疾控中心檔案管理工作存在的問題與對策

溫冬愛

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，疾控中心檔案管理工作也迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)疾控中心檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化已成為迫切解決的問題。而我國檔案管理工作起步較晚，存在著許多問題與不完善。本文就疾病中心檔案管理工作中存在的問題與如何實現(xiàn)現(xiàn)代化信息化管理進行探討。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；信息化；問題

疾控中心承擔(dān)著對殘疾、疾病和傷害的預(yù)防的重要使命，在創(chuàng)造健康環(huán)境、維護社會穩(wěn)定、保障國家安全、促進人民健康方面發(fā)揮著重要作用?？梢?，疾控中心在我國疾病防控和保障人民健康的舉足輕重的作用。而各級疾病中心中所保管的檔案資料是疾病中心工作的基礎(chǔ)，雖然十分龐大但也十分珍貴。但由于我國檔案管理工作起步晚，欠發(fā)達地區(qū)設(shè)備、人才不足等問題，疾控中心檔案管理工作有很多不盡人意的地方。而這種種問題正阻礙著檔案管理工作向信息化現(xiàn)代化前進的步伐。應(yīng)用現(xiàn)代的信息化技術(shù)，可以大大降低檔案工作人員的工作強度，同時還能使檔案管理工作變得更加有效[1]，所以現(xiàn)代化信息化是十分有必要的。下面就疾控中心檔案管理存在的問題和如何進行信息化管理進行探討。

1 疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 疾控中心檔案管理設(shè)備不足對我國省級疾控中心衛(wèi)生經(jīng)費進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有限的經(jīng)費無法保證衛(wèi)生工作持續(xù)有效的開展[2-3]。也存在著重科研、重醫(yī)療而忽視檔案信息管理的情況，致使檔案管理設(shè)備落實不到位。從目前對于很多疾控中心檔案保存機構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構(gòu)并不多，大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段，對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。因此，各單位需要加強檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)，例如檔案庫房所必須的除濕機、空調(diào)、防火防盜系統(tǒng)等。而數(shù)據(jù)計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)處理軟件等的缺乏，使檔案管理的信息化變得十分被動[4]。

1.2 疾控中心檔案管理模式落后我國檔案管理工作較西方發(fā)達國家起步較晚，而仍有部分地方的疾控中心沿用著從前傳統(tǒng)的管理模式，檔案的保存、分類不科學(xué)，無法滿足現(xiàn)今信息化、現(xiàn)代化的要求。而近年來公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現(xiàn)，又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)[5]。使疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)研究、疾病控制等領(lǐng)域?qū)n案信息的需求。而現(xiàn)階段的檔案也多以文字，圖片等靜態(tài)資料為主，缺乏重要的聲像資料，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而現(xiàn)在多地基層疾控中心實驗室的建立，實驗室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息[7]。

1.3 疾控中心檔案管理人才的不足檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理工作的質(zhì)量?，F(xiàn)今，我國檔案管理人才嚴重缺乏，而參加工作的方案管理人員又普遍地存在著理論水平低、專業(yè)技能不高等問題。有關(guān)調(diào)查研究表明，疾控中心檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經(jīng)驗、高學(xué)歷背景、信息技術(shù)或檔案學(xué)等專業(yè)背景，嚴重阻礙著檔案管理工作。而很多情況下，由于人才的缺失，疾控中心時常會安排非專業(yè)的人員進行檔案管理工作的兼管，更使得檔案管理質(zhì)量難以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人們對檔案管理的重要性認識不足，在今后的工作中，應(yīng)該注意到這方面的工作。

2 疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)

2.1 建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施疾控中心的資金投入大多用于醫(yī)療設(shè)備的引進，往往忽視了檔案管理工作。這不僅影響了檔案管理的信息化進程，更有可能造成檔案儲備信息不全等嚴重后果?，F(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數(shù)字化，通過計算機、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料已成為必然趨勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相對完善的管理方法與制度，但無法滿足電子檔案管理的要求。電子檔案體積小，儲存量大。但其主要的保管載體對環(huán)境的要求也比紙質(zhì)檔案要求更高，運作的設(shè)備主要依賴于計算機。因配套設(shè)施不足，導(dǎo)致電子檔案無法保存，要么保管極其困難，丟失損壞的情況極其普遍。為實現(xiàn)檔案的信息化管理，疾控中心應(yīng)當建立起自動化辦公設(shè)備，并將它與現(xiàn)有設(shè)備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對檔案進行管理。

2.2 改進疾控中心檔案管理模式信息時代，疾控檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進檔案現(xiàn)代化建設(shè)就必須要更新觀念，實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來源、保存形式與以前也已經(jīng)大相徑庭，若想實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，探索出適應(yīng)現(xiàn)代社會的新的管理模式勢在必行。在如今的檔案管理工作中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的信息在體外，還出現(xiàn)了光盤、磁盤等形式的電子資料載體。新的資料載體的出現(xiàn)必然使檔案管理工作發(fā)生巨大的變化，傳統(tǒng)的管理模式必然無法適應(yīng)信息化的要求。應(yīng)當在檔案管理工作中充分應(yīng)用先進的管理設(shè)備與思維，建立一個以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的智能化和自動化地管理模式，以充分得發(fā)揮信息化管理地優(yōu)勢。

2.3 加大信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度在檔案的信息化管理過程中，人一方面負責(zé)建設(shè)和保養(yǎng)管理運作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè)，另一方面還負責(zé)開發(fā)和維護軟件系統(tǒng)，此外，還負責(zé)加工、整理、保存各種檔案信息等。但是現(xiàn)階段，很多疾控中心的檔案管理人員并不具備這些素質(zhì)，他們中的大部分缺乏相當?shù)膶I(yè)基礎(chǔ)知識、計算機及網(wǎng)絡(luò)知識、檔案學(xué)管理知識及圖書情報資源管理知識等。培養(yǎng)適合現(xiàn)今社會的信息化檔案管理人才的任務(wù)迫在眉睫。首先，應(yīng)該加大對正處于一線檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強他們的工作能力，提升他們的知識水平。另一方面，應(yīng)該大力引進檔案管理相關(guān)的管理人才，給予優(yōu)厚的條件，使他們堅守崗位，發(fā)揮他們的特長，增強檔案管理人員隊伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)疾控醫(yī)療人員，應(yīng)當明確工作方向，端正服務(wù)態(tài)度，練習(xí)計算機操作、學(xué)習(xí)信息化時代下的檔案管理知識，學(xué)習(xí)刻錄機等設(shè)備的使用、懂得電子檔案信息技術(shù)、以及安全網(wǎng)絡(luò)管理的相關(guān)知識。只有檔案人員的自身素質(zhì)提高了，才能有效地開發(fā)利用檔案信息資源，提高疾控機構(gòu)檔案信息的利用價值。

現(xiàn)代化信息化的出現(xiàn)，無疑為疾控中心檔案管理工作帶來了不小的沖擊，但也不失為一次重要的機遇。兼顧手工管理的傳統(tǒng)技術(shù)，運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實行文檔一體化管理，實行紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙重管理辦法，并逐漸將紙質(zhì)檔案數(shù)字化實行電子文件的集中統(tǒng)一管理。數(shù)字化地檔案管理將大大節(jié)省管理人員的工作時間，檔案信息的查閱也將更為方便，為醫(yī)療科研工作提供便利，將進一步推動公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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