HRIS在企業(yè)中的實施效果分析

王東昌

[摘? ? 要] 人力資源信息系統(tǒng)（Human Resource Information System，HRIS）的建設和應用是企業(yè)規(guī)范人力資源管理、加強人力資源管控和提高人力資源管理效率和質量的有效抓手。HRIS系統(tǒng)將企業(yè)的人力資源進行科學地計劃、管理和控制，系統(tǒng)有效地規(guī)劃和實施提升HRIS項目應用能力，更重要的是以HRIS項目實施為契機，推動人力資源管理改進，全面推動人力資源管理標準化、規(guī)范化、信息化。通過為諸多客戶實施自主研發(fā)的HRIS系統(tǒng)，為客戶達成了轉變管理理念、規(guī)范管理工作、提升管理層次的目的;結合多個項目的實踐經驗，從HRIS與人力資源管理工作結合的3個階段來闡述這個過程是如何實現(xiàn)的。

[關鍵詞] 人力資源管理;信息化;管理自動化;柔性;創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 040

[中圖分類號] F272.92? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）21- 0103- 03

1? ? ? 3個階段的劃分依據(jù)

HRIS在企業(yè)實施的時候，其與企業(yè)人力資源管理工作結合的深度和廣度持續(xù)加深，人力資源管理人員和員工用戶對HRIS的了解也逐步深入，HRIS在于實際的管理和業(yè)務結合后，在實際應用中會形成3個不同的階段：HR流程自動化、提高管理決策有效性、提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新性。如圖1所示。

這3個階段逐步提升，在時間上是依次出現(xiàn)的，上一個階段完成后，才具備進入下一階段的條件;階段提升給企業(yè)帶來的改變和提升也逐步提高，HRIS所產生的價值也隨著階段的提升而變化。

在筆者實施的客戶中，這3個階段依次晉級所需時間并不固定，有的企業(yè)實施達到第一層之后，經過一個季度左右的時間就可以達到第二階段，第二階段經過三個季度的時間基本可以達到第三階段;而有的企業(yè)達到第一階段之后，要經歷很長時間才能達到第二階段。綜其原因，階段提升所需要的因素是多樣的：企業(yè)所屬的行業(yè)特點、企業(yè)的戰(zhàn)略目標、人力資源管理人員的整體素質水平、人力資源日常業(yè)務專員的專業(yè)度、企業(yè)的軟硬件基礎設施、HRIS主管領導的思路等，其中，HRIS主管領導的思路最為重要。

2? ? ? 3個階段的定義及說明

HRIS在企業(yè)中實施的3個過程之間具有清晰的差別，分別有各自的特征和影響范圍。

2.1? ?HR流程自動化

企業(yè)在引入HRIS的初始階段，一般是從成本的角度考慮以一個軟件平臺來替換分散的多個系統(tǒng)或者手動的Excel操作，希望以一個集成的系統(tǒng)盡可能最大范圍地實現(xiàn)HR流程自動化，通過提高HR操作的效率和生產力，節(jié)約HR部門的預算。

這個階段基本集中在HRIS的實施、上線期，在這個階段，企業(yè)會與顧問團隊之間進行流程梳理、軟件架構設計、軟件上線準備和軟件啟用，這個階段的重點在于將原先HR的實務性工作在HRIS中做流程重新梳理和具體落地。這個階段一般是整體規(guī)劃，分步實施，先做最低限度的軟件功能實現(xiàn)，借助HRIS的規(guī)范來梳理原有的工作流程，把規(guī)則明確、實務中操作量大的工作交給軟件進行處理。一般來說，這一階段在很多企業(yè)所定義的HRIS上線的全部，其模塊涵蓋了HR工作的方方面面：人事、考勤、保險、薪資、績效、培訓、招聘等，所有這些模塊在HRIS中是由一系列的流程來對應的，例如考勤模塊，是由排班管理、刷卡數(shù)據(jù)采集、考勤記錄計算、請假管理、加班管理、年假管理、補休時數(shù)折現(xiàn)、出勤記錄計算等流程構成，每個流程有一系列的軟件功能構成。通過HRIS內部的參數(shù)、配置等即可實現(xiàn)企業(yè)實務流程的落實，將原先工作量非常大的工作自動化。

