機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案鑒定方法研究

李?lèi)?ài)民

摘 要：隨著當(dāng)前信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，其在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域均得到了飛速發(fā)展。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案鑒定與管理逐步成為了必不可少的重要工作。隨著對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子信息技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字化的檔案鑒定與管理工作逐步發(fā)展起來(lái)。但是由于其發(fā)展起步較晚，容易受到技術(shù)條件方面的制約，本文對(duì)當(dāng)前階段下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案鑒定方面存在的問(wèn)題展開(kāi)了探究，并對(duì)此提出相對(duì)的建議以供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;檔案鑒定

1 檔案的數(shù)字化

事業(yè)機(jī)關(guān)部門(mén)通過(guò)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案鑒定工作的數(shù)字化，能夠直接對(duì)不同類(lèi)型的電子信息設(shè)備進(jìn)行檔案信息的傳輸與轉(zhuǎn)換。在推行檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化這一過(guò)程中，需要借助先進(jìn)的電子設(shè)備，對(duì)文字進(jìn)行掃描分析，分解并整合歸納，能夠?qū)崿F(xiàn)將光源信號(hào)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娦盘?hào)內(nèi)容。

通常情況下，借助信息技術(shù)將檔案輸送至計(jì)算機(jī)中，形成所需要的圖像文字內(nèi)容。檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)一般包括有兩種處理方式，首先是對(duì)檔案的原文件進(jìn)行掃描，通過(guò)圖像的形式，或者是字符識(shí)別的形式，將信息儲(chǔ)存在電子設(shè)備或管理平臺(tái)中。其次是利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案文件進(jìn)行微縮，以微縮影像的方式來(lái)對(duì)檔案存儲(chǔ)，為后續(xù)鑒定工作提供便利與保障。在這整個(gè)過(guò)程中，還應(yīng)不斷重視起檔案掃描及存儲(chǔ)方式是否科學(xué)合理，是否具備了經(jīng)濟(jì)性與便利性。檔案信息內(nèi)容經(jīng)過(guò)信息化與數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，從而促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案更好地監(jiān)管與把控，充分結(jié)合管理平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫(kù)，達(dá)成最終的檔案內(nèi)容，以便于后續(xù)工作的順利展開(kāi)。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位推行檔案數(shù)字化鑒定管理的意義

1）推進(jìn)管理控制工作的自動(dòng)化。我國(guó)傳統(tǒng)形勢(shì)下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸納與管理的過(guò)程中，一般是采用粗放型管理模式，在此管理工作的基礎(chǔ)之上，安排相應(yīng)的存儲(chǔ)管理人員，把控市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，嚴(yán)格把控管理工作的具體成本，從而有效實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的自動(dòng)化與數(shù)字化。在對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理與控制的過(guò)程中，需要及時(shí)更新檔案管理的相關(guān)電子設(shè)施設(shè)備，同時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加大對(duì)此項(xiàng)工作的成本預(yù)算投入，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理。通過(guò)檔案的數(shù)字化能夠直接借助信息技術(shù)對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)，及時(shí)儲(chǔ)存管理與運(yùn)用，將信息存儲(chǔ)于電子管理平臺(tái)中，機(jī)關(guān)單位的檔案不將信息存儲(chǔ)于電子管理平臺(tái)中，檔案的數(shù)字化不僅節(jié)省了對(duì)實(shí)體的存儲(chǔ)所需的空間以及相關(guān)費(fèi)用，并且在進(jìn)行檔案信息的查詢(xún)時(shí)，能夠更加快捷便利、合理地利用資源，避免對(duì)資金成本的消耗與浪費(fèi)。

2）實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。通過(guò)檔案的數(shù)字化，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理工作更加便利。數(shù)字化的檔案管理主要需要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)所存在的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入與掃描，在此基礎(chǔ)上，能夠及時(shí)獲取對(duì)檔案進(jìn)行鑒定與管理所需要的重要信息，從而促使后續(xù)工作的順利展開(kāi)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行工作事務(wù)的處理過(guò)程中，需要調(diào)取檔案材料中的信息，例如工作人員若想進(jìn)行調(diào)動(dòng)提拔等，都需要對(duì)該員工的詳細(xì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)取，從而確保工作的科學(xué)合理性，并為相關(guān)部門(mén)的決策提供有力的依據(jù)。檔案的數(shù)字化，還需要構(gòu)建其網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)之間的共享，通過(guò)這種新型的服務(wù)與管理形式，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供便利性，轉(zhuǎn)變了工作形式，提高了工作質(zhì)量與工作效率，同時(shí)打破了時(shí)間與空間的限制，使得數(shù)字化的檔案能夠成為一種全新的工作形式。

3）提高鑒定管理人員素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案的數(shù)字化鑒定與管理，需要根據(jù)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，其操作過(guò)程對(duì)鑒定管理人員自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出了更高程度的要求。只有不斷提高工作人員的素質(zhì)與操作能力，才能夠確保數(shù)字化檔案鑒定管理工作順利開(kāi)展。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)更新?lián)Q代速度飛快，對(duì)此，進(jìn)行數(shù)字化檔案鑒定與管理的相關(guān)技術(shù)人員需要與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)并應(yīng)用新的知識(shí)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)工作常態(tài)的更新與進(jìn)步。

