淺析高校文印管理工作存在的問題及策略

摘 要：為了有效地提高高校文印管理工作的水平，使高校的教材、試卷、論文、教學(xué)大綱等文件資料的排版、印刷工作邁向新的臺(tái)階。本文針對目前高校文印管理工作存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，從而提出相應(yīng)地解決策略，為今后的文印管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校;文印管理;印刷

一、文印工作的開展現(xiàn)狀

高校的文印工作重點(diǎn)的服務(wù)對象是學(xué)校的學(xué)生、老師，對于每個(gè)高校的日常文印工作而言，每天需要打印各種各樣不同的材料，學(xué)生在校的每個(gè)學(xué)期需要有許多的試卷、教材、論文進(jìn)行排版、印刷等工作。每個(gè)高校均配備自己專門的文印部門，主要工作內(nèi)容是合理的完成全校的試卷、材料等的打印和印刷任務(wù)，是高校不可或缺的部門之一。

二、高校文印管理工作存在的問題

（一）印刷成本控制不到位

通常情況下，各個(gè)高校的文印室均隸屬于圖書館，主要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容是印刷教學(xué)及行政管理等相關(guān)資料，任務(wù)重，數(shù)量多，花費(fèi)時(shí)間長。由于高校各個(gè)部門之間均是“各自為政”的管理模式，因此在辦公用品等器材申請方面，都是在需要的時(shí)候直接申報(bào)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)地購買，未考量其實(shí)際的使用價(jià)值。在辦公成本上將大量的資金投入成本較貴的個(gè)人打印機(jī)方面，且更換這個(gè)打印機(jī)的零部件的開支相對也較高，這樣的現(xiàn)象持續(xù)進(jìn)行竟會(huì)造成辦公成本居高不下的局面。因此，由于相關(guān)部門的辦公費(fèi)用不清晰，用量無法根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行有效合理的控制，致使在一定程度上成本較難。

（二）信息安全保護(hù)意識(shí)不足

大部分高校在文印管理工作方面存在多功能一體機(jī)和打印機(jī)分布的區(qū)域范圍較為混亂的狀況，相關(guān)文件資料在進(jìn)行排版、印刷等步驟時(shí)由于缺乏一定的信息安全保護(hù)控制方式，部門涉密的文件資料的安全性得不到保障，進(jìn)而使得部門機(jī)密文件資料存在較高的安全風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上很難對該種狀況進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

（三）日常辦公效率不高

在高校的文印管理工作上，由于部分印刷設(shè)備的基本功能與相應(yīng)地業(yè)務(wù)需求條件存在差異性，致使其在具體應(yīng)用過程中存在問題，這樣的話很容易發(fā)生印刷設(shè)備閑置的情況，浪費(fèi)資源，在一定程度上將會(huì)導(dǎo)致日常辦公效率低下。

三、高校文印管理工作的應(yīng)對策略

（一）完善印刷成本管理機(jī)制

從20世紀(jì)末開始，部分高校開始提倡無紙化辦公模式，在平時(shí)的工作過程中注意紙張的使用狀況，培養(yǎng)每個(gè)人的節(jié)約意識(shí)。在完善印刷成本管理機(jī)制的過程中，對于部分印刷資料而言，若是可以多個(gè)人共享一份或提前通過相應(yīng)地移動(dòng)設(shè)備發(fā)送至參會(huì)人手中的話，可以相應(yīng)地減少文件資料的印刷份數(shù)，有效的控制文印的成本。在日常工作過程中，部門之間的資料可以通過郵件等形式進(jìn)行傳送與閱讀。實(shí)施合理科學(xué)的印刷成本管理方式，不僅在一定程度上可以有效的節(jié)約文印的成本，還能夠提高單位的整體辦事效率，從增強(qiáng)單位管理人員的執(zhí)行力，使文印管理工作趨于完善化。

（二）樹立牢固的信息保密觀念

保證機(jī)密文件資料的安全性是每個(gè)文印管理人員的基本職業(yè)操守。對于高校的文印工作人員而言，其工作在文印管理部門，接觸到該學(xué)校的機(jī)密資料相對較多，在此過程中它將會(huì)要求文印工作人員樹立牢固的信息保密觀念。在工作過程中做到“不該說的絕對不說，不該問的絕對不問”，不要?jiǎng)e人說什么，你就跟風(fēng)說什么，毫無思考的將院、校、部門間的 “秘密”在閑談過程中不知不覺的泄露，給院校的工作造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)每個(gè)文印工作人員在打印、印刷機(jī)密文件材料的過程中，千萬不要隨意將該文件資料放置在桌子等其他不安全的地方，防止該文件資料被其他人無意間觀看，造成信息泄露。

（三）提高日常辦公效率

高校文印管理工作的核心是按照學(xué)校的需求條件進(jìn)行文件資料的管理。當(dāng)文印工作人員接收到一項(xiàng)工作任務(wù)時(shí)，就需要將其安排在文印管理的日常表上，保證該項(xiàng)工作在規(guī)定的時(shí)間周期內(nèi)完成。若是遇到比較著急的工作任務(wù)，就應(yīng)該在工作的過程中不計(jì)較個(gè)人的得失，無論是在白天黑夜或星期天、節(jié)假日等，均能夠做到按時(shí)完成相應(yīng)地工作任務(wù)。在實(shí)際工作過程中，有的時(shí)候會(huì)遇到文印工作人員在同一天內(nèi)接收到許多較為著急的工作，這樣的話就需要他們合理的安排好工作時(shí)間，做到心中有數(shù)，不能辦事拖泥帶水，不講效率。若該項(xiàng)工作能夠在一天的時(shí)間內(nèi)全部有效的完成，均不應(yīng)該拖沓至第二天完成，當(dāng)被領(lǐng)導(dǎo)追問原因時(shí)，一味強(qiáng)調(diào)客觀存在的原因，將問題轉(zhuǎn)嫁給別人。

結(jié)束語：

針對文印管理工作目前存在的問題，本文提出了優(yōu)化文印管理工作的具體策略，能夠在最大限度范圍內(nèi)有效的了解各個(gè)高校文印工作的成本及需求，在一定程度上提高文印設(shè)備、紙張的使用效率。無紙化的工作模式可以將高校的文印工作者從煩瑣的文印流程中解放出來，使他們可以將更多的精力花費(fèi)在其他工作上。綜上所述，優(yōu)化文印管理工作是各個(gè)高校管理的重要方式，我們在今后的工作過程中應(yīng)該加大文印管理的效率，提高文印管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]邱鳳俐.學(xué)校文印管理信息化及自助服務(wù)的探討[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究，2017，23，（6）：207-208.

[2]邢博.信息安全管理中文件打印追溯系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D]. 黑龍江大學(xué)，2017.

[3]曾強(qiáng)，袁明明，張永強(qiáng)，等.基于B-S的文印公司賬務(wù)管理系統(tǒng)研發(fā)[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件，2017，6（05）：322-328.

作者簡介：李海諾（1962-），男，漢族，江蘇省連云港市，高中職稱，高級(jí)工。研究方向：行政事務(wù)管理。