對(duì)企業(yè)實(shí)行集中采購(gòu)管理的分析

褚莎莎

隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，集中采購(gòu)管理成為企業(yè)采購(gòu)主要模式，集中采購(gòu)有助于節(jié)約成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、提高企業(yè)綜合實(shí)力。隨著分散采購(gòu)轉(zhuǎn)向集中采購(gòu)管理的轉(zhuǎn)變，自由采購(gòu)向集中招標(biāo)采購(gòu)形式的發(fā)展，企業(yè)集中采購(gòu)得到了推廣應(yīng)用。鑒于此，筆者結(jié)合實(shí)踐研究，就企業(yè)實(shí)行集中采購(gòu)管理的方法提出可行性建議。

集中采購(gòu)指的是政府或企業(yè)設(shè)置的職能單位，為其他機(jī)構(gòu)提供采購(gòu)服務(wù)。集中采購(gòu)是企業(yè)集中進(jìn)行供應(yīng)商管理與物資采購(gòu)和結(jié)算的形式，這種方法能夠節(jié)約成本、增加經(jīng)濟(jì)效益、幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久發(fā)展。

一、集中采購(gòu)管理概述

（一）集中采購(gòu)管理內(nèi)涵

集中采購(gòu)管理可以減少分散采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)約采購(gòu)時(shí)間，創(chuàng)建職能部門各司其職，通過(guò)分層采購(gòu)實(shí)現(xiàn)職能集中化。同時(shí)，還可以充分利用人力、物力資源，創(chuàng)建集中、共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)，通過(guò)市場(chǎng)資源增加供應(yīng)商和采購(gòu)物資的競(jìng)價(jià)。經(jīng)過(guò)詢價(jià)、比價(jià)、價(jià)格優(yōu)勢(shì)選擇可信度較高的供應(yīng)商確保物資質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量，節(jié)約經(jīng)濟(jì)投入，得到寶貴的供應(yīng)商資源達(dá)到集中采購(gòu)。集中采購(gòu)需要有完善的管理機(jī)制與采購(gòu)過(guò)程，集中采購(gòu)集中于以下幾點(diǎn)：第一，采購(gòu)商品過(guò)程中集中的供應(yīng)商管理和評(píng)價(jià)、采購(gòu)招投標(biāo)管理。第二，主要工作內(nèi)容為部分采購(gòu)申請(qǐng)整合，整合采購(gòu)需求制定采購(gòu)計(jì)劃和訂單。第三，貨物集中選購(gòu)與結(jié)算，經(jīng)過(guò)比較多個(gè)商家掌握采購(gòu)物品質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格。第四，集中采購(gòu)、集中庫(kù)存管理、結(jié)算管理節(jié)約經(jīng)濟(jì)投入，幫助企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)存。

（二）集中采購(gòu)管理的重要作用

第一，資源融合。集中采購(gòu)有助于各環(huán)節(jié)明確分工、做好配合工作，有助于總資源控制與融合。采購(gòu)資源是企業(yè)的核心，集中采購(gòu)有助于提高采購(gòu)資源質(zhì)量，調(diào)節(jié)供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，得到更加廣泛的市場(chǎng)范圍內(nèi)控資源路徑，保證資源達(dá)到優(yōu)化分配。第二，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化、節(jié)約成本投入。由分散采購(gòu)轉(zhuǎn)為集中采購(gòu)，生成規(guī)模效益達(dá)到批量控制，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)價(jià)值的關(guān)注從而增強(qiáng)買方優(yōu)勢(shì)與議價(jià)水平，得到理想的商業(yè)折扣、最低進(jìn)貨價(jià)、提高服務(wù)效果，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。第三，縮減交易費(fèi)用與采購(gòu)費(fèi)用。通過(guò)招標(biāo)管理發(fā)揮招標(biāo)采購(gòu)作用從而達(dá)到營(yíng)銷目標(biāo)，以最低價(jià)格銷售產(chǎn)品。同時(shí)，買方占據(jù)主動(dòng)性，為方案確定交易提供便捷達(dá)到資源的最優(yōu)化配置、縮小采購(gòu)成本。第四，創(chuàng)建信息化平臺(tái)。集中采購(gòu)能夠?qū)⒎稚⒌牟少?gòu)資源，人力、物力、供應(yīng)商信息資源、談判技巧等硬件、軟件融合，綜合信息后創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)、信息平臺(tái)。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)避免“信息孤島”，保證數(shù)據(jù)對(duì)稱性，讓企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)系統(tǒng)、完善的信息共享平臺(tái)。信息平臺(tái)可以為決策人員提供數(shù)據(jù)支撐，提高效果從而規(guī)范供應(yīng)商監(jiān)督。

