新時(shí)期企業(yè)人事檔案電子化管理問題研究

張滿

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得以迅速的發(fā)展。目前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)和多個(gè)行業(yè)進(jìn)行了結(jié)合，教育行業(yè)、會(huì)計(jì)行業(yè)等等都在工作中運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使工作效率顯著提高。人事檔案是一項(xiàng)很繁瑣復(fù)雜的工作，涉及到對(duì)象很廣泛，內(nèi)容也是各個(gè)方面的，可以結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案的管理，這樣就會(huì)大大提高工作效率。因此，本文主要探究新時(shí)期企業(yè)人事檔案電子化管理問題研究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理;工作效率

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的運(yùn)用可以人事檔案的管理更加規(guī)范化和有效化，能夠?yàn)槿耸聶n案整個(gè)管理和工作體系帶來很大的便利。由于，電子化檔案管理方法是一個(gè)新興的方法，而人事檔案的管理整個(gè)工作體系作為一個(gè)傳統(tǒng)的工作，在人事檔案的管理工作體系中運(yùn)用先進(jìn)歸檔方法還存在很多的問題。

1 人事檔案的管理中電子化管理檔案方法運(yùn)用中存在的問題

1.1 管理人員對(duì)于電子化管理檔案的方法不夠重視

如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息電子化已經(jīng)滲透到了我們生活中的方方面面，但是在人事檔案的管理這個(gè)方面，工作人員已經(jīng)養(yǎng)成了利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行歸檔的習(xí)慣，很多部門雖然已經(jīng)掌握了電子化管理檔案方法，但是對(duì)這種方法進(jìn)行歸檔的運(yùn)用還是不夠充分。工作人員對(duì)于電子化管理檔案方法不夠重視，仍比較習(xí)慣傳統(tǒng)化的歸檔方法，沒有做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

1.2 電子化管理檔案方法的相關(guān)制度不夠完善

目前，電子化管理檔案這個(gè)方法和技術(shù)都沒有達(dá)到完全成熟的階段。對(duì)于人事檔案的管理來說，最重要的是要保證檔案的真實(shí)性和完整度，就目前的電子化管理檔案技術(shù)而言，檔案的真實(shí)性和完整度很難得到一定程度上的保障[1]。對(duì)于電子化管理檔案的方法，沒有一個(gè)完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子化管理檔案方法的運(yùn)用進(jìn)行規(guī)范和約束，使在人事檔案的管理的工作中，電子化管理檔案方法的安全性和有效性無法得到保障。比如，電子化管理檔案方法相對(duì)于傳統(tǒng)的歸檔方法來說，雖然具有存儲(chǔ)容量大以及可以進(jìn)行共享等優(yōu)點(diǎn)，但是也存在安全系數(shù)低、真實(shí)性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等問題。因此，在人事檔案的管理進(jìn)行先進(jìn)檔案方法的運(yùn)用時(shí)，需要完善的制度進(jìn)行規(guī)范和約束。但是，沒有相對(duì)于比較完善的制度對(duì)電子化管理檔案方法進(jìn)行約束和規(guī)范，導(dǎo)致在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案的管理的中出現(xiàn)的問題無法得到及時(shí)的解決，這是一個(gè)主要的問題。

1.3 無法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求

電子檔案雖然相對(duì)于傳統(tǒng)檔案來說，存在移動(dòng)性強(qiáng)、存儲(chǔ)起來比較便利以及可以共享等優(yōu)勢(shì)，但是相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案來說，電子化檔案無法保證達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求。主要有三個(gè)方面，一方面是電子化檔案的安全性得不到保障，可能在工作過程中或者是電子化檔案的存儲(chǔ)階段，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)或者電子化檔案會(huì)有病毒的侵入，導(dǎo)致電子檔案的安全得不到保證;第二個(gè)方面是電子化檔案的真實(shí)性得不到保證[2]。但是在電子化檔案相對(duì)于傳統(tǒng)化檔案來說比較容易篡改和造假，這使電子化檔案的真實(shí)度無法得到保證;最后是電子檔案的完整度得不到保證，電子化方法無法保證較高的完整度。無法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這是存在的另一問題。

2 針對(duì)于目前存在的電子化管理檔案方法中的問題的突破策略

2.1 提高工作人員和管理人員對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度

針對(duì)于工作人員對(duì)于電子化管理檔案方法接受度和重視程度不高的問題，可以采取提高工作人員和管理人員對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度的策略。提高工作人員和管理人員對(duì)于先進(jìn)檔案方法的重視程度，這是電子化管理檔案方法運(yùn)用的前提。一套工作方法的轉(zhuǎn)變是需要時(shí)間和經(jīng)歷的，因此，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化歸檔方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾頇n案方法需要提高工作人員和部門管理人員對(duì)電子化管理檔案方法的重視程度。在整個(gè)人事檔案管理的工作中，進(jìn)行一套工作方法的轉(zhuǎn)變是需要耗費(fèi)大量的人力還有時(shí)間的，在轉(zhuǎn)變的這個(gè)中間環(huán)節(jié)，還可能會(huì)大大降低工作效率。電子化管理檔案方法的實(shí)施需要工作人員相互之間的配合，只有工作人員和相應(yīng)的管理人員對(duì)于電子化管理檔案方法的接受程度變高，才能使電子化管理檔案方法運(yùn)用在整個(gè)工作體系中。

2.2 建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度

針對(duì)于沒有針對(duì)于電子化檔案的完善制度以及電子化檔案達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求的問題，可以采取建立統(tǒng)一的電子化檔案的管理制度。建立并完善電子化檔案的管理制度有兩方面的意義，一方面是在人事檔案的管理的電子化管理檔案方法運(yùn)用中出現(xiàn)了問題，可以參照相關(guān)的制度去解決問題，相關(guān)制度也可以對(duì)電子化檔案方法的運(yùn)用進(jìn)行規(guī)范和約束，避免一些問題的發(fā)生;另一方面，電子化檔案管理在一定程度上可以保證電子化檔案的真實(shí)性、完整度和安全性。對(duì)于人事檔案的管理來說，一定要保持檔案的真實(shí)性。相對(duì)完善的管理制度以及對(duì)于電子化管理檔案方法運(yùn)用中監(jiān)督力度的加大，可以避免出現(xiàn)一些造假的不良行為，增加工作人員對(duì)于電子化檔案的責(zé)任感，同時(shí)也可以避免一些相關(guān)工作人員和管理人員在工作上的疏忽導(dǎo)致的電子檔案完整性不高的問題。建立完整的檔案管理制度，這是前提，在建立完整的檔案管理制度基礎(chǔ)上要加大對(duì)于電子化管理檔案方法在整個(gè)檔案管理工作體系運(yùn)用的監(jiān)督。

3 結(jié)束語

本文主要對(duì)新時(shí)期企業(yè)人事檔案電子化管理問題進(jìn)行探討，分為兩個(gè)方面，分別是人事檔案的管理中電子化管理檔案方法運(yùn)用中存在的問題和針對(duì)于目前存在的電子化管理檔案方法中的問題的突破策略。其中問題分別是工作人員對(duì)于電子化管理檔案的方法不夠重視、電子化管理檔案方法的相關(guān)制度不夠完善和無法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求。其中策略包括提高工作人員和管理人員對(duì)先進(jìn)檔案方法的重視程度和建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度。

參考文獻(xiàn)

[1]李春月.淺談?dòng)?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校人事檔案管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代營銷，2012（12）：234-234.

[2]張建溪.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（20）：71-71.