新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新途徑

楊琴

摘 要：現(xiàn)如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，辦公室所承擔(dān)的工作越來越重要，是企業(yè)規(guī)范化良性發(fā)展的黏合劑和協(xié)調(diào)者。但是，我們對(duì)企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在很多制約或影響企業(yè)發(fā)展的問題，造成企業(yè)工作效率低下，目標(biāo)任務(wù)無法達(dá)成。面對(duì)這種情況，必須要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新研究。本文介紹了新時(shí)期企業(yè)辦公室的管理重點(diǎn)和面臨的困境，提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)管理工作創(chuàng)新的建議，旨在提升辦公室的管理水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；辦公室管理工作；創(chuàng)新

引言：辦公室是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)中樞，辦公室業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)組織機(jī)構(gòu)的良性運(yùn)行與健康發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)的發(fā)展離不開各個(gè)部門的通力合作，更離不開辦公室的服務(wù)、協(xié)調(diào)、反饋?zhàn)饔?。因此在企業(yè)不斷發(fā)展變化的時(shí)代，辦公室要始終堅(jiān)持服從要?jiǎng)?wù)、謀好政務(wù)、辦好事務(wù)、搞好服務(wù)的工作指導(dǎo)思想和辦文辦會(huì)辦事的主要職能，與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，進(jìn)行管理上的創(chuàng)新。

1新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作的重點(diǎn)

1.1為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相應(yīng)的輔助

辦公室在施工企業(yè)當(dāng)中承擔(dān)著十分重要的角色，是企業(yè)管理的核心部門，所擔(dān)任的工作涉獵非常廣泛。就領(lǐng)導(dǎo)決策而言，其主要工作是要進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的收集處理，為企業(yè)決策層提供數(shù)據(jù)支持和信息支持。信息和數(shù)據(jù)收集的正確性、及時(shí)性、廣泛性要求對(duì)辦公室管理工作提出了更高的要求，關(guān)系到企業(yè)決策的準(zhǔn)確性和前瞻性，是企業(yè)生存發(fā)展的保障。所以我們可以看出，企業(yè)辦公室的管理工作能夠使得我們領(lǐng)導(dǎo)的相應(yīng)工作得到有效的輔助，使其決策更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。

1.2企業(yè)辦公室起著信息傳遞和溝通的作用

首先，在企業(yè)運(yùn)行過程當(dāng)中，會(huì)產(chǎn)生很多有效的信息，這些信息量是非常龐大、復(fù)雜的。如果想要提升我們的工作效率，就必須要求辦公室管理人員將這些信息進(jìn)行一個(gè)有效的管理和控制，甄別出有用和無用的信息，并將這些信息分類，及時(shí)傳遞到相關(guān)部門和人員，為企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)施工工作提供有力保障。所以這就要求我們辦公室人員必須提升信息處理能力和協(xié)調(diào)能力，并且把整個(gè)信息上下傳送，從而營(yíng)造良好的工作基調(diào)和工作環(huán)境。另外，我們也需要積極配合好上級(jí)部門的信息指示，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通與交流，進(jìn)而促使我們的企業(yè)能夠高效快速地發(fā)展。其次，我們要建立并完善信息溝通機(jī)制，強(qiáng)調(diào)對(duì)內(nèi)部信息的控制與管理，結(jié)合我們企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)信息的收集、分析、匯總、傳遞進(jìn)行制度化，利用制度的約束保障各類信息在企業(yè)中有序傳遞，發(fā)揮其最大作用，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)良的服務(wù)。

2新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作面臨的困境

2.1辦公室管理理念陳舊

現(xiàn)階段，不少企業(yè)辦公室仍然存在管理理念陳舊的現(xiàn)象，部分領(lǐng)導(dǎo)工作親歷親為能力有余，但抓班子帶隊(duì)伍、統(tǒng)攬分管工作能力不足，對(duì)辦公人員的管理，停留在對(duì)辦公室人員發(fā)號(hào)施令、監(jiān)督和控制的低級(jí)層次上，這只會(huì)讓企業(yè)辦公室人員的辦事水平停留在原地，被動(dòng)接受工作任務(wù)，長(zhǎng)此以往，整個(gè)辦公室的工作會(huì)變得往復(fù)循環(huán)。

2.2辦公室的管理水平較低

在新時(shí)期，辦公室在企業(yè)中發(fā)揮的影響力日益重要，不僅要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的工作，負(fù)責(zé)日?，嵥槭挛?，還要收集行業(yè)信息，監(jiān)督各種任務(wù)的落實(shí)情況。可以說任何一點(diǎn)小的失誤，都將會(huì)引起嚴(yán)重后果，甚至導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)不能順利運(yùn)轉(zhuǎn)。因此這就要求辦公人員要有較高的管理水平，能不斷地推陳出新，總結(jié)出較好的工作經(jīng)驗(yàn)，能科學(xué)、高效地完成既定工作任務(wù)。

2.3信息的傳遞效率不高

在辦公室管理工作中，信息的傳遞離不開人與人之間的交流，只有逐層的落實(shí)相應(yīng)的信息傳遞，才能保證信息傳達(dá)成果到位合理。但是因?yàn)樯婕暗降沫h(huán)節(jié)較多，所以很容易產(chǎn)生傳遞障礙，這就使得信息的傳遞效率較低，難以保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確度。辦公室的工作人員若是未能提高警惕，掌握多種辦公軟件的使用技巧，會(huì)無法合理的運(yùn)用其進(jìn)行工作，導(dǎo)致信息的傳遞出現(xiàn)失誤，領(lǐng)導(dǎo)們也難以及時(shí)的獲取消息。

