新時(shí)代加強(qiáng)地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理的研究

鄧耀梅

摘 要：隨著我國綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力不斷提升，以及我國在世界經(jīng)濟(jì)舞臺上占據(jù)著重要的位置，為了進(jìn)一步推動我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力的發(fā)展，還要從各個(gè)行業(yè)入手，針對不同行業(yè)的特征，采取相應(yīng)的措施來推動行業(yè)整體向前發(fā)展。其中，地質(zhì)勘測是城市發(fā)展必不可少的工作之一，作為廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的工作人員，也需要提高對地質(zhì)檔案保管工作的重視，只有完善的保存以往的檔案，并準(zhǔn)確歸檔新的地質(zhì)檔案，才能夠?yàn)榈刭|(zhì)研究人員提供充足的信息資料，進(jìn)而提高地質(zhì)研究工作的質(zhì)量。但是就我國目前的地質(zhì)檔案管理工作而言，在很多方面仍然存在著缺陷，需要深入研究，并找到根本的原因，以求達(dá)到提高地質(zhì)勘察檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)。本文旨在論述新時(shí)代我國地質(zhì)勘察項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題，以及相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;地質(zhì)勘查;項(xiàng)目檔案管理;優(yōu)化措施

地質(zhì)勘查工作，主要是由工作人員以小隊(duì)為單位，借助專業(yè)的勘查儀器到實(shí)地進(jìn)行地質(zhì)信息采集工作，工作周期時(shí)間較長，會采集大量的數(shù)據(jù)信息，這些信息主要的用途是為之后的地質(zhì)研究工作提供切實(shí)可靠的依據(jù)。所以，妥善管理勘查信息的重要性不言而喻，如果地質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保障，一方面會對地質(zhì)科研工作帶來影響，另外一個(gè)方面，地質(zhì)勘查小隊(duì)辛苦工作的成果也會失去價(jià)值。就我國目前大多數(shù)的地質(zhì)檔案館而言，在管理水平和使用效率上還是有一定欠缺，沒有完全發(fā)掘出地質(zhì)檔案的價(jià)值，而和國外一些國家相比，相應(yīng)的地質(zhì)檔案管理體制也有較大差異，需要提高重視，通過完善檔案管理體制，并采取針對性的措施來提高地質(zhì)勘查檔案管理工作的質(zhì)量。

1 新時(shí)代檔案管理工作的主要問題

在區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)資源勘探、探測實(shí)驗(yàn)、專題研究等生產(chǎn)技術(shù)活動中形成并歸檔的地質(zhì)科學(xué)技術(shù)文件材料。包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學(xué)勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動中產(chǎn)生的原始記錄、表報(bào)、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報(bào)告和有關(guān)的圖件、附表等。地質(zhì)檔案具有為國民經(jīng)濟(jì)有關(guān)領(lǐng)域提供基礎(chǔ)材料的利用廣泛性和地域性強(qiáng)等特點(diǎn)[1]。

新時(shí)代背景下，我國地質(zhì)檔案管理工作主要存在的問題有三個(gè)，首先是整體工作效率低下，針對我國大部分城市地質(zhì)檔案管理館工作情況的調(diào)查研究報(bào)告顯示，絕大多數(shù)檔案館的工作效率都較低，而且地質(zhì)檔案維護(hù)的情況也參差不齊。其次，是檔案管理工作模式較為落后，和時(shí)代發(fā)展需求相悖，整體上還是以紙質(zhì)檔案為主，沒有合理的使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。最后，目前我國地質(zhì)檔案館的培訓(xùn)和考核體制缺乏完善性，導(dǎo)致檔案館內(nèi)部的工作人員缺乏積極性，從而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量無法滿足當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)檔案存儲的需求。

