探討醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施

王艷

摘 要：本文從人事檔案管理意識缺乏、人事檔案管理方法落后以及人事檔案管理機制不完善三個方面入手，對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問題展開分析。在此基礎上，對醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施提出具體建議，希望可以為相關管理工作的開展提供參考，促進醫(yī)院人事檔案管理水平的進一步提升，實現(xiàn)其作用價值最大化。

關鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;規(guī)范化

醫(yī)院人事檔案管理主要包括對職工成長經(jīng)歷、個人學歷、工作業(yè)績以及相職稱評定等一系列信息的記錄與管理，直接關系到醫(yī)院人才培養(yǎng)與開發(fā)。近年來，在市場經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快的背景下，醫(yī)院競爭越發(fā)激烈，對于高素質(zhì)人才方面的需求量隨之增加，推動人事檔案管理規(guī)范化與科學化具有重要的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)存問題

人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，同時人事管理質(zhì)量與效率，對于醫(yī)院的發(fā)展有著直接的關系。但是從實際情況分析，醫(yī)院人事檔案管理普遍在以下問題：

第一，人事檔案管理意識缺乏。主要表現(xiàn)在過度重視醫(yī)療技術(shù)水平的創(chuàng)新以及醫(yī)療質(zhì)量的提升，對于醫(yī)院人事檔案管理等其它工作產(chǎn)生了忽視，從而使得人事檔案管理中的作用價值難以發(fā)揮出來。與此同時，醫(yī)院管理人員對于人事檔案管理工作缺乏足夠的了解，缺乏行之有效的管理方案，在諸多因素的影響下，使得檔案管理人員工作態(tài)度不認真、管理工作不夠到位等相關問題屢屢出現(xiàn)[1]。

第二，人事檔案管理方法落后。醫(yī)院人事檔案管理工作內(nèi)容復雜，同時工作具有一定的重復性特征，因此在一定程度上增加了管理失誤問題的發(fā)生率。在傳統(tǒng)的管理模式下，大部分工作均是由人力完成。雖然在計算機技術(shù)廣泛普及的情況下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中也得到了部分的應用。但是在很多地方，信息化管理技術(shù)的應用還存在較大的限制。

第三，人事檔案管理機制不完善。這一問題主要表現(xiàn)在缺乏與之相對應的管理制度等方面，同時醫(yī)院領導對檔案管理工作不夠重視，從而在很大程度上使得人事檔案管理人員，在開展檔案管理期間表現(xiàn)出較低的工作積極性，整體工作熱情相對缺乏。比如：在檔案信息收集方面缺乏主動性，不能及時對檔案進行完善。缺乏對檔案的正確利用，服務意識不強，檔案的信息得不到充分的利用，進而難以真正體現(xiàn)出檔案管理工作的實際意義。

2 醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施

2.1 加大對管理人員的專業(yè)培訓力度

在醫(yī)院人事檔案管理過程中，管理人員自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，對于管理質(zhì)量與管理效率有著直接的影響。對此，想要推進醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，需要加大對管理人員的專業(yè)培訓力度。比如：加大對人事檔案管理人員的專業(yè)考核力度，確保管理人員的專業(yè)能力可以達到工作要求。在日常管理工作中，除了完成基本的檔案資料歸檔與整理工作外，還應該定期組織醫(yī)院人事檔案管理人員參加管理技術(shù)的學習活動，促進計算機信息處理技術(shù)水平以及檔案專業(yè)軟件操作技術(shù)應用水平的進一步提升[2]。

另一方面，對于部分非檔案管理專業(yè)的人員，要求結(jié)合實際制定針對性的專業(yè)培訓計劃，以此來保證自身的工作能力可以達到崗位要求。同時，在做好專業(yè)性培訓工作的基礎上，還應該注重對管理人員職業(yè)道德水平的培養(yǎng)。必要時，還可以通過配合實施競爭上崗或者調(diào)整薪酬水平等方式，最大程度上激發(fā)出管理人員的工作積極性。充分發(fā)揮他們的潛能，也確保人事檔案規(guī)范化管理水平的提升。

