探析AP1000海陽依托項目設計文件歸檔管理

尹雪雷

摘 要：通過對海陽核電1、2號機組的設計文件整理與組卷，詳細介紹了工作計劃、過程控制，同時為海陽核電3、4號機組設計文件組卷、歸檔策劃提出經(jīng)驗反饋及良好實踐。

關鍵詞：海陽核電;設計文件;組卷

一、引言

海陽核電位于山東省海陽市，山東海陽核電項目是國家三代核電自主化依托項目之一，也是國家電投首個投資控股建設的核電站，在全球首批采用AP1000先進壓水堆技術建造。一期工程（1、2號機組）建設兩臺AP1000型壓水堆核電機組，單機容量125萬千瓦，已分別于2009年9月和2010年6月開工建設。二期工程（3、4號機組）已于2009年3月3日獲國家發(fā)展改革委同意按照AP1000技術路線開展前期工作。核電從工程設計、施工、調(diào)試、設備制造層層把關，質(zhì)量要求高標準。從項目籌建、立項、執(zhí)照申請、設備等采購、建造、調(diào)試和試運行各個方面都會產(chǎn)生大量的項目文件，是項目建設、運行等方面的有效依據(jù)。設計文件的管理是竣工文件的重要組成部分，為海陽核電站調(diào)試、運行提供強有力的技術支持。

二、項目設計歸檔管理策略方法

（一）歸檔前期充分準備

所有的項目設計文件均需要提前確定好歸檔時間，無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，需要根據(jù)其類型和重要性將其劃分為實時歸檔和定期歸檔。實時歸檔即在文件形成且辦理完結(jié)后要立即歸檔，定期歸檔則是根據(jù)相關要求在文件形成之后的一定時間內(nèi)成批次統(tǒng)一來歸檔，這樣更利于文件的歸檔管理。同時，要對文件和元數(shù)據(jù)進行采集，確認文件在擬制、辦理、整理全過程中內(nèi)容以及形式的特征、基本元數(shù)據(jù)的完整。整個項目的設計文件之間存在有機聯(lián)系，必須要對組卷相關文件做完整收集。而元數(shù)據(jù)作為描述歸檔文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和整個管理過程的數(shù)據(jù)，也需要將其納入歸檔范圍。所有歸檔的項目設計文件必須要具有真實性、可靠性、完整性以及使用性基本特征，即歸檔管理的文件是可查詢真實存在，且未經(jīng)過更改的完整文件，可將其作為后續(xù)業(yè)務活動的依據(jù)使用。

（二）完善文件管理方案

對項目設計文件進行歸檔管理，是工程開發(fā)建設的重要要求。所有文件構(gòu)成了工程建設全過程實際情況，是工程事故調(diào)查以及后期擴建的首要參考資料。如果文件管理方案缺失，很容易因為缺少經(jīng)驗，以及文件變更、文件升版、文件增減等諸多不確定因素的影響，導致整個文件歸檔管理過程中產(chǎn)生較多問題。在實際操作中，可以參考前期文件歸檔中遇到的各類問題，分析其產(chǎn)生原因，然后在后期項目設計文件的歸檔管理中進行相應調(diào)整，以前期總結(jié)的經(jīng)驗為依據(jù)，推動后續(xù)管理工作的有效進行。要想達到最佳管理效果，必須要基于項目設計文件的特殊性與重要性，為其建立完善、健全的制度體系，作為所有管理措施制定以及落實的依據(jù)，保證所有行為的執(zhí)行均具有較高規(guī)范性與科學性。

（三）遵循歸檔基本原則

對項目文件進行歸檔管理，首先要做的就是要明確歸檔范圍，確定歸檔文件類型、內(nèi)容以及數(shù)量，綜合考慮文件在工程建設及管理等業(yè)務活動中的作用、文件真實性以及長期可用性等，然后遵循基本原則來進行歸檔管理。首先，價值性原則。項目設計文件歸檔管理的價值在于文件內(nèi)容，而判斷內(nèi)容重要性的基礎在于文件對應業(yè)務活動的重要性，根據(jù)不同類文件來確定文件歸檔范圍和保管期限。其次，完整性原則。對于傳統(tǒng)載體文件的歸檔，必須要保證設計文件的完整性，與業(yè)務活動相關的文件要全部整理匯集在一起，而對于草稿、稿本文件等參考資料無需歸檔，其他則需要全部歸檔管理。但是目前已經(jīng)執(zhí)行了電子文件歸檔策略，對于各類參考資料可適當?shù)姆艑挌w檔范圍，將其納入到補充行列進行歸檔，為文檔辦理過程提供佐證。最后，綜合性原則。除了業(yè)務活動相關文件以外，對于保障文件可長期使用、安全性、真實性、完整性的材料，如相關說明、辦理過程源數(shù)據(jù)、重要修改稿本等，均需要一同完整歸檔保存。

（四）規(guī)范歸檔管理要求

項目設計文件歸檔具有很強的復雜性與綜合性，其涉及了大量相關業(yè)務活動，這就導致很多因素與事物會重復出現(xiàn)且相互影響。為了最大程度地降低此類原因?qū)ξ募w檔質(zhì)量的影響，需要建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理體系，為文件歸檔管理提供依據(jù)以及支持，指導文件歸檔工作的有效開展。尤其是面對全新的技術以及工作機制，以往所應用的工作機制已經(jīng)無法適應實際需求，必須要對項目文件歸檔的軟硬件環(huán)境進行更新，對存在問題的部分進行調(diào)整修訂，并添加新的標準要求，形成一個適應性更強的標準體系維護機制，確保項目設計文件歸檔的每個階段均有明確標準，且各標準之間統(tǒng)一協(xié)調(diào)，將其作為文件歸檔的指南，推動整個文件歸檔管理工作的有序化進行。

