探究人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的重要性

耿菲

摘 要：在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，人才交流服務(wù)中心扮演著重要的角色，其主要開(kāi)展人事代理、人才交流、人事建檔與檔案轉(zhuǎn)接等工作，從而為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域提供相應(yīng)的人才資源服務(wù)。人才交流服務(wù)中心在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，所以做好檔案管理工作極其關(guān)鍵，但是，由于需要管理的檔案數(shù)量太大，運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)成為必然要求。對(duì)此，在本文中就人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行探究與分析。

關(guān)鍵詞：人才交流服務(wù)中心；檔案管理；信息化；重要性

信息化時(shí)代的到來(lái)，各個(gè)行業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，這也推動(dòng)了我國(guó)信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。新時(shí)期，為實(shí)現(xiàn)人才交流服務(wù)中心的高效運(yùn)行，應(yīng)重視檔案資源的科學(xué)性管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，將檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影姹荆瑢?shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的信息化。通過(guò)對(duì)檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)的分析，了解到將其應(yīng)用到人才交流服務(wù)中心的檔案管理上，所產(chǎn)生的價(jià)值是不可替代的。

一、人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的重要性

通過(guò)對(duì)人才交流服務(wù)中心功能與相關(guān)事務(wù)的分析，了解到人才交流服務(wù)中心屬于人才和企事業(yè)單位溝通、交流的重要橋梁[1]。就目前人才交流服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)還不夠完善，且基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備投入力度嚴(yán)重不足，且檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理效率不高，成為人才交流服務(wù)中心所面臨的一項(xiàng)關(guān)鍵性問(wèn)題。另外，人才檔案中記錄著人才的工齡計(jì)算方式、組織關(guān)系與個(gè)人信息等重要數(shù)據(jù)，因此，為確保檔案信息的實(shí)際價(jià)值，應(yīng)做好人才交流服務(wù)中心檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化的管理效率更高，數(shù)據(jù)整理速度更快，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)待業(yè)者信息的保護(hù)，可見(jiàn)，檔案管理信息化建設(shè)具有必要性。

人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，勢(shì)必會(huì)為用人單位提供精準(zhǔn)、高效而及時(shí)的人事檔案依據(jù)，從而促進(jìn)待業(yè)者更好的就業(yè)，其也為檔案管理工作產(chǎn)生積極作用。檔案信息化管理工作的實(shí)施，主要是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，能實(shí)現(xiàn)對(duì)待業(yè)者各項(xiàng)信息的保護(hù)，便于加速人才流動(dòng)，從而為待業(yè)者從業(yè)提供精準(zhǔn)的檔案信息[2]。此外，檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施，可借助電子平臺(tái)來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、存儲(chǔ)、傳輸與檢索，能大大提高檔案管理質(zhì)量，從而為人才交流服務(wù)中心提供基礎(chǔ)保障，也是確保檔案開(kāi)發(fā)與利用效率的關(guān)鍵所在。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化整理，建設(shè)更為優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)庫(kù)，能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速傳輸與共享，以求在根本上提高檔案管理水平[3]。

二、人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化建設(shè)路徑

1、構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系與規(guī)章機(jī)制

就目前人才交流服務(wù)中心檔案管理實(shí)況來(lái)看，為達(dá)到理想的檔案管理效果，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，成為社會(huì)對(duì)人才交流服務(wù)中心的必然要求。為滿足該目標(biāo)，應(yīng)全面推進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，及時(shí)優(yōu)化與完善相關(guān)的規(guī)章機(jī)制，構(gòu)建一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，從而全面推進(jìn)檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展[4]。結(jié)合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，人才交流中心不可照搬傳統(tǒng)人工管理方法與機(jī)制，需要全面遵循檔案信息化建設(shè)理念與發(fā)展方向，根據(jù)當(dāng)?shù)匕l(fā)展實(shí)況來(lái)制定新章與工作流程，讓檔案管理工作變得有章可循、有據(jù)可查，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性與高效性。另外，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案中所涉及到的都是當(dāng)事人的個(gè)人基本信息與隱私，做好檔案的安全管理非常關(guān)鍵，這就需要制定出相配套的檔案管理規(guī)章機(jī)制，設(shè)定獎(jiǎng)懲機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

2、構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)

