信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的必要性研究

李金

摘 要：文章重點分析目前信息時代下圖書館檔案管理開展信息化建設(shè)的必要性，基于圖書館檔案管理工作內(nèi)容以及目前開展此檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題，提出了促進(jìn)圖書館檔案管理信息化建設(shè)的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);圖書館檔案管理;內(nèi)容;對策

1 引言

在經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的新形勢下，人們的日常生活和生產(chǎn)中所應(yīng)用的各種互聯(lián)網(wǎng)、信息化以及云計算等先進(jìn)技術(shù)也越來越多，對于圖書館中的檔案管理工作來說，也需要做到與時俱進(jìn)，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)來實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量和效果的提升。這主要是由于先進(jìn)的信息技術(shù)在圖書館的文件管理中的應(yīng)用，不僅可以確保各種內(nèi)容的失真和損耗等問題在檔案保管庫沒有出現(xiàn)，而且還方便讀者通過信息化平臺來對電子檔案信息或者其他所需要的資料進(jìn)行快捷的查詢。

2 圖書館檔案管理信息化建設(shè)必要性分析

在目前信息時代快速發(fā)展的趨勢下，在圖書館檔案管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)工作的開展是為信息時代發(fā)展的必要趨勢之一。在目前信息時代的快速發(fā)展的過程中，開展人工方式記錄管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足檔案管理在信息爆炸的時代下的要求，導(dǎo)致記錄容易出錯、文件丟失和紙發(fā)霉、油墨脫落等問題，還要占用專門的檔案室來等進(jìn)行紙質(zhì)檔案的存儲，容易由于火災(zāi)等事故而造成檔案毀滅等問題。而通過圖書館檔案管理中的信息化建設(shè)，則可以實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)平臺上的龐大的檔案信息的存儲，不僅不會出現(xiàn)上述問題，而且只需要做好對計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備的保管即可。通過此計算機(jī)平臺還可以便于讀者進(jìn)行圖書和檔案信息的快速查詢，也可以快速定位圖書所放置的位置，滿足讀者的閱讀要求。同時通過此信息化建設(shè)還可以實現(xiàn)檔案信息的共享，可以便于用戶從不同位置和方式登錄平臺進(jìn)行便捷地信息獲取，實現(xiàn)讀者的檔案信息閱覽時間的節(jié)約和管理人員工作量的減少，實現(xiàn)檔案管理效果的提升。

3 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

圖書館檔案管理的主要內(nèi)容，主要就是對人事檔案、文書以及業(yè)務(wù)和設(shè)備等檔案進(jìn)行管理。其中的人事檔案不僅包括圖書館用戶的相關(guān)資料，還包括各種圖書的借閱情況。文本檔案則主要有上級領(lǐng)導(dǎo)所下發(fā)的工作文件以及會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計劃以及向上級機(jī)關(guān)所發(fā)送的請示文件等。業(yè)務(wù)檔案則主要有本部門日?；顒拥拈_展情況以及業(yè)務(wù)完成情況等信息。最后的設(shè)備檔案則主要有圖書館設(shè)備的等級、核對和維修等情況以及報損、報廢物品的等核實登記信息等。

4 促進(jìn)圖書館檔案管理信息化建設(shè)的對策分析

在目前的圖書館檔案管理中已經(jīng)逐步在開展信息化建設(shè)，而且也取得了一定的成效。但目前在開展上述工作的過程中，發(fā)現(xiàn)缺乏信息化管理意識為主的問題，顯示出此平臺應(yīng)用中這樣或那樣的情況，導(dǎo)致沒有充分發(fā)揮出開展圖書館檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)越性。也就是出現(xiàn)了目前開展圖書館檔案管理中的人工紙質(zhì)檔案管理以及電子檔案管理的交叉管理模式，這更是增加了工作人員的工作量以及經(jīng)濟(jì)投入。此外，還有目前在安全信息平臺方面的問題，不僅是因為缺乏導(dǎo)平臺的建設(shè)投資，而且由于目前技術(shù)的限制造成的。出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的平臺被黑客以及不法分子的惡意攻擊以及篡改和信息泄露等問題。不僅如此，目前的檔案管理人員中還存在對此種新型管理模式比較抗拒以及觀念無法順利轉(zhuǎn)變的問題，加之其工作能力偏低且不主動進(jìn)行學(xué)習(xí)，影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程和建設(shè)工作效果。因此針對上述問題，就需要通過以下措施來進(jìn)一步推動圖書館檔案管理的信息化建設(shè)工作的開展。

4.1 進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制的制定

針對目前開展圖書館檔案管理工作所依據(jù)的管理制度都已經(jīng)編制和執(zhí)行了較長時間的現(xiàn)狀，在目前的信息化快速發(fā)展的形勢下出現(xiàn)了此制度與目前的檔案管理要求脫節(jié)的問題。因此就需要針對原有制度中出現(xiàn)上述脫節(jié)問題的內(nèi)容進(jìn)行刪除，然后結(jié)合目前信息時代下的檔案管理要求來對管理制度進(jìn)行重新編制或者是改進(jìn)完善。重點就是要在開展上述制度的重新編制或改進(jìn)之后，保證此制度中明確說明檔案信息化管理工作的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)以及安全管理等內(nèi)容。保證通過此制度的執(zhí)行和落實來實現(xiàn)信息化檔案管理問題發(fā)生風(fēng)險的降低以及檔案管理工作有序開展等良好的管理效果。

4.2 加強(qiáng)對信息化管理意識的培養(yǎng)

針對目前此檔案管理部門中的負(fù)責(zé)人以及相關(guān)工作人員來說，需要逐漸接受信息化時代下的新型檔案管理的理念和模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維，提高信息化管理意識。上級部門需要提高對信息化建設(shè)的重視，加大資金投入來推進(jìn)信息化建設(shè)的順利開展并保證信息化管理的安全性，還要投入大量的人力來進(jìn)行相關(guān)技術(shù)和規(guī)章制度的完善，為檔案管理的信息化建設(shè)以及檔案信息化管理工作的開展提供一個良好的管理環(huán)境。

4.3 加強(qiáng)對檔案管理人員工作能力的培養(yǎng)

在目前針對圖書館檔案管理不斷開展信息化建設(shè)的過程中，由于管理工作方式有了較大的改變，需要管理人員不僅具有豐富的信息技術(shù)知識和管理知識、經(jīng)驗的鞥，還要具有較高的工作能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此就需要吸收和錄用一批年輕、優(yōu)秀的管理人員來組件一支高水平和高能力的管理團(tuán)隊，在其帶領(lǐng)下來帶動年齡稍長的管理人員積極主動對計算機(jī)信息技術(shù)知識以及新型管理知識的學(xué)習(xí)，推動圖書館檔案管理信息化建設(shè)的有效開展。

5 結(jié)語

在目前我國各項信息技術(shù)在快速進(jìn)步并推動信息時代發(fā)展的同時，針對圖書館檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的人工管理和紙質(zhì)管理方式已經(jīng)無法滿足目前越來越龐大的檔案管理信息的現(xiàn)代化管理要求。因此，有必要開展這一信息化建設(shè)，而由于開展上述建設(shè)中顯示出這樣或那樣的信息管理問題，需要完善的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)。還要從管理人員的意識、能力等方面進(jìn)行逐漸培養(yǎng)，實現(xiàn)上述管理水平的逐漸提升。

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