2.4缺乏完善的管理制度

由于管理制度直接影響著企業(yè)的發(fā)展，所以管理制度在企業(yè)的發(fā)展中就顯得尤為重要。只有建立健全管理制度，才能使企業(yè)形成一定的約束機(jī)制，從而辦公室員工就能夠有效約束自身的行為，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理工作的順利開展。但目前來看，現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺乏完善管理制度的問題，在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工沒有完善的管理制度可遵循，這在一定程度上阻礙著辦公室管理工作的有效開展。

2.5辦公人員綜合素質(zhì)較低

隨著辦公室管理工作在企業(yè)中的分量越來越重，辦公室的職能范圍也在不斷擴(kuò)大，不再僅僅要求辦公人員機(jī)械式地完成日常任務(wù)，更多的是要求辦公人員能進(jìn)行角色轉(zhuǎn)變，具備較高的信息整理分析能力，能幫助領(lǐng)導(dǎo)提出具有建設(shè)性的意見和建議，要從一個(gè)單純的服務(wù)者，變成一個(gè)決策建議者。然而在大多數(shù)企業(yè)中，辦公室人員綜合素質(zhì)偏低，并不能做到這一點(diǎn)。

3新時(shí)期辦公室管理工作創(chuàng)新對(duì)策

3.1制定完善的管理制度

定崗定責(zé)制度是提高辦公室管理工作質(zhì)量與效率的前提。辦公室管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作的重中之重，所以只有將各項(xiàng)工作緊密聯(lián)系起來，才能推動(dòng)整體工作的進(jìn)展?？梢?，在開展辦公室管理工作的過程中，現(xiàn)代企業(yè)必須認(rèn)清辦公室管理工作的規(guī)律，不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法，根據(jù)辦公室設(shè)置要求，制定頂崗頂責(zé)制度，讓辦公室員工根據(jù)相關(guān)制度開展工作。要想實(shí)現(xiàn)各部門的工作目標(biāo)，并做好連接辦公室內(nèi)外的紐帶工作，現(xiàn)代企業(yè)還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項(xiàng)工作有章可循提供有效依據(jù)，這樣辦公室員工才能各司其職、團(tuán)結(jié)共事，提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

3.2明確辦公人員的崗位職責(zé)

新時(shí)期辦公室在企業(yè)決策、正常運(yùn)轉(zhuǎn)中扮演著越來越重要的角色，不僅要完成日常的收發(fā)公文、政工事務(wù)、崗位考勤，還要能為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的預(yù)想、預(yù)見和預(yù)案，從調(diào)查研究中挖掘信息，從綜合文稿中提煉信息，從新聞報(bào)道中收集信息，從基層上報(bào)材料中概括信息，從職工呼聲中篩選信息，使信息更有深度、更有分量、更有價(jià)值。

3.3融入現(xiàn)代企業(yè)管理理念

我們知道在之前的企業(yè)管理過程中，我們受到傳統(tǒng)管理理念的影響相對(duì)比較大，為了提高自身的經(jīng)濟(jì)效益，不惜對(duì)我們的員工進(jìn)行工作時(shí)間和勞動(dòng)力的擠壓，這樣的發(fā)展理念并不是以人為本，時(shí)間一長(zhǎng)員工的工作信心也就出現(xiàn)比較大的波動(dòng)和喪失，企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)就會(huì)受到較大的損失。所以我們必須要改變現(xiàn)有的管理理念，意識(shí)到傳統(tǒng)的管理理念嚴(yán)重不利于企業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和凝聚力的培養(yǎng)。所以在這樣的情況，我們管理理念要進(jìn)行以人為本的根本轉(zhuǎn)變，要站在員工的角度去思考問題，多為員工著想，保障員工的基本權(quán)益和工作環(huán)境，進(jìn)而優(yōu)化我們辦公室的管理工作。

3.4提高辦公室員工素質(zhì)

由于辦公室員工素質(zhì)的高低在一定程度上能影響企業(yè)發(fā)展的好壞，所以，現(xiàn)代企業(yè)必須不斷提高辦公室員工的素質(zhì)。首先，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定行之有效的激勵(lì)措施，以激發(fā)辦公室員工的工作積極性。其次，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，使辦公室員工的整體素質(zhì)得到有效提升。最后，現(xiàn)代企業(yè)還應(yīng)當(dāng)定期組織現(xiàn)有辦公室員工參加各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，這不僅有利于強(qiáng)化現(xiàn)有辦公室員工的專業(yè)技能，還有利于培養(yǎng)現(xiàn)有辦公室員工的職業(yè)素質(zhì)。

結(jié)語(yǔ)：總之，辦公室作為企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的神經(jīng)中樞，擔(dān)負(fù)艱巨的任務(wù)、重大的責(zé)任，要想在新時(shí)期能更好地為建筑施工企業(yè)服務(wù)，就需要不斷進(jìn)行新的工作嘗試，總結(jié)科學(xué)的工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升辦公室的辦事能力，促進(jìn)企業(yè)的健康、快速發(fā)展。

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