一種基于風(fēng)險(xiǎn)思維的外包控制方法研究

王維虎

（西安精密機(jī)械研究所，西安 710077）

0 引言

隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體系由工業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向服務(wù)經(jīng)濟(jì)，社會(huì)生產(chǎn)的體系架構(gòu)也開(kāi)始發(fā)生改變，為了適應(yīng)這一改變，保證軍品必為精品的要求，作為承擔(dān)軍隊(duì)裝備及配套產(chǎn)品論證、研制、生產(chǎn)、試驗(yàn)、維修和服務(wù)任務(wù)的組織總章，新版GJB 9001C—2017《質(zhì)量管理體系要求》由中央軍委裝備發(fā)展部批準(zhǔn)頒布，并已于2017年5月18日發(fā)布，2017年7月1日實(shí)施。

新版標(biāo)準(zhǔn)采用ISO制定的管理體系框架，并首次提出了“基于風(fēng)險(xiǎn)的思維”這一概念。基于風(fēng)險(xiǎn)的思維是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理有效性的基礎(chǔ)，在上一版標(biāo)準(zhǔn)GJB 9001B—2009中，已經(jīng)隱含基于風(fēng)險(xiǎn)思維的概念，例如：采取預(yù)防措施消除潛在的不合格，對(duì)發(fā)生的不合格進(jìn)行分析，并采取與不合格的影響相適應(yīng)的措施，防止其再發(fā)生[1]。但上述內(nèi)容對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理的要求僅限于能夠識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，有能力解決風(fēng)險(xiǎn)，新版標(biāo)準(zhǔn)則要求組織在質(zhì)量管理體系的策劃階段，綜合考慮組織內(nèi)外部環(huán)境和相關(guān)方需求，及早識(shí)別組織運(yùn)行和工作中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，策劃風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施并嚴(yán)格實(shí)施，預(yù)防或減小風(fēng)險(xiǎn)的不利影響，同時(shí)對(duì)措施的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，提高組織的風(fēng)險(xiǎn)管理能力，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)[2]。

作為質(zhì)量管理體系運(yùn)行和項(xiàng)目設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，外包過(guò)程由于需要借助組織外部的資源，增大了組織對(duì)其進(jìn)行控制的難度，往往存在委托方控制不足、被委托方管理不到位等風(fēng)險(xiǎn)因素[3]，給最終裝備質(zhì)量帶來(lái)隱患和影響，因此需要盡早引入風(fēng)險(xiǎn)思維，提前策劃、識(shí)別及控制風(fēng)險(xiǎn)。

1 外包過(guò)程控制現(xiàn)狀

作為組織質(zhì)量管理體系運(yùn)行的難點(diǎn)，同時(shí)也是質(zhì)量管理體系審核重點(diǎn)的外包過(guò)程，其在各裝備承制單位的控制情況并不理想。據(jù)統(tǒng)計(jì)，某研制單位 2017年上半年發(fā)生的質(zhì)量問(wèn)題中，由于外包原因?qū)е碌膸缀跽嫉剿袉?wèn)題的1/3，某承制單位2015年全年發(fā)生的質(zhì)量問(wèn)題中，由于外包原因?qū)е碌木谷徽嫉?9.95%，其他行業(yè)的外包過(guò)程控制情況也并不樂(lè)觀。為此，航空、鐵路、民航等各行業(yè)的質(zhì)量管理人員基于本行業(yè)的特點(diǎn)，對(duì)外包控制方法進(jìn)行了大量的理論研究和探索實(shí)踐，提出了健全外包管理制度、設(shè)置專門(mén)管理機(jī)構(gòu)、實(shí)施關(guān)鍵點(diǎn)控制、優(yōu)化決策等一系列控制方法[4-6]。

按照質(zhì)量管理體系要求，組織外包流程通常為：甲方提出外包需求并選擇具有相關(guān)資質(zhì)和能力的外包單位作為乙方，與其簽訂外包合同，合同生效后，由乙方按照合同要求和乙方單位質(zhì)量管理體系要求開(kāi)展相關(guān)工作，甲方對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。在合同起草時(shí)，往往按照合同文本格式的要求加入若干條質(zhì)量保證條款，這種模板式的質(zhì)量保證條款，其控制方法與控制程度無(wú)法適應(yīng)不同外包單位，起不到最優(yōu)化的控制效果，對(duì)于外包過(guò)程可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，也沒(méi)有相關(guān)的識(shí)別、監(jiān)控和應(yīng)對(duì)措施，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，組織只能被動(dòng)地接受現(xiàn)狀或采取有限的補(bǔ)救措施，難以保證外包項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量。