2.2 積極創(chuàng)新人事檔案管理模式

結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理實際情況，可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在諸多弊端。與此同時，考慮到醫(yī)院人事檔案信息數(shù)量大，內(nèi)容相對復雜，為了更好的實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，對人事檔案管理模式進行積極創(chuàng)新十分關鍵。比如：結(jié)合管理實際，建設相應的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣不僅可以方便管理人員在線搜索、查詢以及變更數(shù)據(jù)信息，同時在實現(xiàn)資源的共享化等方面，也發(fā)揮著積極的作用價值。

近年來，隨著我國新一輪醫(yī)療體制改革的持續(xù)深入，在醫(yī)院人事檔案管理中全面落實動態(tài)化管理方案，有利于確保信息資料的真實性與全面性。期間，需要綜合考慮醫(yī)療改革的新動向，對現(xiàn)有的醫(yī)療管理資源進行充分的整合與利用。盡快購置計算機、掃描儀、打印機、復印機等設備，并應用專業(yè)的檔案管理軟件，促使基礎設施建設的不斷完善，從而為醫(yī)院人事檔案管理工作的高效開展奠定基礎。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

針對現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理過程中存在的人事檔案管理機制不完善這一問題，可以從建立健全人事檔案管理制度這一方面入手，對其進行解決。在具體的工作中，想要最大程度上優(yōu)化和完善醫(yī)院人事檔案管理制度，首選應該明確檔案管理人員的崗位職責，要求管理人員切實保證自身崗位工作的規(guī)范化。比如：對于需要歸檔的相關資料，應該注重資料本身的完整性與真實性，檢查資料內(nèi)容中印章與書寫字跡是否清晰，在完成人事檔案材料登記簿的建立過程中，需要反復確定檔案審查依據(jù)。其次，要求醫(yī)院在進行人事檔案管理過程中，應該以現(xiàn)行法律法規(guī)為基礎，結(jié)合實際管理現(xiàn)狀，制定針對性的人事檔案管理制度。具體內(nèi)容主要涉及：檔案管理人員職責、領導部門監(jiān)管職責、人事檔案入檔規(guī)范條例、查看借閱保密制度和檔案銷毀制度等等。最后，對于存在玩忽職守或者審查監(jiān)管松散的情況，需要予以嚴厲的處罰和警告，確保醫(yī)院人事檔案管理工作的公正性與公平性，避免出現(xiàn)錯誤、虛假信息。

2.4 加快人事檔案管理信息化建設

在醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷改革的背景下，醫(yī)院之間的人才流動逐漸頻繁，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與管理方式，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化管理工作的要求，如果仍舊沿用以往的人事檔案管理方式，對于不僅會降低人事檔案管理工作效率，同時容易對人才流動帶來不利影響。這種情況下，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，對管理模式實施優(yōu)化，積極引進先進的管理技術(shù)手段，在加快人事檔案管理信息化建設的基礎上，使得醫(yī)院人事檔案管理工作可以實現(xiàn)更加高效、高質(zhì)量的歸類與管理，體現(xiàn)其作用價值。

在具體的信息化建設過程中，要求綜合考慮醫(yī)院各個科室與管理部門實際情況。借助先進的技術(shù)手段，不僅可以解決手工操作中遇到的問題，同時在盡可能減少審查時間以及減低管理差錯風險等方面，同樣發(fā)揮著積極的作用。針對信息化建設可以出現(xiàn)的信息安全問題，在借助計算機管理系統(tǒng)時，要求合理設置相應的訪問權(quán)限。

3 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理對于醫(yī)院職工管理以及人才培養(yǎng)，均起到關鍵性的作用價值。為了更好的適應行業(yè)發(fā)展要求，從加大對管理人員的專業(yè)培訓力度、積極創(chuàng)新人事檔案管理模式以及建立健全人事檔案管理制度幾方面著手，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，對于保證醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展意義重大。

參考文獻

[1]吳言，吳昊.談談如何加強醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務，2016（14）：152.

[2]黃淑丹.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及解決策略[A].2015：1.