另外，在這一階段的另一個重點是實施全員HR，通過員工自助平臺的實施，建立人員自助、部門助理協(xié)助、HR主導的HR管理層級，所有人都納入其中，提高各項工作的響應速度和及時性。

2.2? ?提高管理決策有效性

第一階段實現(xiàn)后，隨著HRIS系統(tǒng)的運用時間越來越久，對系統(tǒng)越來越熟悉和適應，HRIS系統(tǒng)帶來的更大的好處是企業(yè)內部的信息更加透明，信息傳遞和利用更加高效，人力資源管理得以優(yōu)化，在信息集成和共享的基礎上管理層的決策效果和效率大大提高。也就是HR流程自動化轉變?yōu)樘岣吖芾頉Q策有效性。在這個階段，企業(yè)關注的不再是HRIS系統(tǒng)功能層面的應用，而是對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的運用和對流程的優(yōu)化。在第一階段將流程固化并按照流程產生了相關數(shù)據(jù)的前提下，對當前HR工作的數(shù)據(jù)化基本實現(xiàn)，HRIS已經具備了從數(shù)據(jù)層面還原實際工作的能力，這時，對于HR的要求會進行轉變，由原先的實務型的操作者轉變成管理規(guī)則的制定者和掌控著，各項單據(jù)的審核審批工作更多地落在HR部門，此時對于決策的效率和效果就會提出更高的要求。

以企業(yè)的加班審批為例，企業(yè)內的員工工作安排，是隨著企業(yè)的各項計劃進行安排的，是考慮到生產、運營的均衡和效率和企業(yè)的成本的，這時不同的企業(yè)對于加班就會存在很多種不同的策略，有的企業(yè)為了節(jié)約成本，提高員工收入，就會采取較少的排班員工，安排較多的加班來補足資源的不足;而有的企業(yè)資源相對充沛，更多關注的是員工的工作效率，這樣就不會允許員工太多的加班。應對這些情況，具體的執(zhí)行策略就是企業(yè)對于加班的管理要求。

企業(yè)考慮用人成本，采用較少員工排班，安排較多的加班來補足資源的時候，員工的加班也不是可以無限制的，相比于招聘更多的員工所產生的人力資源成本，安排人員加班所產生的加班費也是有一個界限的，超過這個界限的話企業(yè)所付出的加班費比招聘更多的員工所支出的成本更高。企業(yè)控制加班時數(shù)需要從整體的加班費的增加情況來看，而已經產生了多少加班時數(shù)，對應產生了多少加班費這些在HRIS里面是已經存在的，將這樣的信息提取出來，按照企業(yè)的加班費管控級別匯總在一起，在主管在做每一次加班申請的時候，按照管理規(guī)則實時給予提醒;假設生產部門當月的加班費不允許超過50萬，經過HR與生產部門共同協(xié)商，生產部下屬各個子部門各自的加班費上限值是多少，同時設定如達線50%提醒、85%警告、110%禁停的規(guī)則，這樣在所有的主管進行審核的時候，系統(tǒng)能夠第一時間給出反饋：打開審核單據(jù)，審核之前，系統(tǒng)就給出一個提示信息，當前這個部門的加班上線已經達到多少，當前這張單如果審核通過會產生怎樣的增加幅度，會不會超過禁停線。主管在這樣的信息提示的基礎上去做決策，是非常高效和準確的。

2.3? ?提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新性

HRIS系統(tǒng)更高一步的目標是提升人力資源管理的適應能力，通過實現(xiàn)HR對每個員工進行跟蹤管理，幫助HR進行更為靈活的管理決策;同時HR系統(tǒng)的快速簡單落實方案的能力，使HR具有更好適應新情況的能力，幫助HR更好地滿足其他業(yè)務部門的新需求，提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新性。