2 基于風(fēng)險(xiǎn)思維的外包控制方法

在新發(fā)布的GJB 9001C—2017中，重點(diǎn)提出了基于風(fēng)險(xiǎn)的思維，并對(duì)外包過(guò)程控制提出了更高要求，其中標(biāo)準(zhǔn)條款6.1要求組織確定需要應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)，并策劃應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的措施，條款8.4要求組織應(yīng)基于外包供方提供過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的能力，選擇恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)、選擇、績(jī)效監(jiān)視以及再評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則[2]。為實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)落地，保證外包質(zhì)量，組織需要將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)引入到外包管理過(guò)程中，對(duì)傳統(tǒng)的外包控制方法和管理模式進(jìn)行針對(duì)性改進(jìn)，在外包項(xiàng)目的策劃、實(shí)施和驗(yàn)收過(guò)程中提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，根據(jù)外包供方的實(shí)際能力及履約情況，準(zhǔn)確識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，合理策劃并采取必要的方法和措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)提前預(yù)防及合理控制，減少或避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。

2.1 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

結(jié)合工作實(shí)踐，通過(guò)對(duì)裝備設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)過(guò)程中外包流程可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理，識(shí)別出組織外包過(guò)程的典型風(fēng)險(xiǎn)事件列表（表1）。

表1 外包過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)列表

2.2 風(fēng)險(xiǎn)概率評(píng)估

隨著組織的運(yùn)行發(fā)展和各型裝備研制生產(chǎn)工作的開(kāi)展，組織可以從不同供方處獲取并積累大量的外包管理數(shù)據(jù)及過(guò)程信息，并基于這些信息對(duì)外包單位在外包過(guò)程中可能發(fā)生的各類風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行概率分析。因此，組織應(yīng)對(duì)以往外包合同簽訂、執(zhí)行情況及各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生與處理情況等信息進(jìn)行收集整理，建立外包供方合同履約情況信息庫(kù)并實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，完整記錄歷年來(lái)各外包單位在資質(zhì)保持、合同簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收、售后服務(wù)等過(guò)程中存在的問(wèn)題與不足。外包供方合同履約情況信息庫(kù)可包括下列內(nèi)容：

1）單位名稱；

2）認(rèn)證范圍；

3）單位當(dāng)前手持合同數(shù)及歷史合同數(shù)；

4）歷史合同簽訂及履約期間各類資質(zhì)證書(shū)有效性情況；

5）歷史合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)及質(zhì)量問(wèn)題；

6）歷史合同執(zhí)行過(guò)程中技術(shù)狀態(tài)控制情況；

7）歷史合同執(zhí)行過(guò)程中信息報(bào)送及溝通情況；

8）歷史合同進(jìn)度執(zhí)行情況；

9）歷史合同產(chǎn)品驗(yàn)收、資料提供及試驗(yàn)情況；

10）交付后產(chǎn)品使用情況；

11）售后服務(wù)提供情況。

通過(guò)建立外包供方合同履約情況信息庫(kù)并進(jìn)行數(shù)據(jù)積累，可對(duì)指定外包供方的合同簽訂及履約情況進(jìn)行查詢與統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估得到各類風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生概率，并以此作為外包供方選擇、定制合同條款、選定監(jiān)控方式的決策依據(jù)。

2.3 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)及控制措施

對(duì)于表1中所列的各類風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)不同的發(fā)生概率，組織可以相應(yīng)選擇不同程度與范圍的應(yīng)對(duì)及控制措施，以此作為乙方執(zhí)行合同過(guò)程中的約束條件和質(zhì)量保證要求，并按期進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)可控，避免因外包合同執(zhí)行不利給組織造成損失。

根據(jù)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)事件及評(píng)估得到的發(fā)生概率，可參考表2選擇相應(yīng)的應(yīng)對(duì)及控制措施。

表2 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)及控制措施表

表2 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)及控制措施表（續(xù)表）

2.4 風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控及應(yīng)對(duì)措施有效性評(píng)價(jià)

