機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對策探究

摘 要：檔案工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，在推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展方面發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。隨著時代的進(jìn)步，檔案工作的管理理念、技術(shù)手段和物質(zhì)條件都發(fā)生的了深刻的變革。但由于種種現(xiàn)實(shí)因素的制約，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作暴露出很多的問題，難以適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。鑒于此，筆者著重分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并對如何解決這些問題作了進(jìn)一步的探究。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

檔案作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常管理過程中直接形成的具有保存價值的歷史記錄，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作都具有十分重要的意義，一方面，檔案能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的日常工作提供真實(shí)可靠的憑證依據(jù)，另一方面也能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策提供切實(shí)有效的參考依據(jù)。從某種意義上來說，檔案管理工作的質(zhì)量在很大程度上直接影響到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率和公眾服務(wù)質(zhì)量。因此，我們必須找到當(dāng)前檔案管理工作癥結(jié)之所在，并針對性地給出解決的對策和建議，才能確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作的重視程度不夠

從宏觀層面來看，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作重心完全偏向于更容易產(chǎn)生成績的業(yè)務(wù)工作，或者和單位考核掛鉤的行政工作;從微觀層面來看，一方面，大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為檔案管理只是簡單的收集、整理、歸卷、存檔、移交等按部就班的工作，對其不重視;另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理員基本上都是兼職擔(dān)任，他們往往身兼數(shù)職，分身乏術(shù)，難以專門開展檔案管理工作。因此，檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位長期被邊緣化，工作質(zhì)量難以提升。

1.2 檔案管理制度不健全

完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的前提條件，但是當(dāng)前大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度卻不夠健全，存在著各種各樣的問題。比如檔案管理制度不符合單位實(shí)際，管理制度照搬照抄現(xiàn)象嚴(yán)重，有的甚至一字不改的直接套用;檔案管理制度內(nèi)容陳舊落后，對于管理制度中過時的檔案管理法規(guī)和條例等內(nèi)容并沒有及時更新修改;檔案管理制度缺乏剛性的約束力，往往只對檔案管理工作的流程、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)做出了具體規(guī)定，但是對于管理人員的職責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任并未作出明確要求，沒有建立追責(zé)問責(zé)機(jī)制。這些因素綜合導(dǎo)致檔案管理制度的基礎(chǔ)性作用發(fā)揮受限，檔案管理工作的效率較低。

1.3 管理人員從業(yè)素質(zhì)不高

在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作由于不受重視，大都由老弱職工擔(dān)任，有的小單位基本上只能兼任，同時檔案管理人員的流動性也很大，這導(dǎo)致檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)三個方面：一是對檔案工作重要性認(rèn)知不足。管理人員沒有深刻的理解檔案管理工作背后的內(nèi)涵和意義，對自身要求偏低，缺乏檔案保密意識，管理檔案隨意性較大;二是檔案管理專業(yè)能力不強(qiáng)。隨著社會發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案管理理念和技術(shù)手段也發(fā)生了巨大的變革，信息化程度越來越高，兼職管理員難以跟進(jìn)學(xué)習(xí)并及時掌握專業(yè)技能。三是主動服務(wù)意識不高。大部分檔案管理人員往往覺得只要及時把檔案整理歸檔、確保檔案安全就萬事大吉，但對于檔案價值的利用、檔案價值的再實(shí)現(xiàn)和檔案重要性的宣傳等方面，缺乏主動作為的意識，檔案利用率不高。

1.4 硬件設(shè)施配套不到位

檔案管理工作的日益現(xiàn)代化對檔案室配套的基礎(chǔ)硬件設(shè)施水平提出了更高的要求，但是由于認(rèn)識不足、空間有限、資金制約等因素的影響，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室配套硬件設(shè)施往往不能及時到位。比如，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案庫房、閱檔室并沒有分開，檔案的安全和保密工作在漏洞;檔案室沒有配備專門的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、磨損等現(xiàn)象。還有部分檔案室的條件比較簡陋，沒有配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，檔案信息無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，為檔案管理工作增加了難度。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對策

2.1 增強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

認(rèn)識的高度決定行動的力度，增強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面著手：一是機(jī)關(guān)事業(yè)單位要強(qiáng)化黨管檔案的政治意識，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)主抓的工作方向，才能保證檔案管理各項(xiàng)工作順利、有序、高效地推進(jìn)。二是單位主要領(lǐng)導(dǎo)在充分認(rèn)識到做好檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，還要把檔案管理工作納入本單位重要議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人負(fù)責(zé)，把如何做好檔案管理工作具體落到實(shí)處。三是開展檔案管理重要意義的教育工作，組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，通過了解檔案管理工作的重要性，糾正認(rèn)知偏差，增強(qiáng)自身檔案法律意識，無形之中提升檔案管理工作的整體地位。

2.2 建立完善的檔案管理制度

科學(xué)完善的檔案管理制度是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量提升的根本保證。一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分研究國家法律法規(guī)以及檔案行政管理部門頒布的最新法規(guī)、條例，以此作為制定檔案管理制度的重要依據(jù)。另一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過整理查看，摸清楚本單位檔案情況，在檔案行政管理部門相關(guān)政策法規(guī)范圍內(nèi)，制定符合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。此外，還要補(bǔ)充建立相關(guān)的檔案管理工作機(jī)制，如檔案管理工作崗位責(zé)任制、檔案管理工作目標(biāo)考核制、檔案管理工作獎懲制和檔案管理工作追責(zé)問責(zé)制等等。

2.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)直接決定檔案管理工作的效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，小單位可以外派檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班。大單位則可以聘請理論基礎(chǔ)扎實(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家講師定期開展系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)班。有條件的地區(qū)可以開發(fā)檔案管理人員線上業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)課程和考試系統(tǒng)，讓檔案管理人員隨時隨地都可以接受檔案業(yè)務(wù)知識的在職繼續(xù)教育。在不斷的學(xué)習(xí)過程中，管理人員業(yè)務(wù)技能得到有效提升，責(zé)任心逐漸增強(qiáng)，檔案管理水平才能發(fā)生質(zhì)的飛躍。

2.4 加大軟硬件配置的投入力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要進(jìn)一步擺正自身位置，多方努力爭取籌措資金，加大對檔案室軟硬件設(shè)施的投入力度，努力向現(xiàn)代化檔案室的要求和標(biāo)準(zhǔn)靠齊。做到辦公室、閱檔室、檔案庫房三分開;配備組合式檔案柜、檔案密集架等保存檔案的專業(yè)裝具;配備去濕器、防火報(bào)警器、滅火器等保管和保護(hù)檔案的專門設(shè)備;配備檔案信息化建設(shè)所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、移動硬盤、檔案信息化管理軟件等。優(yōu)化完備的檔案室軟硬件設(shè)施，為機(jī)關(guān)事業(yè)單高效開展檔案管理工作提供強(qiáng)有力的物質(zhì)支撐。

3 結(jié)束語

綜上所述，做好檔案管理工作對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)揮主體作用，履行社會職能，具有極其重要的意義。但在檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程中，存在著各種各樣的問題，這需要各單位依據(jù)自身實(shí)際情況及時作出調(diào)整，最大限度為檔案管理工作創(chuàng)造文化、制度和物質(zhì)條件，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量逐步提升，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位在新時代謀求更好的發(fā)展提供相應(yīng)保障。

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作者簡介

劉蓓（1988-），女，湖北五峰人，土家族，本科，檔案助理館員，主要從事檔案管理及辦公室工作。