信息化條件下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

張秋艷

摘 要：信息化是檔案管理的基本發(fā)展趨勢，信息化的檔案管理方式可以最大限度的體現(xiàn)檔案資源的使用價值，有助于實現(xiàn)檔案的個性化管理目標。應(yīng)當基于檔案信息化管理的需要構(gòu)建完善的檔案管理工作體系。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設(shè)策略

本文主要分析檔案管理信息化建設(shè)的問題，在大數(shù)據(jù)與云計算背景下分析檔案管理信息化工作建設(shè)的思路，針對傳統(tǒng)檔案管理工作的問題進行信息技術(shù)的推廣普及，從而滿足新時代發(fā)揮檔案資源服務(wù)價值的現(xiàn)實需要。

1 信息技術(shù)對檔案管理的價值

1.1 打破檔案利用限制

信息化條件下構(gòu)建一體化的檔案管理體系，有助于檔案資源的智能化的環(huán)境下快速傳播，提高了檔案管理資源的共享利用效率，滿足了遠程檔案使用的需要。信息化的環(huán)境更好的發(fā)揮了檔案的服務(wù)利用價值，技術(shù)人員可以對現(xiàn)有的檔案資源的數(shù)據(jù)價值進行挖掘，發(fā)揮檔案為決策、管理、業(yè)務(wù)工作的服務(wù)作用，減少了傳統(tǒng)檔案資源提取的局限性，滿足了新時代對檔案使用的需要，真正發(fā)揮了檔案資源的使用價值。在信息化時代提高了檔案的共享性，滿足了個性化與智能化服務(wù)的需要。

1.2 提高檔案覆蓋范圍

信息化的條件提高了檔案應(yīng)用的有效性，擴展了檔案資源收集的范圍，檔案管理人員可以利用信息系統(tǒng)進行廣泛的檔案收集，可以實現(xiàn)上下游機構(gòu)的檔案信息資源的互動。運用信息技術(shù)可以實對各種文字、圖片、數(shù)據(jù)和視頻資源的廣泛汲取，可以實現(xiàn)上下級部門之間檔案的有效互動，有助于在廣泛的互聯(lián)網(wǎng)汲取有價值的信息，從而滿足了數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)實需要。信息化條件極在的提高了檔案資源的覆蓋性，滿足了廣泛使用檔案的需要，提高了檔案管理的整體水平，推動檔案事業(yè)快速發(fā)展。信息技術(shù)為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定新基礎(chǔ)，推動檔案管理向著高效化、快捷化、標準化與低成本的方向發(fā)展，開拓了檔案事業(yè)新前景。

1.3 提高信息保存質(zhì)量

信息化的環(huán)境可以實現(xiàn)檔案的長期保存，不僅可以擴展檔案保存的容量，而且可以實現(xiàn)永久檔案保存。這在很大程度上突破了紙制時代檔案保存的弊端，對于提高檔案管理工作的效率，滿足新時期檔案建設(shè)工作的需要有重要的意義。運用信息技術(shù)可以實現(xiàn)檔案的電子化保存，突破了紙質(zhì)檔案占地空間大，檔案損毀風險大的弊端。云端技術(shù)的發(fā)展進一步拓展了檔案保存的空間，減少了各種硬件對保存檔案的限制，各種檔案資源可以實現(xiàn)分布式保存，從而降低了檔案毀損的風險。基于信息化的檔案保存方式還可以減少檔案管理人員的工作壓力，提高了檔案管理的質(zhì)量，提高了檔案管理人員工作創(chuàng)新性，促進檔案事業(yè)快速發(fā)展。

2 檔案管理信息化的主要問題

2.1 缺乏信息化制度

當前檔案管理信息化建設(shè)還缺乏必要的制度支持，一些信息化的檔案管理方法與標準還未能普遍的推廣，基層檔案管理人員還習慣使用紙制時代的檔案管理工作方法，因此在很大程度上降低了檔案管理工作的效率。由于檔案管理理念陳舊，缺乏必要的創(chuàng)新意識，因此不利于檔案信息資源的有效挖掘，檔案管理工作沒能由制約向信息檢索服務(wù)方向發(fā)展。