三、海陽核電一期工程設計文件管理

（一）設計文件定義及組卷范疇

對設計文件進行歸檔管理，首先需要確定管理內(nèi)容，明確管理對象。本次項目主要包括西屋聯(lián)隊根據(jù)NI合同范圍內(nèi)打印的紙質(zhì)設計文件最終版本，即設計管理文件、施工圖設計文件、設計修改/變更、設備設計文件。對所有文件進行整理和分類，保證文件內(nèi)容的完整性，為后續(xù)的歸檔管理提供保障。

（二）設計文件組卷工作責任劃分

為提高設計文件歸檔管理綜合效率，可以設計文件組卷攻堅小組，并設置組長，主要負責對工作任務進行統(tǒng)籌分派，協(xié)調(diào)小組按照標準進行工作，匯總工作完成情況，定期上報工作進展和工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題。及時發(fā)現(xiàn)，及時解決。同時，要明確分派工作任務，要求責任劃分到人，每天填寫工作任務表，將工作內(nèi)容反饋至設計文件攻堅小組微信群。

（三）設計文件工作前期策劃

設計文件組卷歸檔工作是一項細致的系統(tǒng)性工作，周期長，工作步驟瑣碎、繁雜。為保證核島設計文件組卷工作順利開展，從工作一開始就制定了詳細、周密的組卷計劃。設計文件小組對整個設計文件進行統(tǒng)籌規(guī)劃，確定整理方案，分解工作流程，在工作中探索創(chuàng)新，摸索工作經(jīng)驗，以減少組卷返工。為滿足工作進度，保質(zhì)保量完成組卷任務，工作中采取分階段、分步驟各個攻克的原則，進行分中有集、集中有分的策略，完成整個設計文件組卷工作。根據(jù)設計文件不同類型進行合理分類，將文件較為齊整、清晰，變更較少的區(qū)域、設備設計文件優(yōu)先組卷歸檔。最后進行數(shù)量較大、變更比較頻繁的系統(tǒng)設計文件組卷工作。

（四）設計文件組卷工作計劃控制

以計劃為統(tǒng)領，以工作內(nèi)容為導向，借鑒其他單位文件組卷經(jīng)驗的基礎上，預估庫房設計文件數(shù)量，結(jié)合公司對設計文件組卷歸檔的進度要求，編制了設計文件組卷歸檔總體計劃。在設計文件組卷過程中制定了《海陽一期工程核島設計文件組卷細則》，并將整體工作進行分解、細化，確定月、周、天的節(jié)點目標，使設計文件有節(jié)點要求，分批進行，將工作任務落實到小組內(nèi)每位成員。工作過程中對出現(xiàn)制約點、影響進度計劃的因素進行準確分析，及時協(xié)調(diào)解決，消除工作偏差影響，使得設計文件組卷按照計劃有序進行。

（五）設計文件組卷工作過程控制

為減少工作返工，針對每項文件進行事前、事中、事后控制。即事前做好充分準備工作，對所有項目文件進行可靠收集匯總，且針對所有文件制定階段性管理計劃。在歸檔過程中，設計文件攻堅小組負責人進行隨機抽查。在階段性工作完成后，請相關專業(yè)工程師進行審查，對審查發(fā)現(xiàn)的問題分批統(tǒng)一修改，并在組內(nèi)進行相互學習。這樣就可以排除各類問題對文件歸檔效果的影響，又能夠避免由于零散問題影響組卷的整體進度，提高了工作效率。

四、經(jīng)驗反饋

海陽核電站1、2號機組設計文件整理組卷按照“邊建設、邊整理、邊歸檔移交”這一總體方針，歸檔過程中遇到文件變更、文件升版、文件增減等諸多不確定因素，導致在整理過程中走了不少彎路。在吸取海陽核電站1、2號機組設計文件整理組卷工作經(jīng)驗的基礎上，促使3、4號機組在工程整體驗收后按要求整體收集設計文件，制定可行計劃。

海陽核電站3、4號機組核島由中方設計院設計，不同于1、2號機組是美國西屋設計。中方設計院在設計文件移交等方面的理解上需要有一定的時間接受、消化、轉(zhuǎn)換。在此，1、2號機組設計文件組卷成果可以為3、4號機組核島設計院提供支持，進行無縫銜接。

五、結(jié)語

在海陽核電站一期設計文件組卷工作中，明確的組織機構(gòu)、分解的工作計劃、有效的交流與溝通、硬朗的工作作風，可操作的工作流程，使得工作人員對設計文件的數(shù)量、類別和性質(zhì)有了更深刻的認知。這些良好實踐均應有所傳承，可以為海陽核電站3、4號機組設計文件組卷提供了強有力的理論及實踐支持。

參考文獻：

[1]徐擁軍，李晶偉.核電文件檔案管理研究評述[J].浙江檔案，2017（3）.

[2]尤靜，陳園園.核電工程設計文件管理流程的管理與優(yōu)化[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（11）.

[3]國家檔案局.DA/TA28—2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)定[S].，2002.

[4]國家能源局.NB/T20042—2011核電檔案分類準則與編碼規(guī)則[S].，2011.

[5]中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局中國國家標準化管理委員會.GB/T11822—2008科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].北京：中國標準出版社，2008.