淺析事業(yè)單位低值易耗品和辦公用品的使用管理

張聰

摘 要：行政事業(yè)單位中低值易耗品和辦公用品的消耗量一直居高不下，這些受制于基本的管理模式無法有效化控制其使用總量及消耗數(shù)據(jù)的采集，從而無法分析其使用頻率，導(dǎo)致不能將資源合理利用。本文就目前的事業(yè)單位中低值易耗品和辦公用品的使用管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，分析其內(nèi)在的問題，探討其管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，以期能夠提供一些思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ?低值易耗品 ?創(chuàng)新

對于面臨著機(jī)構(gòu)改革的事業(yè)單位來說，原有的粗放式低值易耗品和辦公用品的管理模式長時間下來，能夠浪費(fèi)許多單位可用財(cái)力，因此，必須要創(chuàng)新現(xiàn)有的管理模式，不斷細(xì)化管理體系，創(chuàng)新人員使用管理方式，優(yōu)化這些資源的利用率，降低浪費(fèi)的情況。

一、事業(yè)單位中低值易耗品和辦公用品的管理現(xiàn)狀及問題

（一）管理模式過于簡單，導(dǎo)致資源無法監(jiān)管

對于大多數(shù)事業(yè)單位來說在低值易耗品和辦公用品的使用及管理上，都還是采取老的機(jī)關(guān)管理模式，一方面，容易滋生采購過程中采購管理人員的腐敗問題;另一方面，使得這些資源在單位內(nèi)部使用過程中，無法得到有效的監(jiān)管，使得人員可以隨意使用甚至浪費(fèi)，極大程度上增加了單位的支出，降低了整體的單位效益。

（二）人員節(jié)約意識不足，導(dǎo)致資源浪費(fèi)嚴(yán)重

在現(xiàn)如今的事業(yè)單位中，很多工作人員已經(jīng)從之前的老員工逐步轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)在的90后甚至出現(xiàn)一些聘用制00后，對于他們來說，節(jié)約意識比較淡薄，或受事業(yè)單位工作習(xí)慣影響，導(dǎo)致他們的節(jié)約意識下降，加之低值易耗品和辦公用品日常使用及監(jiān)管力度不嚴(yán)，導(dǎo)致資源存在嚴(yán)重的浪費(fèi)情況。

（三）資源統(tǒng)計(jì)分析缺失，導(dǎo)致資源無法優(yōu)化

對于大多數(shù)事業(yè)單位來說，在低值易耗品和辦公用品的使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析上基本為零，很多時候只是依靠辦公室工作人員進(jìn)行大致的估算，導(dǎo)致資源無法進(jìn)行優(yōu)化配置，一方面，容易形成購買數(shù)量過多的情況，導(dǎo)致可用財(cái)力無法進(jìn)行合理分配，阻礙單位的發(fā)展;另一方面，存在購買數(shù)量過少的情況，導(dǎo)致單位許多日常工作無法及時開展，也影響單位整體的工作進(jìn)度。因此，必須要建立起資源統(tǒng)計(jì)、分析系統(tǒng)，合理分配資源在低值易耗品和辦公用品的使用上。

二、事業(yè)單位中低值易耗品和辦公用品的管理創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新管理模式，提升資源利用率

對于原有的粗放式管理模式，必須要進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化、不斷升級，建立起低值易耗品和辦公用品的日常使用監(jiān)督模式及長效化動態(tài)管理創(chuàng)新，及時根據(jù)單位的工作開展方向及可用財(cái)力使用情況，進(jìn)行管理調(diào)整，以此提高資源利用率。一方面，通過辦公室人員建立起日常低值易耗品及辦公用品的使用監(jiān)督管理及加強(qiáng)資源的支出，降低浪費(fèi)率;另一方面，建立起長效化動態(tài)管理創(chuàng)新機(jī)制，根據(jù)工作開展方向，進(jìn)行低值易耗品和辦公用品的種類及數(shù)量的選擇和采購，保證資源的最大化利用，怎么與預(yù)算管理結(jié)合控制。

（二）培養(yǎng)員工節(jié)約意識，合理使用資源

當(dāng)然，加強(qiáng)日常監(jiān)督管理只能在一定程度上提高低值易耗品及辦公用品的使用率，因此，必須要進(jìn)一步強(qiáng)化員工的資源節(jié)約意識，培養(yǎng)其合理使用這些資源的習(xí)慣，從而進(jìn)一步提升整體的使用率，降低浪費(fèi)情況的產(chǎn)生。一方面，通過開展單位節(jié)約意識培養(yǎng)的座談會、趣味活動及日常比拼活動，將一些好的資源使用及節(jié)約方式進(jìn)行典型性推廣;另一方面，將一些浪費(fèi)情況，記入日常的考核及年底的評優(yōu)評先中，對于這些不重視單位資源的人進(jìn)行批評教育，利用整體員工的習(xí)慣培養(yǎng)其重視單位資源的目的。

（三）建立資源使用平臺，大數(shù)據(jù)分析及控制購買總量

對于事業(yè)單位來說，應(yīng)該積極利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，建立單位自有的使用平臺，將日常低值消耗品及辦公用品的使用量、剩余量、使用方向進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及分析，利用之后單位資源的合理分配。一方面，通過平臺提高管理人員的辦公效率，同時可以大數(shù)據(jù)分析出低值易耗品及辦公用品中使用量最高和最低的種類，科學(xué)化采購種類;另一方面，便于這些資源的統(tǒng)一管理，防止采購人員滋生腐敗現(xiàn)象，也能將資源使用情況進(jìn)行公開，保證其運(yùn)行的透明化。

三、結(jié)束

我認(rèn)為，當(dāng)前單位的低值易耗品及辦公用品的使用管理模式還過于粗放和單一，沒有結(jié)合目前社會發(fā)展的趨勢進(jìn)行實(shí)時的更新，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的情況依舊嚴(yán)重，甚至滋生一些微腐敗的情況。因此，我將繼續(xù)沿著當(dāng)前事業(yè)單位低值易耗品及辦公用品使用管理模式創(chuàng)新的方向，不斷應(yīng)用信息技術(shù)及創(chuàng)新理念去探索和嘗試。

參考文獻(xiàn)：

[1]高錦琳.辦公用品管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[A].電腦知識與技術(shù)，2019（07）