2.2 缺少技術(shù)性人才

信息化條件下開展檔案管理工作，需要加強專業(yè)檔案技術(shù)人才配置，基層還缺少專業(yè)的檔案管理人才，現(xiàn)有從事檔案管理人員的專業(yè)性不足，檔案管理人員的能力欠缺，檔案管理人員的工作能力不適當信息化時代的需要。基層單位未能加強檔案管理人才的信息技術(shù)方面的培訓，不利于檔案管理人員主動投入檔案事業(yè)，降低了信息化時代檔案管理有效性。

2.3 專業(yè)化設(shè)備不足

信息化時代的檔案管理更加依靠專業(yè)化的檔案管理設(shè)備，特別是在大數(shù)據(jù)與云環(huán)境下需要不斷更新檔案管理設(shè)備，從而滿足信息化條件下的檔案管理工作需要。由于缺乏必要的檔案管理硬件設(shè)備，檔案設(shè)備的更新不足，沒能開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，因此影響檔案管理工作有效性。

3 檔案管理信息化的建設(shè)策略

3.1 完善檔案管理體系

提高檔案管理信息化的水平還要完善檔案管理工作體系，優(yōu)化檔案管理工作的資源配置，圍繞著檔案管理工作的現(xiàn)實需要創(chuàng)新檔案管理工作思維。首先，應(yīng)當加強檔案管理工作規(guī)劃，明確檔案管理的發(fā)展方向與階段性的工作目標，找準檔案管理改革的重點，強化提高檔案管理的整體質(zhì)量。其次，還要合理配置檔案管理工作機構(gòu)，優(yōu)化檔案管理工作職責，形成明確的分工基礎(chǔ)上，建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞機制，實現(xiàn)檔案資源的有效存儲。第三，明確專職檔案管理部門的職責，依據(jù)信息化檔案管理需要修訂檔案制度，促進標準化的檔案管理流程得到有效普及，全面提高檔案管理信息化的建設(shè)質(zhì)量，滿足檔案事業(yè)建設(shè)需要。

3.2 加強檔案人才培養(yǎng)

做好信息化的檔案管理工作還要加強檔案人才建設(shè)，注重以專業(yè)化的檔案管理人才推動檔案管理工作。首先，應(yīng)當選拔優(yōu)質(zhì)信息技術(shù)人才從事檔案管理工作，強調(diào)現(xiàn)有檔案管理人員不斷接受信息技術(shù)技能的培訓。其次，促進檔案管理人才個性化發(fā)展，圍繞著信息化的方向培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)技能，注重引導檔案管理人員向服務(wù)型與數(shù)據(jù)挖掘型人才方向發(fā)展，能夠運用脫產(chǎn)學習、專題討論、項目研發(fā)等方式提高人整體質(zhì)量。第三，還要對檔案管理人才進行績效評價，促進檔案管理人個性化發(fā)展，找出檔案管理人員的短板，針對性的進行培訓。

3.3 優(yōu)化檔案設(shè)施配置

檔案管理信息化建設(shè)離不開硬件設(shè)備的支持。當前應(yīng)當加大檔案管理設(shè)備的開發(fā)工作，注重完善檔案管理設(shè)備管理體系，提高智能化設(shè)備的應(yīng)用有效性。首先，應(yīng)當加強專業(yè)技術(shù)設(shè)備的普及，注重不斷更新檔案管理設(shè)備，積極申請檔案管理設(shè)備改造資金，配齊必要的硬件管理設(shè)備。其次，加強檔案管理智能化系統(tǒng)的開發(fā)，可以在上級部門的指導下實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)有效移植，以降低檔案管理軟件開發(fā)成本。第三，強化建設(shè)檔案管理的防護系統(tǒng)，防止檔案數(shù)據(jù)信息的安全風險，優(yōu)化檔案使用權(quán)限劃分，防止檔案在互聯(lián)網(wǎng)傳統(tǒng)造成的數(shù)據(jù)安全問題。

4 結(jié)論

滿足新時代檔案管理事業(yè)的需要，推動檔案管理向著智能化的方向快速發(fā)展，還要優(yōu)化檔案管理工作體系，全面強化檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)，加大檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)水平，滿足高效檔案管理的運行需要。

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