今天，信息資源極度發(fā)達(dá)，其價值也是與日俱增，這對人事檔案的信息化管理提出了迫切要求。我們必須順應(yīng)時代大潮流，盡快實現(xiàn)信息化建設(shè)，同時信息化管理也能大幅度提高人事檔案的歸檔效率和管理效率。

2）有利于將人事檔案作為共享信息資源。在當(dāng)前時代，信息化資源極具戰(zhàn)略性，對于社會的發(fā)展和進(jìn)步已經(jīng)是必不可少了，所以，實現(xiàn)人事檔案的信息化和管理模式的現(xiàn)代化，有利于將人事檔案作為信息資源和戰(zhàn)略資源，在網(wǎng)絡(luò)上共享，為現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)一份力。

3）方便后期的檢索、查閱和調(diào)用。人事檔案管理信息化的最終形式就是將文本檔案加以編輯整理，進(jìn)行網(wǎng)上錄入或掃描等方式形成數(shù)字電子文件，即使用計算機(jī)或者專門的系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工、編輯轉(zhuǎn)化為電子檔案，以方便存儲，從而方便后期的檢索、查閱和調(diào)用。

4）可以將檔案作為資源更好地開發(fā)和利用。人事檔案設(shè)立的作用就是為了將人事工作做得更好，這對人事檔案的要求是極高的，需要建設(shè)多元化、層次化、立體化的人事檔案管理體系，以適應(yīng)社會和時代對人事檔案的高要求。計算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)為人事檔案管理的模式帶來了巨大變革，信息化管理模式大大提高了人事檔案管理的效率，極大程度上提高檔案資源的開發(fā)和利用效率，對管理水平的提高和社會的進(jìn)步起到了應(yīng)用的作用。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的阻礙

1）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)置不齊全。要完成人事檔案的信息化建設(shè)，首先需要有現(xiàn)代化設(shè)備如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備和操作系統(tǒng)或程序等軟件部分作為后盾，保障人事檔案的信息化管理和開發(fā)利用。但是就目前社會現(xiàn)狀來看，多數(shù)組織內(nèi)部的人事檔案管理部門硬件設(shè)備并不齊全，軟件系統(tǒng)也很落后，這在一定程度上阻礙了人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2）對于信息化建設(shè)程度沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該有一個最終目標(biāo)或者建設(shè)程度的約束，各組織都要朝著這個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，以標(biāo)準(zhǔn)來檢驗自身的建設(shè)效果和質(zhì)量。然而在實際建設(shè)活動中，各組織均根據(jù)自身發(fā)展來制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了在人事檔案管理體系內(nèi)不能形成統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)，檔案信息不能實現(xiàn)共享，信息化管理也失去了應(yīng)有的意義。

3）人事檔案管理人才缺乏。在當(dāng)下，各單位人事檔案管理體系中都有固定的人事檔案管理專職人員，但是普遍學(xué)歷低，文化低，缺乏專業(yè)技能，在信息時代的大環(huán)境下無疑是拉低了管理人事檔案的水平，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不能進(jìn)行文書檔案管理工作的信息化深度研究，缺乏專業(yè)技術(shù)水平高的現(xiàn)代化信息人才。

3 如何實現(xiàn)人事檔案管理的信息化

1）基礎(chǔ)設(shè)施的全面配置。先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的必要保障，是人事檔案能夠進(jìn)行信息化建設(shè)管理的物質(zhì)條件，是開發(fā)和利用信息資源的媒介，也是網(wǎng)絡(luò)共享和信息轉(zhuǎn)移的主要形式。所以在新形勢下要想實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)就要在基礎(chǔ)設(shè)施上加大投入，采購先進(jìn)的計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，保障設(shè)備的更新和技術(shù)革新，設(shè)立符合組織內(nèi)條件的最優(yōu)網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，加快人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，提高工作效率。

2）加快人事檔案文本化到信息化數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)比較發(fā)達(dá)，導(dǎo)致在以往的純文本檔案形式中出現(xiàn)了大量的電子文件，對此，檔案管理部門應(yīng)該同時對兩種形式的文件加強(qiáng)收集，共同管理，并將工作重點放在文件的有效存檔和二次開發(fā)上，這項工作需要一個更加專業(yè)的人事檔案信息化系統(tǒng)，同時還要滿足標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和科學(xué)高效管理兩方面要求，并通過端口將檔案文件和記錄資料等錄入系統(tǒng)，成為全國性的人事檔案信息大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的全面信息化和數(shù)據(jù)化，方便共享和管理。

3）保證人事檔案資料的安全。在人事檔案管理信息化到一定程度之后就可以在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)信息資源的共享，這是一定要注意保證人事檔案資源信息的安全，避免因為信息泄露帶來的嚴(yán)重問題。為確保信息安全，人事檔案管理部門在信息化建設(shè)中要充分考慮各方面的安全因素，并付諸信息化管理中去，在信息資源共享時采取嚴(yán)密的安保措施，保障信息不被非法利用、不被篡改、不失真。同時要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，提高綜合素質(zhì)和綜合管理能力，提高計算機(jī)操作能力和應(yīng)用水平等。在平時工作中領(lǐng)帶應(yīng)該要求管理人員及時對電子檔案進(jìn)行備份和更新，設(shè)立管理章程和操作章程和細(xì)則，嚴(yán)格執(zhí)行，多方便保障人事檔案的安全。

4）增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)性。人事檔案的管理工作有很大一部分是為對檢索查閱人事檔案有需求的人員服務(wù)，所以在信息化建設(shè)過程中要增強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)性。這要求在信息化建設(shè)中投入更多的時間和精力做檔案信息的細(xì)化分類，如深度提取和加工檔案中的文字、圖片信息、音頻、影像資料等中的關(guān)鍵信息，在信息化系統(tǒng)中設(shè)置關(guān)鍵字檢索，通過計算機(jī)將人事檔案數(shù)字化儲存，實現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸，滿足不同人對人事檔案資源的各種需求，以此增強(qiáng)服務(wù)性。

4 總結(jié)

在當(dāng)今時代，要想實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，需要加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全管理，加快挖掘人事檔案文本化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，同時加強(qiáng)人事檔案管理工作者的服務(wù)性意識，全面加快人事檔案管理的信息化建設(shè)。

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