對(duì)于選定的應(yīng)對(duì)及控制措施，應(yīng)在外包合同文本中做出約定和明確，同時(shí)，組織還應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，在后續(xù)合同的執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生趨勢(shì)和控制措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，確?？刂拼胧﹫?zhí)行有效，提前釋放風(fēng)險(xiǎn)或?qū)L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生趨勢(shì)保持在可控水平。在外包合同完工或外包過(guò)程出現(xiàn)異常情況時(shí)，組織應(yīng)及時(shí)對(duì)應(yīng)對(duì)措施的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)于驗(yàn)證有效的應(yīng)對(duì)措施，應(yīng)作為組織知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，并在其他外包項(xiàng)目和日常工作中進(jìn)行應(yīng)用推廣；對(duì)于并不適宜的應(yīng)對(duì)措施，也需盡早進(jìn)行分析診斷，找出問(wèn)題所在并改進(jìn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。

3 使用案例

某裝備設(shè)計(jì)單位由于自身設(shè)計(jì)能力不足，需要將某型號(hào)中電源組件的研制過(guò)程外包，查詢?cè)搯挝弧锻獍细窆┓矫洝泛?，發(fā)現(xiàn)名錄中單位甲和單位乙的認(rèn)證范圍和能力資質(zhì)均滿足外包要求，進(jìn)而查詢外包供方合同履約情況信息庫(kù)，發(fā)現(xiàn)單位甲在產(chǎn)品交付進(jìn)度方面存在多次拖期現(xiàn)象，由于該型號(hào)自身進(jìn)度較為緊張，無(wú)法承受進(jìn)度拖延風(fēng)險(xiǎn)，故選擇資質(zhì)能力相同的單位乙為該電源組件的外包單位。

在選定單位乙作為外包單位之后，通過(guò)查詢單位乙歷史合同的履約情況，發(fā)現(xiàn)單位乙在以往合同執(zhí)行過(guò)程中存在這些問(wèn)題：1）多個(gè)外包項(xiàng)目的環(huán)境試驗(yàn)使用環(huán)境條件與甲方要求的環(huán)境條件不一致；2）部分外包項(xiàng)目在研制過(guò)程中發(fā)生技術(shù)問(wèn)題時(shí)，未告知甲方；3）多個(gè)外包項(xiàng)目在驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料不完整，雖按期交付了產(chǎn)品，但造成合同完工日期拖延。

上述3個(gè)問(wèn)題分別對(duì)應(yīng)表1中的風(fēng)險(xiǎn)事件3、風(fēng)險(xiǎn)事件5、風(fēng)險(xiǎn)事件8，且發(fā)生概率分別為高、中、高，基于上述事實(shí)，應(yīng)選擇對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)控制措施，即：1）乙方編制的設(shè)計(jì)文件需組織甲方進(jìn)行評(píng)審；2）研制過(guò)程中，除及時(shí)向甲方告知技術(shù)質(zhì)量問(wèn)題信息和提供技術(shù)質(zhì)量問(wèn)題及處理結(jié)果報(bào)告外，還需按時(shí)向甲方報(bào)送質(zhì)量月報(bào)，匯總當(dāng)月設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)和質(zhì)量管理工作開(kāi)展情況；3）合同中明確驗(yàn)收資料列表，并按階段將相關(guān)資料提交各評(píng)審會(huì)議，評(píng)審需邀請(qǐng)甲方參加，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后資料交付甲方。

對(duì)于其他可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)事件，可按照低概率選擇應(yīng)對(duì)措施，并與以上 3條措施一同寫(xiě)入合同文本內(nèi)，作為質(zhì)量保證要求，由甲方對(duì)外包單位的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

4 結(jié)論

本文基于風(fēng)險(xiǎn)思維，對(duì)組織外包過(guò)程中可能存在的典型風(fēng)險(xiǎn)事件進(jìn)行了識(shí)別和梳理，基于其發(fā)生概率的不同提出了風(fēng)險(xiǎn)控制的針對(duì)性措施和方法。通過(guò)建立和查詢組織外包供方合同履約情況信息庫(kù)，基于歷史信息，合理選擇各種類型、不同級(jí)別風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施并加以組合，實(shí)現(xiàn)外包過(guò)程的差異化和最優(yōu)化管理。該方法對(duì)于組織實(shí)現(xiàn)外包意圖、確保裝備質(zhì)量具有幫助和指導(dǎo)作用。外包供方合同履約情況信息庫(kù)的建立使用，還可對(duì)組織合格供方名錄的修訂管理工作起到參考和輔助決策的作用。