在競爭性市場條件下，企業(yè)通過培育自身資源和能力，持續(xù)有效的向市場提供產品或服務，并獲得盈利從而提高自身發(fā)展。企業(yè)為了保持競爭優(yōu)勢，必然需要推行以客戶所需為目的的企業(yè)文化;這時企業(yè)內部的人力資源、組織資源、管理資源等等如何讓企業(yè)具有某方面的優(yōu)勢，在不同的企業(yè)會有不同的做法;應對變化的市場和需求，企業(yè)內部的各項制度、規(guī)則、安排也會在企業(yè)文化的指導下做必要的調整，以提升企業(yè)的柔性和適應性。

仍然以企業(yè)的加班管控為例，首先不同月份的加班標準是不同的，不可能一條線劃死，那就需要按照不同的月份、行程安排去做差別的管理;同時，不同的部門之間可能存在互相調劑或者配合的需要，那就要在標準規(guī)則的前提下，提高標準的調配靈活性;同時根據(jù)實際的需要，調整申請時數(shù)的禁停比例。不同的部門，在不同的月份，設定的標準是可以隨需調整，同時其相關的規(guī)則也可以隨需調整，這樣的方案可以讓HRIS更好地適應企業(yè)的實際業(yè)務，配合企業(yè)的運營，增加企業(yè)的柔性。

另外，在上述做法的前提下，企業(yè)希望進一步提升人力資源管理的能力，在大數(shù)據(jù)的前提下，梳理企業(yè)每個產品、服務里投入的人力人員結構是什么，人員結構怎樣變化最優(yōu)化？公司最關注的產品、服務和最不關注的產品、服務是什么？人員投入和公司戰(zhàn)略之間，是有直接對應關系的，那么目前到底是正相關還是負相關？如果是負相關，那HR 要怎樣進一步干預？這就是一個創(chuàng)新的管理手段。

HRIS在實施到這一個層級的時候，將會徹底地改變企業(yè)的人力資源管理結構：在原有的管理基礎之上發(fā)展出來，但是是對原有管理的深度否定，在否定的基礎之上，創(chuàng)新方法、落實規(guī)則，再否定之前的否定，新的制度形成，新的方法得到落實，人力資源管理晉升到更高的層級和水平。

3? ? ? 3個階段之間的發(fā)展關系

3.1? ?HR流程自動化轉變?yōu)樘岣吖芾頉Q策有效性

人力資源管理部門主要執(zhí)行的業(yè)務劃分為管理業(yè)務和服務業(yè)務兩類內容，HRIS的實施同時強化管理和服務業(yè)務的能力，將實施階段從流程自動化提升到提高管理決策有效性。

在服務業(yè)務方面，項目實施前就已清晰的梳理人力資源管理業(yè)務流程和管控節(jié)點，明確管理目標和管理任務，關注點在于管理成本的降低和效率的提升，對符合既定規(guī)則的流程充分授權相應管理者直接審批，對日常業(yè)務管理工作由人為審批轉變?yōu)橐詷藴蕿橐罁?jù)的自動截停，主管只需事后監(jiān)控，減少審批流程，提升業(yè)務工作效率。同時基于員工自助的信息化平臺，有效推進員工自助服務的理念，縮減人力資源承擔日常服務職能的工作量，同時提升服務業(yè)務的便捷性，提高員工滿意度。

在管理業(yè)務方面，人力資源部門能夠全面掌控各類人力資源信息數(shù)據(jù)以及大數(shù)據(jù)積累形成的人力資源關鍵指標及其趨勢，能夠直接且宏觀的了解人力資源現(xiàn)狀和管理需求，有效提升管理決策的及時性和有效性，充分應對激烈市場競爭對人力資源管理決策運用的要求。