二、企業(yè)集中采購(gòu)管理現(xiàn)狀

（一）應(yīng)急物資響應(yīng)滯后

目前，企業(yè)集中采購(gòu)使得權(quán)力過(guò)于集中存在官僚主義現(xiàn)象，失去采購(gòu)靈活性使得供應(yīng)鏈管理效果不理想。采購(gòu)過(guò)程包括：制定需求計(jì)劃、提出采購(gòu)申請(qǐng)、等待審批、根據(jù)需求分類整合、詢價(jià)、簽署合同、供應(yīng)商供貨、結(jié)算。不過(guò)，緊急采購(gòu)需求中時(shí)常由于過(guò)程過(guò)多，審核過(guò)程繁瑣而影響物資快速響應(yīng)，影響采購(gòu)效果。

（二）經(jīng)營(yíng)效益不理想

企業(yè)集中采購(gòu)適合應(yīng)用在訂單多的企業(yè)，才能發(fā)揮集中采購(gòu)作用。目前，部分企業(yè)物資需求少、采購(gòu)規(guī)格為特制而難以達(dá)到招標(biāo)采購(gòu)要求，集中采購(gòu)?fù)度胼^多人力、物力后，成本節(jié)約效果不理想。

（三）計(jì)劃管理不全面

部分企業(yè)采購(gòu)監(jiān)護(hù)管理不全面，對(duì)物資采購(gòu)時(shí)間掌握不到位、計(jì)劃采購(gòu)量制定不準(zhǔn)確。在沒(méi)有計(jì)劃管理的條件下可能由于臨時(shí)需要而采購(gòu)進(jìn)而成為緊急采購(gòu)，不僅沒(méi)有達(dá)到集中采購(gòu)效益目標(biāo)還混亂組織經(jīng)營(yíng)秩序。因此，制定采購(gòu)計(jì)劃是集中管理的基礎(chǔ)前提。但是在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中，采購(gòu)計(jì)劃管理有較多影響要素，要求企業(yè)對(duì)歷史數(shù)據(jù)庫(kù)綜合分析、評(píng)估市場(chǎng)發(fā)展現(xiàn)狀。如果企業(yè)沒(méi)有引進(jìn)物料管理軟件、采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)不完善，數(shù)據(jù)分析與評(píng)估就會(huì)受到影響。

（四）供應(yīng)商管理不足

集中采購(gòu)物料多且種類繁瑣，一旦供應(yīng)商管理不當(dāng)企業(yè)將面臨較大經(jīng)營(yíng)困境。所以，集中管理需加大對(duì)供應(yīng)商參與集中采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)管。供應(yīng)商是貨物、服務(wù)的提供者，專業(yè)水平能否達(dá)到要求、供應(yīng)行為與提供的功能、服務(wù)是否順應(yīng)集中采購(gòu)管理需求，這對(duì)集中采購(gòu)管理有深刻影響。

（五）庫(kù)存管理與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

庫(kù)存作為應(yīng)對(duì)企業(yè)緊急物資的重要方法，集中采購(gòu)創(chuàng)建庫(kù)存管理具有重要作用，要求物資統(tǒng)一調(diào)度、集中管理，實(shí)現(xiàn)信息分享。否則導(dǎo)致物資倉(cāng)庫(kù)調(diào)集，物資準(zhǔn)備難度大。在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理方面與市場(chǎng)環(huán)境背道而馳，尤其是市場(chǎng)價(jià)格較低的條件下，買方對(duì)單價(jià)的鎖定增加不利于企業(yè)采購(gòu)成本節(jié)約。此外，集中采購(gòu)增加企業(yè)付款負(fù)擔(dān)，資金運(yùn)營(yíng)空間狹隘。

三、企業(yè)集中采購(gòu)管理方法

集中采購(gòu)有助于企業(yè)對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間評(píng)估，選擇出綜合實(shí)力高的供應(yīng)商，創(chuàng)建長(zhǎng)久合作關(guān)系?；谄髽I(yè)角度而言，采購(gòu)制度、目標(biāo)、質(zhì)量、結(jié)算等采購(gòu)要求更加簡(jiǎn)便，與供應(yīng)商更好的合作交流。供應(yīng)商無(wú)需與企業(yè)內(nèi)部門與人員交流，只要與集中采購(gòu)部門交流即可，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與企業(yè)雙贏，合作交流，共同節(jié)約成本、增強(qiáng)綜合實(shí)力。