3 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案鑒定與管理存在的問(wèn)題

1）檔案材料數(shù)據(jù)收集不夠完整。當(dāng)前，有部門(mén)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案材料與數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中，更重視于文書(shū)類(lèi)檔案的收發(fā)，以及對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管控，從而忽略了實(shí)物檔案與音像類(lèi)檔案的收集，在整理歸納的過(guò)程中存放于各類(lèi)科室中，甚至存放在個(gè)人手中，造成檔案材料收集不夠完整全面，導(dǎo)致存在有價(jià)值的檔案會(huì)忽略或遺漏，影響了后續(xù)對(duì)于檔案的鑒定與管理工作順利展開(kāi)。

2）檔案鑒定體制不夠完善。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作與管理控制方面的制度已經(jīng)趨于完善，但由于數(shù)字化檔案信息處于起步階段，前，一些事業(yè)單位制定了較為完善日常工作管理制度，而涉及檔案管理的制度有卻不是很規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一嚴(yán)格規(guī)范的檔案管理制度，部分業(yè)務(wù)科室工作人員檔案保存意識(shí)不強(qiáng)，工作中形成的文件資料隨意丟棄，有的甚至長(zhǎng)期鎖在個(gè)人抽屜里，時(shí)間久遠(yuǎn)，導(dǎo)致工作中形成的有保存利用價(jià)值的文件資料丟失、損壞，無(wú)法及時(shí)有效地提供高效利用。

3）檔案鑒定管理人員綜合能力有待進(jìn)一步提高。當(dāng)前存在有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位中進(jìn)行檔案鑒定管理人員并沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不具備對(duì)檔案進(jìn)行鑒定與開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并在推行檔案電子化與信息化的過(guò)程中沒(méi)有重視起對(duì)自身技術(shù)能力的培養(yǎng)，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范地鑒定與管理。

4 事業(yè)單位數(shù)字化檔案鑒定方法相關(guān)措施

1）完善相關(guān)體制。只有不斷優(yōu)化完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案鑒定與管理的相關(guān)體制，才能夠保障數(shù)字化檔案推行后鑒定工作有效開(kāi)展。同時(shí)，還需要構(gòu)建對(duì)于檔案儲(chǔ)存平臺(tái)的管理制度，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不同檔案的整理工作流程，從而保障檔案信息在電子化過(guò)程中各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的完整性與全面性，待發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題后及時(shí)進(jìn)行排查與解決。

2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。若想加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)于電子化檔案的鑒定能力水平，必須要不斷提高對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子設(shè)備更新?lián)Q代速度日益提高，對(duì)此需要及時(shí)把控市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備，應(yīng)用最新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。此外，還可以積極引進(jìn)并開(kāi)發(fā)對(duì)于檔案存儲(chǔ)與檢索的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，做好信息數(shù)據(jù)與各項(xiàng)辦公系統(tǒng)之間的銜接。

3）加強(qiáng)電子化檔案鑒定人員的素養(yǎng)。當(dāng)前時(shí)代已經(jīng)步入信息化時(shí)代，對(duì)于掌控并管理電子化檔案的鑒定技術(shù)人員，必須在具備了豐富的知識(shí)理論基礎(chǔ)之上，對(duì)信息技術(shù)操作技能有一定把控。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要鼓勵(lì)技術(shù)人員積極參與到相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)中來(lái)，有效提升其對(duì)于檔案文件的分類(lèi)能力、檢索能力等，確保檔案鑒定人員能夠具備一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，確保鑒定管理工作的展開(kāi)。同時(shí)，還應(yīng)積極培養(yǎng)其工作責(zé)任意識(shí)與職業(yè)道德，促使鑒定管理人員能夠積極主動(dòng)地投入進(jìn)電子化檔案鑒定與管理工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、信息化的新型鑒定理念。

4）強(qiáng)化對(duì)于檔案信息的管理責(zé)任制度。不斷提高相關(guān)部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)階層的管理范圍，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，同時(shí)建立起檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)工作小組，從而有效確保電子化檔案的鑒定工作，明確各個(gè)崗位的具體工作職責(zé)，專(zhuān)職檔案管理人員需要督促并確保文件信息的錄入與管理檢索工作，嚴(yán)格規(guī)范相關(guān)體制，實(shí)現(xiàn)電子化檔案鑒定與管理工作的更加高效與便捷。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著近幾年來(lái)我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于電子化檔案鑒定工作提出了更多的要求，對(duì)此，必須應(yīng)加強(qiáng)體制完善，采取針對(duì)性的措施，實(shí)現(xiàn)電子化檔案鑒定與管理工作質(zhì)量與工作效率的進(jìn)一步提高，滿(mǎn)足機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的具體需要。

參考文獻(xiàn)

[1]張老師.檔案數(shù)字化工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)[J/OL].辦公室業(yè)務(wù)，2019-10-18.

[2]佘曉芬.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探討[J].科技風(fēng)，2019（26）：213.

[3]李曉東.淺談檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（24）：28-29.