3.2? ?提高管理決策有效性到提升企業(yè)柔性和創(chuàng)新性

隨著HRIS對管理決策有效性的提升，人力資源管理職能從人事管理業(yè)務向人力資源規(guī)劃業(yè)務職能轉變，人力資源管理人員的主要任務不再單純是人力資源日常業(yè)務的執(zhí)行，而更多的將成為人力資源管理業(yè)務領域的專家，研究人力資源管理發(fā)展目標，建立人力資源管理體系、規(guī)范、支持各級管理者實施人力資源管理工作。推動人力資源從人事管理階段向戰(zhàn)略人力資源管理階段的快速轉變，實施的階段就轉變?yōu)樘嵘髽I(yè)柔性和創(chuàng)新性。

4? ? ? 3個階段各自的價值

4.1? ?HR流程自動化

項目實施過程中，將整合客戶公司的人力資源管理業(yè)務，推動人力資源管理業(yè)務的統(tǒng)一和規(guī)范，在流程設計時，不僅僅需要考慮效率和便捷，更多的是需要完整體現(xiàn)流程合法、合規(guī)、合理的需求，規(guī)避因執(zhí)行不規(guī)范引起的職責沖突或者管理風險。

HRIS項目的統(tǒng)一流程設計，推動客戶人力資源管控業(yè)務的直接落地，分子公司、各部門難以突破人力資源管控戰(zhàn)略和管控要求，推動企業(yè)建立統(tǒng)一的人力資源政策目標和管理模式。

4.2? ?提高管理決策有效性

HRIS系統(tǒng)將大量引用自動觸發(fā)、規(guī)則固化、分權審批等管理模式，通過預先規(guī)范設計的業(yè)務流程的信息化設置，將極大地提升人力資源管理業(yè)務流程的效率，人力資源管理人員可以進一步專注于人力資源管理規(guī)范化過程設計和執(zhí)行監(jiān)督，循環(huán)促進人力資源能力的提高。

在HRIS項目運行階段，基于大數(shù)據(jù)分析的人力資源管理模式，將對人力資源各項管理指標進行監(jiān)控、趨勢分析回歸分析，成為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃和流程設計的重要依據(jù)，促使基于數(shù)理模型的人力資源管理成為可能，人力資源管理不再是簡單的員工招聘、培養(yǎng)、調配、薪酬、績效等等傳統(tǒng)各模塊的執(zhí)行，而是基于數(shù)據(jù)的精確管理過程，在兼具管理科學性和藝術性的工作上，更傾向于在數(shù)據(jù)和模型的藝術舞臺上科學實施。

4.3? ?提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新型

HRIS的進一步實施，將引發(fā)人力資源管理業(yè)務和服務業(yè)務分離、人力資源管理人員也將出現(xiàn)分化，一部分人員專注于戰(zhàn)略規(guī)劃，管理體系和流程設計，另一部分人員專注于人力資源管理業(yè)務的執(zhí)行。業(yè)務分離的同時將推動各項業(yè)務實施的專業(yè)化，派生人力資源政策規(guī)劃中心、共享服務中心等虛擬組織機構的出現(xiàn)，進一步提升人力資源管理專業(yè)化。逐步推進員工職業(yè)生涯管理體系的全面應用。將員工各崗位、職級的崗位資格要求劃分為包含學歷、專業(yè)技術能力、培訓、行為規(guī)范等多個方面的具體、細致、可量化的資格要素。通過員工資格狀況和崗位資格要求的比對，一方面有利于企業(yè)了解員工職業(yè)發(fā)展的方向，另一方面也有利于員工制定職業(yè)發(fā)展目標。

5? ? ? 總? ? 結

人力資源領域有一句話：“三流的企業(yè)管理考勤和紀律，二流的企業(yè)管理績效和薪酬，一流的企業(yè)管理戰(zhàn)略和文化”。人力資源管理的側重點其實展現(xiàn)了企業(yè)人力資源管理的水平。但是高水平的管理不是一蹴而就的，而是需要經過很多年的積累和思考;做這些事情，其實工具不難，方法不難，流程、理念都不難。最難的是能夠具備掌握工具、方法、流程、理念，并在合適的時間，合適的節(jié)奏設計出來這種方案的人員和HRIS供應商。

HRIS實施3個階段，讓企業(yè)人力資源管理提升的成功率更有保證。

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