2 改善措施淺析

2.1 針對檔案館開展調(diào)研工作

針對檔案管理開展調(diào)研工作，再根據(jù)調(diào)研結(jié)果制定工作計(jì)劃，是目前提高檔案館工作效率的主要措施之一[2]。

首先，是調(diào)研問卷的設(shè)計(jì)，其內(nèi)容要包含專業(yè)技術(shù)、崗位認(rèn)知、心理素養(yǎng)，以及建議想法等方面，確保從多個(gè)角度了解到檔案館每一位工作人員真實(shí)的工作水平，以及對待工作的態(tài)度。問卷中要充分涉及有關(guān)心理學(xué)的問題，主要是為了考察工作人員的心理素養(yǎng)是否滿足檔案館工作的需求，以及工作人員內(nèi)心對待工作的真實(shí)反應(yīng)。問卷調(diào)研的根本目的是為了分析出導(dǎo)致檔案館管理工作效率低下的根本原因是由于檔案館本身制度的缺陷，還是館內(nèi)工作人員自身的問題，也之后準(zhǔn)確判斷出問題之后，才能夠制定出相應(yīng)的工作改革計(jì)劃。此外，問卷中有關(guān)建議想法的問題，旨在匯總工作人員的想法，作為檔案館管理體制改革的參考。問卷設(shè)計(jì)是調(diào)研工作的第一步，也是最重要的一步，在設(shè)計(jì)問卷問題的時(shí)候需要借鑒國外一些成熟的問卷調(diào)查和分析體系，但是問卷中要明確凸顯出對地質(zhì)勘查檔案館的針對性。

其次，在調(diào)研問卷設(shè)計(jì)好之后，要規(guī)定相應(yīng)的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，將問卷中每個(gè)模塊的分?jǐn)?shù)，轉(zhuǎn)化成對應(yīng)的文字指標(biāo)。在專業(yè)技術(shù)模塊，主要是通過工作人員分?jǐn)?shù)的高低，來衡量工作人員專業(yè)素養(yǎng)的高低，并按照分?jǐn)?shù)等級將工作人員劃分為多個(gè)層級;在崗位認(rèn)知模塊當(dāng)中，主要是通過對工作人員在該模塊答題的側(cè)重點(diǎn)上進(jìn)行分析，總結(jié)出每位工作人員對地質(zhì)檔案管理工作最真實(shí)的想法，以及館內(nèi)所有工作人員崗位認(rèn)知的一個(gè)整體性趨勢;心理素養(yǎng)，主要參考相應(yīng)的心理學(xué)量表，對工作人員的心理素養(yǎng)進(jìn)行考評，并分析出每一位工作人員的心理狀態(tài)。

最后，是把控調(diào)研工作的質(zhì)量。在開展問卷調(diào)查工作的時(shí)候，要確保調(diào)研工作的覆蓋率，確保每一位檔案館的工作人員都參與到調(diào)研工作當(dāng)中，這樣才能夠保證調(diào)研工作具有代表性。此外，還要注重工作人員作答問卷的質(zhì)量，要向館內(nèi)工作人員說明調(diào)研工作的重要性，確保其能夠按照自己真實(shí)的想法填寫問卷。而在工作人員填寫問卷之前，也要對其進(jìn)行必要的說明，講解問卷中模塊的設(shè)置，以及填寫的規(guī)范，以便于后期統(tǒng)計(jì)工作順利進(jìn)行。在所有工作人員作答完畢之后，將所有問卷集中回收，匯總數(shù)據(jù)，并對得到的數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行分析，得出結(jié)論[3]。

調(diào)研工作的根本意義在于，通過系統(tǒng)的調(diào)查來找到導(dǎo)致檔案管理地質(zhì)檔案管理工作效率低下的根本原因，并為后期的工作體制改革工作提供寶貴的意見。和直接采取措施相比較，先進(jìn)行調(diào)研工作有助于保障措施的可靠性，能夠更具有針對性。