（一）制定可行性管理方案，優(yōu)化供應(yīng)商管理

管理方案制定需由上自下不斷優(yōu)化，不僅要滿足需求又要滿足可行性要求。傳統(tǒng)封閉式管理模式已經(jīng)落后現(xiàn)代企業(yè)管理要求，因而制定可行性管理方案尤為重要，通過(guò)多方調(diào)查分析征求意見(jiàn)后制定完整的管理方案。此外，縮小供應(yīng)商范圍在無(wú)形中增加采購(gòu)企業(yè)負(fù)擔(dān)，供應(yīng)商響應(yīng)速度緩慢，供應(yīng)商變本加厲。所以，選擇供應(yīng)商權(quán)力建議在企業(yè)總部，供應(yīng)商評(píng)估、淘汰需大量放歸至基層企業(yè)。只有這樣，才能避免權(quán)力過(guò)于集中，防止腐敗現(xiàn)象出現(xiàn)。同時(shí)，基層服務(wù)的供應(yīng)商增強(qiáng)服務(wù)水平，調(diào)動(dòng)供應(yīng)商成本控制積極性。

（二）完善采購(gòu)流程

嚴(yán)格根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求紀(jì)念性采購(gòu)。第一，相同采購(gòu)項(xiàng)目需集成規(guī)劃、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、避免重復(fù)、節(jié)約采購(gòu)成本、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。精細(xì)化規(guī)劃招標(biāo)內(nèi)容、明確規(guī)定，嚴(yán)格根據(jù)要求規(guī)定招標(biāo)順序、內(nèi)容、協(xié)議。對(duì)于超標(biāo)供應(yīng)商加大管理力度，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)認(rèn)知，保證采購(gòu)質(zhì)量。創(chuàng)建采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)并制定標(biāo)準(zhǔn)。盡可能的節(jié)約資本如：人力、物理、采購(gòu)效果。

（三）加大監(jiān)管，嚴(yán)禁發(fā)生商業(yè)行賄現(xiàn)象

集中采購(gòu)管理與財(cái)務(wù)方面有直接關(guān)系，因而有必要?jiǎng)?chuàng)建集中采購(gòu)管理制度生成系統(tǒng)的、科學(xué)的監(jiān)督制度。在實(shí)際監(jiān)管中實(shí)行人員、崗位、責(zé)任關(guān)聯(lián)，做到的相機(jī)監(jiān)督、相互促進(jìn)。監(jiān)管制度分為企業(yè)內(nèi)部管理與外部管理，其中，內(nèi)部管理方法為：創(chuàng)建采購(gòu)考核機(jī)制，年初制定計(jì)劃將采購(gòu)監(jiān)督檢查結(jié)果和年度目標(biāo)審核掛鉤。在實(shí)際采購(gòu)中發(fā)現(xiàn)行賄、違法違紀(jì)行為嚴(yán)懲不貸，保證責(zé)任分工明確。在外部管理方面展開專項(xiàng)審計(jì)，加大集中采購(gòu)監(jiān)督控制實(shí)現(xiàn)效能監(jiān)察，尤其是投訴建議。外部管理集中于面向社會(huì)公開集中的采購(gòu)信息。筆者認(rèn)為：企業(yè)可以借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、新媒體擴(kuò)大集中采購(gòu)監(jiān)督范圍，接受社會(huì)群眾的監(jiān)督。內(nèi)外監(jiān)管融合實(shí)現(xiàn)全過(guò)程采購(gòu)監(jiān)管，嚴(yán)禁發(fā)生商業(yè)行賄行為，保證集中采購(gòu)公開、透明、公正。

（四）引進(jìn)采購(gòu)信息化管理系統(tǒng)

借助電子化ERP信息系統(tǒng)、交易系統(tǒng)完成集中采購(gòu)任務(wù)、分享采購(gòu)信息。首先，將各企業(yè)采購(gòu)需求及時(shí)整合并上報(bào)，以此作為采購(gòu)依據(jù)。其次，各部門做好配合、供應(yīng)商積極響應(yīng)才能完成。最后，將采購(gòu)成果及時(shí)上報(bào)，如：采購(gòu)進(jìn)度、交付時(shí)間、價(jià)格，應(yīng)用單位與采購(gòu)基層展開采購(gòu)管理，增加經(jīng)濟(jì)效益、幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜合分析，集中采購(gòu)不僅可以滿足采購(gòu)需求還有助于實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化、節(jié)約成本投入，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)使用的分散性與有效性，避免產(chǎn)品過(guò)于分散、繁瑣，發(fā)揮供應(yīng)商集中供應(yīng)與監(jiān)督管理效果。此外，集中采購(gòu)還能夠保證采購(gòu)效益、服務(wù)質(zhì)量、縮減采購(gòu)與供應(yīng)對(duì)接頻次，縮小采購(gòu)成本、規(guī)范采購(gòu)行為、降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位：神華物資貿(mào)易有限責(zé)任公司）