探析檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢

摘 要：本文將通過對檔案信息化管理的本質(zhì)進行介紹，并且闡述檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程中面臨的主要安全風(fēng)險，進而提出推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的有效策略，以期為有關(guān)部門提供可靠參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息;網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展;計算機;檔案管理

在當(dāng)前社會步入網(wǎng)絡(luò)化時代的大背景下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域當(dāng)中。檔案管理工作如今也逐漸引進了越來越先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這能夠幫助管理人員有效提升日常檔案管理效率，最大限度地保證檔案不會出現(xiàn)流失。所以，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對此予以高度重視。

1 檔案信息化管理的本質(zhì)

所謂檔案管理工作，通常是指把需要保存的數(shù)據(jù)、信息等重要資料合理地進行儲存[1]。在此項工作中，最為關(guān)鍵的一環(huán)便是將檔案進行有效分類，從而方便后續(xù)的檔案查找以及運用工作。而檔案的信息化管理工作，主要是經(jīng)由把各類檔案數(shù)據(jù)、信息資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的電子檔案，并對其加以控制和操作，且使得儲存檔案的過程實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作，從而在對其進行有效、系統(tǒng)地加工后，展開電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸工作，以便實現(xiàn)對檔案更有效、快捷地進行運用，進而對各類資源進行優(yōu)化配置，最終使得檔案能夠被有效共享。在此過程中，有關(guān)部門可以在原有管理工作的基礎(chǔ)之上，借助先進的計算機技術(shù)以及信息技術(shù)，最大限度地將檔案自身功能發(fā)揮出來，從而全面提升檔案管理工作的整體質(zhì)量以及效率。

2 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程中面臨的安全風(fēng)險

把檔案數(shù)據(jù)、信息傳送至網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，其整理、錄入、儲存以及分類等各項工作均是借助計算機互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)的。因為互聯(lián)網(wǎng)自身具有開放性等特點，這使得檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展會存在以下幾大安全風(fēng)險，即：

1）電腦病毒。從本質(zhì)上來講，電腦病毒也屬于黑客侵襲的主要方式之一，本文將其單獨提出的主要原因，是在大多數(shù)狀況下，許多類型的電腦病毒都屬于操作者非主觀代入的。在通常狀況下，大部分電腦病毒都具備一定程度的隱藏手段，在各類電腦插件或者U盤中被操作人員無意識地帶入到檔案管理計算機當(dāng)中，而在操作人員應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)的時候，電腦病毒便會逐漸發(fā)揮效力。與此同時，一部分電腦病毒會被計算機系統(tǒng)默認(rèn)識別，隨后進入網(wǎng)絡(luò)共享平臺當(dāng)中，進而向其他計算機中擴散、傳播，加之操作系統(tǒng)存在一定安全漏洞，TCP/IP協(xié)議也存在一些缺陷，導(dǎo)致計算機自身系統(tǒng)較為脆弱，易受電腦病毒攻擊，最終致使系統(tǒng)癱瘓。

2）錯誤操作。檔案信息管理系統(tǒng)如今已經(jīng)成為各單位、各企業(yè)、各部門經(jīng)常運用的檔案數(shù)據(jù)、信息儲存平臺，然而在實際操作過程中，還是需要人為操作的。這就使得一旦電腦硬件配置較差、操作人員電腦使用技術(shù)較低，便會出現(xiàn)錯誤操作，使得檔案出現(xiàn)流失。一部分操作人員會在不經(jīng)意間泄露賬號密碼，也為不法分子的侵入提供了機會[2]。

3）黑客侵襲。在如今全部類型的互聯(lián)網(wǎng)安全問題當(dāng)中，黑客侵襲的危害性、威脅性最大。在通常情況下，網(wǎng)絡(luò)黑客會借助一些高科技方式對計算機系統(tǒng)進行非法入侵，并且會處于高度隱身狀態(tài)，從而實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)、信息展開遠(yuǎn)程破壞，進而使其完整性、隱秘性以及原始性受到影響，以便在對互聯(lián)網(wǎng)、電腦系統(tǒng)不產(chǎn)生影響的狀態(tài)下肆意截取計算機中的重要信息，使得檔案信息遭到泄露甚至被消除。

4）系統(tǒng)缺陷?；ヂ?lián)網(wǎng)自身具備一定程度的開放性，然而檔案信息極度依賴互聯(lián)網(wǎng)展開各項操作。一旦電腦主機、路由器或者服務(wù)器出現(xiàn)問題，便會致使檔案缺失，進而引發(fā)整個系統(tǒng)的癱瘓，其安全隱患極大。