2.2 加快信息化建設(shè)腳步

依靠信息化技術(shù)，建立電子檔案系統(tǒng)，是有效提升地質(zhì)檔案管理工作的措施之一。隨著我國電子信息技術(shù)水平的發(fā)展，以及人工智能、數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)建立一套電子檔案管理系統(tǒng)，可以極大提升檔案館原本的工作效率。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館相比，數(shù)字化檔案館的優(yōu)勢有三個(gè)：其一，一份完整的地質(zhì)檔案包含有大量的紙質(zhì)文件，需要占據(jù)檔案室一定的空間，而檔案館儲存檔案的空間是有限的，所以會出現(xiàn)空間不足的問題。而數(shù)字化檔案館是將地質(zhì)檔案的信息錄入到電腦上，直接儲存到電腦的存儲空間之中;其二，紙質(zhì)檔案管理模式中，調(diào)研一份檔案需要花費(fèi)較長的時(shí)間，而找到一份檔案對應(yīng)的信息則需要翻閱大量的文檔，而數(shù)字化模式下，查找地質(zhì)檔案只需要在電子檔案管理系統(tǒng)上輸入文件編號，就可以直接查閱檔案中的信息;其三，紙質(zhì)檔案需要有工作人員定期進(jìn)行維護(hù)，才能夠保障檔案在儲存的過程中不會因?yàn)閮Υ姝h(huán)境的影響而霉變，尤其是對于珍貴的地質(zhì)檔案而言。而數(shù)字化檔案就不需要定期進(jìn)行維護(hù)。

建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)主要分為三步，第一步先要根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)中心和目錄中心，確保目錄的分級滿足檔案館存儲檔案的現(xiàn)實(shí)需求。在此工作階段要廣泛借鑒國外同等級檔案館的經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合自身檔案館的特征制定相應(yīng)的目錄。第二步，要把控系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。在電子系統(tǒng)組件完成之后，要對系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性進(jìn)行測試，并對測試結(jié)果進(jìn)行分析，每次測試的檔案數(shù)量逐級遞增，并在最后一次測試將檔案的數(shù)量提升到檔案館工作狀態(tài)下的檔案數(shù)量，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，或者漏洞的時(shí)候，及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行修補(bǔ)，并開始新一輪的測試，直到系統(tǒng)的穩(wěn)定性滿足滿載工作下的檔案數(shù)。第三步，對電子檔案系統(tǒng)的安全性進(jìn)行二次優(yōu)化，由于部分地質(zhì)檔案信息屬于國家機(jī)密，所以要切實(shí)保障系統(tǒng)的安全系數(shù)可以保護(hù)所有地質(zhì)檔案的安全。要對系統(tǒng)的安全指數(shù)進(jìn)行專業(yè)的鑒定，測試在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，地質(zhì)檔案是否都不會出現(xiàn)泄漏的問題[4]。

2.3 建立健全培訓(xùn)和考核體制

調(diào)動檔案室工作人員的積極性，是切實(shí)提高地質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量根本措施。培訓(xùn)方面，要提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和頻次，加大有關(guān)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)的比重，旨在切實(shí)提高每一位工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)模式上，也可以適當(dāng)打破常規(guī)，營造一種開放式的培訓(xùn)氛圍，讓每一位工作人員在參加培訓(xùn)活動的時(shí)候都可以暢所欲言，進(jìn)而提升培訓(xùn)工作的質(zhì)量，此外還要積極邀請國外的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，并做出指導(dǎo)性講解;在開展考核工作的過程中，則要從考核辦法和機(jī)制入手，要將工作效率值和績效工資掛鉤，進(jìn)而提升每一位工作人員對于工作的積極性。此外，還要建立必要的激勵(lì)體制，對年度考核成績突出的員工而言，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)金，并將其納入管理崗位的備選人員名單。激勵(lì)體制的出現(xiàn)，可以激發(fā)每一位工作人員對檔案管理工作的積極性，從而使檔案館整體的工作效率得到加強(qiáng)。

3 結(jié)束語

地質(zhì)勘查檔案管理工作的質(zhì)量需要從多個(gè)方面進(jìn)行把控，任何一個(gè)細(xì)節(jié)沒有落實(shí)到位都會引起檔案管理工作的質(zhì)量無法達(dá)到預(yù)期，但是在采取措施之前，先要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從檔案館的管理層，再到每一位負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員都要提高自身的思想覺悟，要認(rèn)識到檔案管理工作對地質(zhì)勘查工作的重要性，然后才能夠根據(jù)現(xiàn)階段地質(zhì)勘查工作遇到的問題，逐一分析，并采取相應(yīng)的措施。在具體開展檔案管理工作的時(shí)候，要積極利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，借助電子檔案系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率。在新時(shí)代大背景下，要切實(shí)做好每一項(xiàng)檔案管理工作，完整把控每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，才能夠確保檔案管理工作的質(zhì)量得到提升。

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