而今，制約人才交流服務(wù)中心檔案管理水平的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題在于檔案管理平臺(tái)的信息化不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理效率不高，再加上平臺(tái)的推廣不夠，使得使用率過(guò)低，這些都成為當(dāng)前信息化平臺(tái)所面臨的現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。因此，為促進(jìn)人才交流服務(wù)中心的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)結(jié)合人事制度改革現(xiàn)狀提出科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略，要求檔案管理者要意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要價(jià)值，增強(qiáng)管理者對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的高度重視。另外，檔案管理者應(yīng)高度遵守國(guó)家的相關(guān)政策法規(guī)，要求在制度條件下來(lái)實(shí)施檔案信息化管理工作，為實(shí)現(xiàn)高效性的檔案管理信息化，應(yīng)加大信息化方面人力、財(cái)力的投入力度，及時(shí)補(bǔ)充各類基礎(chǔ)設(shè)施，以求滿足檔案管理信息化建設(shè)的基本物質(zhì)要求。此外，為實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)目標(biāo)，人才交流服務(wù)中心應(yīng)加大在此方面的資金分配，及時(shí)將設(shè)備建設(shè)資金預(yù)留出來(lái)，從而為檔案管理信息化建設(shè)提供條件。檔案信息化管理工作的實(shí)施，勢(shì)必會(huì)投入更多的資金，增強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)，從而為檔案管理信息化建設(shè)提供保障。為增強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)效果，應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息化的高效宣傳，可采取宣傳冊(cè)、電子LED屏展示、手機(jī)短信、服務(wù)中心集體群等多種宣傳方法，能讓檔案管理者意識(shí)到檔案管理信息化工作實(shí)施的必要性，從中體會(huì)實(shí)施檔案信息化管理的實(shí)際優(yōu)勢(shì)[5]。作為檔案管理者，應(yīng)不斷提升自我認(rèn)知意識(shí)，從而增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，能及時(shí)將檔案管理信息化視為整個(gè)本職工作的核心性內(nèi)容。

3、強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理團(tuán)隊(duì)扮演著重要的角色，團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性直接影響著檔案管理水平。因此，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，打造一支高素質(zhì)、專業(yè)性的隊(duì)伍，從而提升檔案管理者的專業(yè)修養(yǎng)。傳統(tǒng)的人才交流服務(wù)中心時(shí)常會(huì)選擇非專業(yè)或兼職類的檔案管理者，其所耗費(fèi)的人才成本偏低，但是在檔案管理上缺乏專業(yè)性，最終導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果不佳。因此，為滿足人才交流服務(wù)中心的高效運(yùn)行，提高檔案管理水平，應(yīng)不斷提高檔案管理者的專業(yè)水平，選擇擁有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)性強(qiáng)、態(tài)度認(rèn)真的管理者，要求管理者擁有過(guò)硬的信息化管理技能與專業(yè)知識(shí)，還要熟練操作信息化設(shè)備，具備足夠的創(chuàng)新意識(shí)與探索精神。在入職之前，必須對(duì)患者進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理者的理論素質(zhì)與實(shí)踐操作能力，從而實(shí)現(xiàn)理實(shí)相結(jié)合，也要求管理者要具備紙質(zhì)檔案管理能力，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理與歸檔，能快速借助信息化平臺(tái)來(lái)檢索目標(biāo)性檔案，以至于更大程度上提高檔案管理水平。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)、積極創(chuàng)新的基本理念，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)相對(duì)落后思想與理念，重視對(duì)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理方法的應(yīng)用，創(chuàng)新與優(yōu)化檔案管理服務(wù)模式，進(jìn)而提高檔案服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而滿足社會(huì)逐步向社會(huì)信息化方向的具體要求。此外，管理者還要具備足夠的主動(dòng)性，積極學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，從而確保自身工作高效而高質(zhì)的實(shí)施。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，提高人才交流服務(wù)中心檔案管理水平，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，打造更為堅(jiān)實(shí)而系統(tǒng)化的信息化管理平臺(tái)，旨在為檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的平臺(tái)，是提高檔案管理水平的關(guān)鍵所在。檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，還應(yīng)打造專業(yè)的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，要求管理人員既要掌握熟練的檔案管理知識(shí)，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在檔案管理上能取得更為理想的效果。

參考文獻(xiàn)：

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