3 推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的有效策略

1）提升管理人員意識。信息泄露屬于當(dāng)前社會信息管理最大的安全隱患之一，一部分檔案管理人員會受到經(jīng)濟上的誘惑，將自身所處單位、企業(yè)的重要信息泄露給競爭對手、違法分子。另一部分檔案管理人員并不具備較高的安全意識，在使用完系統(tǒng)后未將系統(tǒng)關(guān)閉便離開電腦，使得其他人員順利進入管理系統(tǒng)，對信息進行截取甚至更改、刪除。隱私對于每一個人都很重要，這就要求有關(guān)部門，應(yīng)當(dāng)定期組織有關(guān)工作人員參加關(guān)于法律、單位內(nèi)部規(guī)范等的培訓(xùn)，不斷強化其工作素養(yǎng)和職業(yè)操守，并以法律途徑震懾不法分子。一旦內(nèi)部出現(xiàn)上述問題，應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)責(zé)任人員予以嚴(yán)厲的處罰，及時將不法分子交由司法部門處理。

2）充分融合傳統(tǒng)管理和信息化管理。有關(guān)部門在積極引進先進的信息化管理系統(tǒng)、方法時，不能完全拋棄傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，從而將二者有機地結(jié)合到一起。在如今，我國的一部分檔案管理部門依舊會沿用傳統(tǒng)的管理方式展開檔案管理工作，甚至個別部門沒有配齊足夠的管理人員，加之一部分管理人員自身的專業(yè)能力并不高，并不符合時代發(fā)展實際需求。所以，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)充分考慮到自身的實際狀況，有效融合傳統(tǒng)管理以及信息化管理，進而循序漸進地促使傳統(tǒng)檔案管理過渡到信息化管理的模式。

3）采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，其主要目的便是促使檔案信息庫的破解難度被加大（加密技術(shù)越繁復(fù)，破解難度就越大）。在管理那些重要的數(shù)據(jù)檔案時，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置多重加密，從而保證其不會被公開。如今最常用到的加密方式主要是“雙重密鑰”，其一層被用到對檔案進行加密，另一層則被用到對檔案進行解密，這種方式的運用過程中，雙方只有在對密鑰進行互換之后，才能夠?qū)⑾鄳?yīng)數(shù)據(jù)庫打開，而第三方不能從中截取信息。值得注意的是，如今量子衛(wèi)星已經(jīng)發(fā)射成功，這使得通訊方面的密碼更加嚴(yán)密，這就使得黑客在侵襲過程中極易被發(fā)現(xiàn)，隨后相應(yīng)密碼會馬上失效，將保險機制進行重置。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)致力于將此技術(shù)引用到日常檔案信息管理工作當(dāng)中。

4）完善系統(tǒng)防毒體系。對于大部分計算機來說，各種殺毒軟件會為其提供一個防火墻，這個防火墻便是檔案管理信息系統(tǒng)最可靠的保障措施之一。操作人員可以借助防火墻對硬件、軟件進行調(diào)動，對電腦自身病毒以及各種網(wǎng)絡(luò)病毒進行處理。從本質(zhì)上來看，防火墻屬于網(wǎng)絡(luò)以及檔案庫的“守衛(wèi)”，病毒想要侵入電腦就需要通過防火墻，但是先進的互聯(lián)網(wǎng)通信檢測系統(tǒng)可以及時分析抵達(dá)防火墻的各種數(shù)據(jù)信息，使得具備安全性的信息才能通過防火墻，其余的便會被攔截于防火墻之外，進而確保數(shù)據(jù)檔案不會受損。

5）加強歸檔電子檔案。對于檔案信息來說，其往往會具備類型各異、較為豐富的信息載體，一般包含了傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書類檔案、視頻檔案、圖片檔案以及音頻檔案等。面對類型各異的檔案，有關(guān)人員在充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對其展開處理、管理時，應(yīng)當(dāng)對不同檔案采用針對性的檔案管理指標(biāo)。這就需要檔案管理工作人員按照檔案類型科學(xué)制定合適的管理規(guī)劃，以便保證電子檔案安全、可靠且完整，進而使檔案的信息化管理水準(zhǔn)得以全面提升。

4 結(jié)論

總體而言，在全新的網(wǎng)絡(luò)信息化時代當(dāng)中，檔案管理工作在獲得越來越多發(fā)展機遇的同時，也將面臨越來越大的壓力。為了進一步緩解檔案管理工作人員的工作壓力，提升其工作質(zhì)量以及效率，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展已成為必然的趨勢，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時更新相關(guān)系統(tǒng)、知識庫、數(shù)據(jù)庫，確保管理水平得以有效提升。

參考文獻

[1]邱東蓮.信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理[J].智庫時代，2019（15）：262-263.

[2]李世芳.淺析信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：67.

作者簡介

康萍（1982-），女，漢族，吉林省四平市人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。